孙华勇
兖矿离退休职工服务中心
摘要：近年来，随着各项惠民政策的不断推出，信访化解力度的加大，信访总量在不断下降，但随着网络的普及，通过网络投诉、领导信箱、手机信访、微信信访等渠道表达诉求的群众在不断增加，信访主渠道正在由“传统走访”向“网上信访”转变。因此，信访档案工作也应紧跟社会信息化发展步伐，加快推进信访工作及信访档案工作信息化建设。
关键词：信访档案；信息化；管理
引言
信息化时代，对信访档案管理工作来说是机遇也是挑战，目前来看，信访档案管理工作存在档案管理缺乏规范性、重视程度不够、缺乏资金、缺乏复合型人才、安全存在隐患等问题，影响着信息化进程。档案信息化是社会信息化背景下档案管理工作发展的必然趋势，只有实现档案信息化、档案利用便捷化、档案队伍专业化，才能更好地服务于国家、地方经济建设和广大社会群体。
1信访实现档案管理信息化的重要意义
在当前的信访档案管理工作中，加强计算机化建设的过程以及使用计算机化介质作为传播档案资料的手段具有许多优势。它可以显着提高分发过程中档案管理信息的速度，并优化和改善公共机构中传统档案管理的服务模式。同时，可以增强档案信息反馈机制的最新性，提高工作效率，从而提高档案管理水平、部门工作水平。此外，信访建立档案信息还可以有效提高档案信息的质量，提高受众交流的影响力，改善档案存储环境，从而有效减少纸张资源的浪费。可以解决文件模糊，损坏的问题，有效增加文件的存储容量。档案管理可以有效地优化公共信访的档案管理体系和管理方法。在某种程度上，可以减轻文件管理人员的工作压力，确保公共机构更加专业化并融入文件管理中，通过电子化和智能化确保公共机构的良好发展。
2信访档案信息化所面临的主要问题
2.1流失严重
大量信访电子文件档案已经或者正在流失，对信访电子文件档案信息资源的齐全完整和安全保管造成了直接威胁。究其产生的原因，主要不是三个方面。一是重视不够。个别信访单位对档案工作重视不够，对档案信息化工作认识不足，将档案信息化简单理解为把资料扫描成电子文档，对信访案件化解过程中产生的材料没有及时收集、整理和归档，导致材料流失。二是投入不足。由于信访部门本身的经费有限，对信访档案信息化支持力度不足，信息化设备的投入较小，服务器、计算机、打印机等设备不能满足信息化建设的需要。三是有安全顾虑。档案信息化是双刃剑，在带来便利的同时也会带来一定的安全隐患，加大了信息被盗用、泄露的风险，导致一些信访部门在推进档案信息化时有顾虑，放不开手脚。
2.2管理经验不足
管理经验不足的问题在我国信访档案管理信息化建设中普遍存在，现阶段，在国家层面，虽然针对事业单位档案管理工作制定了一系列具有宏观特点、全局特点的法律法规政策，但对于地方工作开展仅能起到指导作用。而地方信访档案管理工作开展往往存在管理经验不足的主要问题，人员管理能力水平难以满足信息化管理需求。与此同时，还有部分信访档案管理部门存在管理认识不统一的主要问题，会对信息化建设管理工作顺利开展造成阻碍
2.3安全问题
传统档案管理工作主要集中于实地档案管理与人员管理，因此档案安全性能够得到有效保障，管理人员只需要做好档案室管理工作，约束好档案管理人员即可。但在信息时代下，档案管理工作安全问题更加严峻，档案管理工作依赖于档案管理系统，但系统处于开放的网络当中，容易被不法分子、竞争对手所窃取。
此外，档案管理管理系统本身运行过程中也具有一定的不确定性，如果系统出现崩溃、硬件损坏情况，都会导致档案管理出现安全管理问题。因此企业在开展档案管理工作时，必须加强硬件、软件管理，确保管理工作安全性能够得到有效保障。
3信访档案信息化问题的解决对策
3.1建立信访档案数据库
信访档案信息化要从服务实际工作需求的角度出发，建立信访档案数据库，并统一规范需录入信访档案数据库的内容。信访档案归档文件材料应包括：信访人详尽的基本信息、信访人的举报申诉材料、上级部门和领导交办的重要事项函件、信访案件处理过程中产生的各类材料，包括受理告知单、案件办理过程中调查取证材料、处理意见、复查意见、复核意见、相应的送达回证、息访协议书、结案报告、相关会议记录、调查报告和涉及的政策文件、佐证材料等，以及其他具有保存和利用价值的材料，都应该及时收集，并遵循其形成规律进行整理归档，纳入数据库，形成信访档案数据。
3.2培育具有较高信息素养的复合型档案管理人才
推行信访档案管理信息化，对档案从业者带来了深刻的影响。特别明显的一点就是，除了要掌握档案管理知识和熟悉信访工作流程外，还必须能够熟练运用信息技术、操作信息软件。这对于许多习惯于传统工作模式的档案管理的人员来说，是一种新的挑战。因此，信访部门要想支持档案管理信息化建设，就必须在复合型档案管理人才培训上下足工夫。尝试运用多种方法，例如，信息化人才引进，或是组织交流学习等，让信访档案管理者具备更强的环境适应能力和职业综合素养，紧跟档案信息化发展趋势，支持信访档案管理更好地开展。
3.3加强信息安全防护
在档案管理信息化建设背景下，档案管理工作开展效率迅速提高、耗时大幅缩短，但与此同时，档案信息资源安全问题也变得更为严峻。所以，信访在档案管理信息化建设工作中，需要对信息安全防护工作开展力度予以加强。首先，信访需要增强管理工作人员安全意识，让工作人员严格开展档案资源信息安全鉴定工作，让档案开放范围以及安全保密程度得以明确化处理，让档案安全管理工作开展有效性得以提升。其次，信访应开展档案资源存储杀毒工作，应在实际情况基础上，装设杀毒软件以及防火墙，并对硬件设备、软件设备开展定期升级维护工作。
3.4更新观念，加强重视
档案资料记录着个人学历、社会经历、人事变动、工作成绩等内容，事关员工的档案质量，事关事业单位的发展，档案的完整性和准确性尤为重要。创新观念，提高认识是保障档案管理工作创新发展的基础，信息化进程下，改进信访档案管理信息化进程迫在眉睫，各信访要结合本单位实际创新档案管理理念，引入新思路和新技术。各信访领导要提高重视程度，认识到档案管理信息化建设的重要性，加强领导，设定目标，分解任务，精心部署，将档案信息化建设纳入单位重点工作计划，重点进行考核，将档案信息化建设工作所需经费纳入单位财政预算，采用数字化管理模式，提升信访档案管理质量，有序推进信访档案管理信息化进程。
结束语
综上所述，信访在档案管理的信息化方面存在着很多的问题。因此，强化信息化建设的任务势在必行。信访通过制定档案管理标准、完善档案管理制度、构建良好运行程序、提升人才素质水平以及加强信息安全防护的主要策略，可以让档案管理信息化建设工作得以高效完成，为我国信访的档案管理工作打下坚实基础，使以后的档案管理工作更加完善。
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