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基层自然资源所、分局档案管理之管见

发表时间：2020/11/17 来源：《基层建设》2020年第21期作者：辛颖

[导读] 摘要：基层档案是自然资源和规划管理部门其派出机构在国土资源管理活动中收集和积累的第一手资料，其详细记录了土地分类变化，土地权属来源，土地利用情况，土地流转过程等信息，是土地确权，土地权属管理，制定土地利用总体规划，进行耕地保护和执法监察等管理工作的科学依据，也是基层自然资源工作的基础和条件。

        滨海县自然资源和规划局新城分局江苏盐城 224500
        摘要：基层档案是自然资源和规划管理部门其派出机构在国土资源管理活动中收集和积累的第一手资料，其详细记录了土地分类变化，土地权属来源，土地利用情况，土地流转过程等信息，是土地确权，土地权属管理，制定土地利用总体规划，进行耕地保护和执法监察等管理工作的科学依据，也是基层自然资源工作的基础和条件。随着市场经济的逐步深入，科学技术的飞速发展，基层档案管理的作用日益显现。那么，在新的形势下，如何合理利用资源档案更加科学有效地管好土地，增强资源管理效益，提升服务地方经济的能力，就成为自然资源广大干部和档案管理人员必须认真思考和研究解决的重要课题。
        关键词：基层；自然资源；档案管理
        一、近年来基层所、分局档案管理工作的现状
        近年来，自然资源系统按照自然资源部总体部署和要求，以创建模范基层所活动为载体，从明确档案规范要求入手，从软硬件抓起，不断健全和完善制度，在日常管理和督查考核上狠下功夫，使基层档案管理水平得到了明显提升。2010年以来，滨海县15个基层单位全部获得省厅档案管理合格证书。11个基层所、4个分局档案室共保存各类档案总卷达73482卷，19853件。
        1.初步建立了管理机制。各基层所、分局档案管理工作都明确领导分工负责抓和专职档案员具体抓的责任体制。建立了《档案人员岗位责任制》、《文书处理工作规范》、《电文文件归档与管理暂行办法》、《档案立卷归档制度》、《档案保管和保密制度》等多项制度，使档案管理工作基本做到从资料登记、收集立卷、直至保管利用各个环节都有章可循。
        2.全面强化了基础设施建设。各基层单位在调整办公用房时，按照上级创建要求，首先安排档案专用库房，做到档案库房、阅档室、办公室三分开。先后购买了密集架、微机、扫描仪、空调等设备，添置了复印机、碎纸机、照像机、吸尘器等，配备了防盗、防火、防腐装置，为档案的安全保管和长效利用创造了必要条件。
        3.明确规定了收集归档要求。按照《档案管理条例》的规定，各单位全面搜集资料，将所有档案都重新整理。在清理、收集、立卷中，严把归档率、完整率、案卷合格率，做到分类科学、编目准确、质量规范。档案上架做到排列有序，分类清楚。
        4.较好发挥了档案功能作用。自然资源档案与各项业务密不可分，查阅相关档案是处理土地违法案件一种快捷有效的查证手段，也是打击土地违法行为的有力武器。近年来，全系统都比较注重利用自然资源档案查处土地违法案件。2019年，滨海县共查处各类土地违法案件103件，其中26件案件证据来源于档案的有力支撑，较好的提升了档案的利用效能。
        二、当前基层所、分局档案管理工作存在的问题
        1.认识不够到位。一些单位的领导不太重视档案管理工作，偏面地认为档案管工作就是收集一些过时的文件资料，无足轻重，不愿花费过多时间和人力，物力。有的单位安排一些文化低、年龄大的人员担任档案管理员，存在应付了事现象；一些干部职工不能摆正档案管理与业务工作的关系，重业务轻档案；少数单位不关心档案管理人员，错误地认为管理档案工作长期在室内，没有外出巡查辛苦，档案人员工作很努力也不被认可，年终评先选优时仍沾不上边，即使工作表现突出也难得到提拔重用。
        2.管理不太规范。全系统缺乏一个全面、细致的档案管理细则和统一的操作规范，档案的收录和取舍有一定的随意性。一些单位只重视业务层面的档案收集，而忽视了工作总结，创建材料，达标考核，会议记录等材料的整理归档，缺乏档案管理的完整意识。二是档案移交没有做到随办结，随归档。有些国土工作人员缺乏时间观念，工作结束后材料不及时整理，到年底将材料成捆、成堆交给档案员。加之没有案卷交接记录，存在遗失隐患。三是档案信息化管理缺失。有的单位缺乏网络管理设备，没有安装档案管理信息系统，使许多档案资料不能用微机录入，浪费大量的人力和时间。

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        3.设施不很完善。由于基础设施投入不足，普遍存在档案室设备简陋，陈旧现象。滨海县全系统各基层单位档案设备均是2010年前后创建模范基层所活动时添置，损坏老化现象明显。有的单位网络不畅，导致查档不便捷；有的设备失灵，关键时刻掉链子；有的控温控湿防腐设备不全，不符合对档案的长期保存要求。
        三、对做好基层所、分局档案管理工作的几点建议
        基层国土档案管理是一项基础性工作，各级行政主管部门及派出机构的领导和广大国士档案管理人员都必须高度重视，采取切实有效措施，才能抓出成效。
        1.在健全制度和强化责任上下功夫。县级自然资源和规划行政主管部门要把基层国土档案管理工作摆上应有的位置，与其他各项业务工作同部署，同考核，同奖惩。尽快出台基层国土档案管理细则，明确标准，细化要求。建立统一集中的档案管理网络，加强和完善有关《档案资料保管制度》，《档案查阅制度》等，从归档范围，保管期限，分类方法等方面，建立档案管理分类大纲，形成全系统统一的管理模式。在此基础上，建立岗位责任制，明确各单位一把手为档案管理的第一责任人，档案员为具体责任人，形成一级抓一级，层层抓落实的档案管理网络。要把各项自然资源业务工作延伸至归档环节，使归档成为广大干部的自觉行为，确保档案工作与自然资源和规划各项业务工作两促进，两提高。
        2.在硬件建设和开发利用上做文章。加大档案管理投资力度，根据规范化管理要求，对全系统档案设备做一次全面清查，更换过时陈旧的坏设备，添置工作必须的新设备，维修一批尚能使用的老设备。提高各种必备的设施和工具的完好率和利用率。要利用刻录机、扫描仪等设备将PC机内的内容进行刻录或转化为数字信息。加大电子文件归档工作力度，有力支撑档案管理软件平台建设，使档案管理由传统管理方式变为计算机数据库管理，由传统的手工检索变为快捷方便的计算机检索，由人工调卷变为网上全文查阅，以极大地提高档案的利用效率。要经常组织专人抓住国土工作的热点难点问题开展档案基础研判，变“死档案”为“活信息”，更好地为发展地方经济和农民群众服务。
        3.在加快档案信息化建设步伐上求突破。重视自然资源档案管理数字化建设，安装统一的自然资源档案管理信息系统，充分利用计算机网络功能，逐步探索一套声像、实物、电子档案的管理办法，形成形式多样，门类齐全的库藏结构。要尽快使用南方CASS和ARCMAP地籍管理系统建立地籍数字业务档案，为查询业务提供更快捷、更方便、更准确的服务。要开发县级国土资源电子政务，实现从纸质文件的传递向无纸化办公的现代信息管理形式跨越，要利用计算机网络逐渐实现“文档一体化管理”，简化工作程序，提高工作效率和质量。同时，通过计算机终端实现机关和基层所、分局档案信息资源共享，扩大档案信息的利用范围和速度，从根本上加快档案现代化管理的进程。
        4.在业务培训和提高人员素质上花力气。县级行政主管部门和基层各单位主要负责人一定要摒弃旧的思想观念，坚持挑选那些学历高，业务精，作风正，爱岗敬业，开拓进取，无私奉献的优秀同志从事档案管理工作。要注重专业人才的培养，做到一专多能，既要掌握档案管理知识，又要具备数字化加工等基本技能，熟练操作档案管理信息系统，从而提高档案管理水平。要加大上岗人员培训力度，县级主管部门每年至少举办一期档案业务专题培训班，结合新形势，新任务，提出新要求，解决新问题。强化交流互补，定期组织档案管理人员外出参观学习和考察，通过业务交流，拓宽视野，以更好地适应新形势对档案管理工作的需要。要建立严格的考核奖惩制度，对不适应档案管理工作要求的人员必须调整；工作表现突出的要表彰奖励，年终优先“评先评优”，有培养前途的给予提拔使用，最大限度的调动档案管理人员的工作积极性和主动性。同时要强化全系的人员的档案意识，自觉配合档案专业人员管好用好档案，最大限度的提高档案开发利用价值，促进国土事业又好又快发展。
        参考文献：
        [1]邓伟.新常态下档案工作创新之管见[J].重庆行政（公共论坛），2015（03）：89-91.
        [2]王萍.档案信息资源开发利用之管见[J].攀登：哲学社会科学版，2009.