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提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略朱艳

发表时间：2020/11/17 来源：《基层建设》2020年第21期作者：朱艳

[导读] 摘要：在企业之内，办公室一直以来都具有不可或缺的地位与作用，在常规工作内，不但需要做好领导层下达的指令以及要求的传达工作，还必须对基层工作的落实情况及时的反馈给上级领导；不但需要对企业单位之中的所有工作予以合理的协调，还必须做好领导层委派的对外交往工作。

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        摘要：在企业之内，办公室一直以来都具有不可或缺的地位与作用，在常规工作内，不但需要做好领导层下达的指令以及要求的传达工作，还必须对基层工作的落实情况及时的反馈给上级领导；不但需要对企业单位之中的所有工作予以合理的协调，还必须做好领导层委派的对外交往工作。文秘作为办公室之内的关键人员，其工作质量和效果极易对企业单位的有序运营产生直接的影响。所以，各个企业单位就需要积极调高办公室文秘工作的整体质量以及水平，由此才可以促进企业单位各项工作的有序开展。
        关键词：办公室；文秘工作；质量
        1办公室文秘工作的重要性
        在企业发展过程中，办公室工作发挥着极为重要的作用。特别是随着企业业务的不断发展壮大，办公室承担的工作量也呈现出不断增长的态势。在当前企业办公室工作开展过程中，其主要以行政管理和日常管理作为具体的工作内容，而且承担着企业指认传导的重要责任，需要在日常工作中重视工作中的细节管理，这样才能够准确明白领导的意图，将向员工进行有效传达。企业与外部沟通的工作也是办公室文秘工作中的重要内容，文秘工作需要做好企业内部人员沟通的基础上，还需要做好与上下级及其他业务部门之间的沟通，因此对于文秘人员综合素质具有较高的要求。在实际工作中，文秘人员在工作开展过程中还需要保持相应的原则。文秘人员每天工作量都较大，这就需要保持认真、负责的态度，并准确掌握企业的规章制度，在日常工作中要不断的规范和约束自身的行为，重视自身综合素质的提升。在日常工作之余，文秘人员还需要根据自身能力做好岗位工作的统筹，充分的运用先进的信息技术，进一步提高文秘工作的整体质量和水平。特别是要能够准确完成指令的传达，强化自身的沟通和协调能力，这样才能为文秘工作的高效开展奠定良好的基础。
        2企业办公室文秘工作的原则和重点
        文秘工作质量的提升是确保企业办公室管理工作顺利开展的关键。首先，办公室文秘人员必须充分发挥其在服务保障、统筹协调以及承上启下等各方面的职能作用，严格的按照企业经营管理制度和规范的要求，及时向企业管理层汇报工作的细节，做好企业向下传达企业管理层决策的相关工作，以便于及时的发现和解决企业经营管理过程中存在的问题。其次，有效提升办公室文秘工作人员的综合素质和能力。国有企业必须严格的按照严格审核、急件急办的原则和要求，提高相关文件运转和处理工作的效率，同时将文件传达贯穿于企业生产经营的各个环节中，才能在体现出文件传达权威性与严肃性的基础上，为企业生产经营活动的安全有序进行提供全方位的服务。再次，提高办公室文秘工作人员的预见性。文秘工作人员必须在开展文秘工作时，切实做到未雨绸缪。才能在体现出自身工作全、密、实、早等超前性和预见性特点的基础上，调动办公室文秘工作人员工作的积极性和主动性，促进办公室文秘工作效率的全面提升。最后，强化办公室文秘工作的督查督办职能，确保企业经营管理决策的有效落实。办公室文秘工作人员必须严格做好重要工作以及领导批示工作督办的力度，充分发扬文秘工作人员钉钉子的精神，制定完善的办公室文秘管理工作机制，确保各个时间节点企业经营管理工作的有序开展。
        3提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略
        3.1 健全办公室各项规章制度
        文秘人员是办公室对内和对外的一扇窗，是工作形象与精神面貌的综合体现。建立并不断完善办公室各项规章制度，是提高办公室文秘工作水平的前提，一则为文秘人员提供工作指南，二则也是一种可激励文秘人员工作热情强有力的组织保障和政治保障，完善文秘人员入职、培训、管理等各项规章制度。详细来说，依据其工作岗位和职位的需要，主要有印鉴管理、保密工作、档案管理、文件管理、行政许可管理等各个方面的制度完善。对于每个文秘人员来说，首先应该树立服务意识和大局意识，严格遵守办公室关于文秘工作岗位的各种规章制度，一定要遵守规则、按制度办事，立足工作岗位，扎扎实实把本职工作做实做细做好，从而提升办公室文秘工作水平。

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        3.2增加文秘工作者的数量
        文秘工作者的数量少是企业和政府机构文秘工作进展缓慢的主要原因。人员太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就无法正常进行。这就导致了很多办公室文秘的工作每天都完成不了，工作任务堆积如山。让大部分文秘工作者都望而却步，感到巨大的压力。但是文秘工作的人员数量增加的数量不要太多，因为人员太多，工作者的工作效率就会降低，这样就难以发挥每个人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合适的数量，以更好、更有效率地开展工作。
        3.3增强文秘人员的责任心
        企业办公室文秘工作人员不仅要树立积极向上工作态度和为企业发展服务的思量和理念，将辅助企业管理层制定和实施企业发展决策作为职业本能，同时牢记自己的工作使命，推动企业的不断发展。文秘人员作为企业管理者日常工作中不可或缺的得力助手，更是企业内部各部门信息传达的重要环节，必须积极的协助企业管理层做好企业发展决策的制定工作，为企业的长期可持续发展贡献自己的力量。服务意识的树立指的就是在认真完成领导安排的日常工作的同时，充分利用空闲时间巩固自身的专业知识和技能，才能在促进本身工作技能不断提高的同时，协助企业领导层以及其他各部门同时创造良好的企业经营管理局面。另外，随着办公室文秘人员在和谐工作氛围中眼界的不断开阔，文秘人员在多元化知识的熏陶下，其个人心理素质与涵养也得到了显著的提高。
        3.4优化升级自身综合能力
        随着企业经营管理任务日趋繁重，企业领导综合素质的不断提高，现代企业对办公室文秘工作提出的要求也隨之进一步提高。作为企业的办公室文秘来说，应该时刻保持如履薄冰的谨慎态度，在日常工作的过程中，通过不断的学习提高自己，调整文秘工作改革创新的方向，使其从传统的办事办文型转变为参谋助手型的新型办公室文秘。由于办事与办文都是企业办公室文秘的重要工作内容之一，所以其对于办公室文秘人员提出的要求也更高。随着市场经济的不断发展，企业在发展过程中面临的竞争压力也越来越大，作为现代企业来说，应该紧跟市场经济发展的脚步，牢牢的抓住市场经济迅速发展为企业发展提供的契机，严格的按照要求落实企业领导的思想和发展决策，为企业领导决策的制定和实施提供全面的支持，才能确保企业长远战略发展目标的顺利实现。
        3.5培养创新能力
        众所周知，企业只有不断创新才可以促进一个企业可持续发展，只有不断地创新，才能适应千变万化的市场。受传统思想的影响，很多人认为文秘工作，没有技术含量，只要按照企业规章制度开展工作就可以了，它不需要创新。其实不然，文秘工作也需要不断创新，它能快速提高办公室工作效率。其实，文秘工作也不简单。随着信息时代的到来，文秘人员也要打破传统的工作模式，定期给自己充电，学习新技术、新知识。在工作上努力创新，探索研究出新的工作模式，优化自己的工作方式。整体提升文秘的办公水平。企业管理者应该多鼓励文秘人员创新，为员工营造创新氛围，提高文秘人员的创新意识。除此之外，企业管理人员应该定期组织员工学习先进的办公理念，指导文秘工作，激发文秘人员的创新意识。
        4结语
        办公室工作在企业中占据着不可忽视的重要地位，文秘工作者的质量和水平对企业有着极大的影响，文秘工作者的高质量和高水平能够有效提升企业工作效率。提高文秘工作者的效率和水平刻不容缓，企业和相关单位要加强重视，对其提供工作支持；文秘工作者也要积极主动加强自身专业技能，提升综合素质，共同促进企业的长远发展，实现双赢。
        参考文献：
        [1]谭海军.对做好企业办公室文秘工作的几点认识[J].现代经济信息，2018（10）：145.
        [2]曾向璟.企业办公室文秘工作分析[J].现代国企研究，2016（12）：48.
        [3]丁永林.企业办公室文秘工作分析[J].办公室业务，2016（01）：4.