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精细化管理在办公室接待工作中的有效作用

发表时间：2020/11/17 来源：《基层建设》2020年第21期作者：张杰

[导读] 摘要：办公室是企事业单位的综合管理部门，主要决定了整个企业的管理。办公室管理工作的一部分决定企业管理能力的高低，一部分体现的是单位的整体形象，如果管理不好，对于整个企业会带来很严重的影响。

        陕西涌鑫矿业有限责任公司陕西省榆林市 719400
        摘要：办公室是企事业单位的综合管理部门，主要决定了整个企业的管理。办公室管理工作的一部分决定企业管理能力的高低，一部分体现的是单位的整体形象，如果管理不好，对于整个企业会带来很严重的影响。在企业办公室的接待工作上，要把管理方式落实到具体人员甚至是每一项具体工作中，对办公室管理接待工作精细化，达到零失误，需做好每一项细节工作。
        关键词：企业单位；精细化；管理；办公室接待；有效作用
        引言：在企事业单位工作中，办公室接待工作对公司的形象有着很大的影响。现阶段我国处于高速发展阶段，企事业单位的文明、文化程度也越来越高，办公室的接待工作处于公司的关键部位，工作的好坏直接影响着与外界联系的发展，在当前形势下，办公室人员需要不断提高自身的素养，加强自己的工作能力，通过精细化管理，提升总体工作效率，降低工作处理时间，增加公司在未来的竞争力。
        一、精细化管理在办公室接待工作的重要性
        一般情况下，企事业单位的办公室部门是较为重要的部门，需要处理日常情况下出现的众多繁琐问题。但常规情况下在办公室工作会出现一些懈怠的行为，工作人员办公缓慢，效率低，尤其是在管理制度不完善，工作流程体系不完全的情况下，办公室接待人员的接待意识较差，很多人都不愿意主动去做，这些都会极大的影响到公司的形象。将办公室接待工作做到精细化，对公司的事务可以达到有效的解决，还能对办公效率得到有效的提升，为公司和单位树立良好的形象[1]。办公室的办公性质决定了办公的特点：一是工作任务重、事情复杂。在办公室工作不仅承担着大量的日常性的工作任务，还要承担许多临时性、未知性和额外性的任务，经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。二是工作难度大、要求高。一般常规的工作就需要耗费大量的时间，在工作中需要做很多繁琐的程序。三是工作影响面广、责任大。办公室随便一件事情的决策都对公司有很大的影响，工作量繁多同时责任不可推卸。将办公室工作精细化，对工作进行细节处理，是非常有效的工作方法。
        二、办公室接待工作中存在的问题
        （一）办公室接待人员办公效率低下
        在日常的办公室接待工作中，有很多工作是突发性的、紧急性的，再加上出现的时间的不确定性，容易使得办公室工作不能够及时解决问题，工作任务出现不协调。办公室工作大部分依靠工作人员的内部工作协调，流程作业和规章管理相对较少，因此在日常工作中，会出现工作人员懈怠工作，办公拖拉、不认真。因此办公室办公人员对待工作需要认真负责、工作细致，工作时要互相协调，把每个人的工作量安排好，不能影响整个工作的进行。
        （二）管理制度不完善，工作流程不精细
        在工作中由于岗位不明确、工作分工不准确，再加上办公室内管理制度的不完善，容易出现多重复做一件事，其他岗位出现空白无人去做的情况，降低了整个办公室工作的效率。如果工作分工明确，管理制度完善，不但能够解决问题，还能够提升在大量的工作任务中的办公效率。在接待的过程中，如果工作责任不能够及时落实，不认真对待或者懈怠工作，那么就会增加办公室接待工作的难度。
        （三）办公室服务人员的服务意识淡化，在工作中缺乏主动性
        在工作中，工作量繁重、枯燥乏味等等因素都是导致工作人员对待工作懈怠、放纵，不认真。工作中缺乏主动性，创造性也有待提高，对待工作粗心，尤其是在任务繁重的时候不认真、不细致，越是紧急状态越是忙于应付，服务意识是接待工作的灵魂，处于公司的关键地位，一名真正的接待工作人员要想要达到优秀，看他它的服务意识是否达标是很重要的，现在很多工作人员对工作的服务热情不高，对待工作不细致，基本忙于日常生活中出现的紧急情况[2]。
        三、完善日常对待工作的精细化管理的应用
        （一）明确工作职权，加强沟通
        任何一家公司、企事业单位都要明确各部门的岗位职责，做好明确的分工，工作就不会出现混乱、空白的情况。在任何一家公司都是这样，办公室工作实际上主要就是事务性工作，不能出现混乱，一旦出现任何纰漏，工作人员就会相互推卸责任，从而也会降低办公室的效率和工作质量，甚至会影响到公司未来的发展前景。因此，相关负责人应该明确好分工，把各项工作的细节落实到每个部门和具体人员的手中，确保办公室内的工作可以顺利进行。除此之外办公室内部人员还应该多交流，多沟通，各部门人员相互理解，相互体谅，严格按照要求把任务进行顺利安排以及处理。

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        （二）完善日常接待工作的精细化流程
        办公室接待工作与其他的工作之间进行对比，这是一个没有固定模式和随时会改变工作任务以及工作量的工作，想要更好的发挥办公室的接待工作，就必须要精细化对待，由于接待人员的不同，应该按照实际情况而做到随机应变，处理不同的人就要用不同的方法，及时采用不同的方法，去把办公室的接待工作更加的精细化。其主要表现为下面几个方面[3]：
        1.会议管理。对于此问题，工作人员应该按照定好的标准实际要求来实行，例如，回忆式的提前对设计的各种器材、桌椅以及小物件等等要仔细排除容易出错的设备，避免在会议室出现问题，尤其是会议室的卫生环境，必须要严格保持，并且保证空气流通，确保给客人一个清新的空气环境。
        2.日常工作。在日常的工作安排上，接待工作人员应该提前准备好常规会议参会人员、主办单位、物品准备和座次等备案工作，方便其中内部人员查阅观看，进一步提升会议室工作的效率。
        3.接待管理。其他人员可按照实际情况，对不同的人采取不同的接待手段，也可以制定专用接待服务手册，并且将接待者的住宿房间、天气预报、就餐时间、地点与日程安排详细记录在手册上，方便及时了解接待者需要的信息，从细节上入手，给他们一个良好的体验，表现出我们整个接待工作的精细化服务，给人留下好印象。还可以在接待客人时，新闻课人的日常生活兴趣爱好，记住在手册上，在关键时刻表现出来，让客人感受到家的感觉，其中还有一个关键的点：在接待的过程中不管任何时候，都要懂礼貌，要热情，为客人提供一切方便的服务，用来获取客人的好感与信任，给客人留下好印象，这些都会隐形的给客人留下好感，
        为进一步工作的工作洽谈奠定基础，还能扩大公司的声誉。
        （三）建立完善精细化管理机制
        在实际的工作中，办公室工作不可避免的会出现一些错误，为了防止办公室接待部门在实际进行工作过程中，发生一些较大的错误，我们就需要在日常接待的工作中，精细化处理任何一件事务，明确工作的职权，多与各个部门的工作人员及时沟通，因此建立完善的精细化管理机制体系就显得特别重要[4]。这几乎关乎到公司的稳定发展，因此相关人员应该建立完善的精细化管理机制，将工作落实到员工的细节之处，多进行考试的工作机制，不断的去激励员工，尽可能的将接待工作细致化、细致化和具体化，不断的去激励员工，让他们对工作感到兴趣，希望他们更多的融入到这个工作当中、投入到自身的事业之中。
        四、精细化管理在接待工作中的具体事项
        常言道细节决定成败，在我们的日常生活当中，接待工作是一个十分考虑细节的工作，在接大的以任何一个细节当中，如果稍不注意，就会给客人留下一个不好的印象。一次我们在接待工作中要充分考虑到每一个细节，将意识进行精细化处理，提前做好准备了解客人的需求有想法，在接待时要热情的去服务，要有耐心，尽量的去保证每个客人都能够满意[5]。在具体操作中应注意以下几个事项：
        （一）要提前做好接待准备，确保在接待时不出差错。提前做好接待准备，才能够确保工作的顺利进行。在一开始的时候，我们要首先去了解客人的实际情况，如果是接收到客人的电话，了解明白客人的来意以后，要迅速的去给上级领导汇报，并且时候主动与客人联系，了解具体的情况，包括客人拜访的人数，性别身份，日期以及其他安排等等，由此可以提前做好接待准备。
        （二）在接待过程中热情、细致
        在实际的接待过程中，将工作进行细致的划分，具体到每一个细节每一个事项，都要进行精细化管理，保证无差错。在迎接领导时，要积极的进行介绍公司的实际情况，给领导留下公司的实情，提前了解更多的信息。在准备会议时，要提前做好接待准备，让他们感到舒心。在住宿与饮食方面，要考虑到领导的生活条件，给他们舒适的住宿环境和饮食。
        五、总结
        总而言之，在办公室的接待工作当中，必须要将精细化管理应用进去，这是提升工作效率，提高工作准确率的合理方法，此外也是接待工作的管理模式的一次新的尝试。只有把精细化管理理念、管理方式落实到每一位员工、每一项具体工作当中去，才能够更好的做好这个工作。
        参考文献：
        [1]向岚.探讨精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].中国管理信息化，2017，20（22）：113-114.
        [2]游伟.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].企业改革与管理，2017（21）：99.
        [3]张蓉.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].财经界（学术版），2017（03）：341.
        [4]周灿.浅谈办公室接待工作中的精细化管理[J].东方企业文化，2015（10）：38-39.
        [5]范润君.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].管理观察，2015（13）：82-84.