丁慧敏
青岛科技大学
摘要：随着计算机和网络的普及应用，信息技术应用到社会的各个领域，进入到了信息时代的新阶段，巨大的信息量促使管理模式进行跨越式变革，在此背景下，高校档案管理工作也迎来了新机遇，日渐增加的高校档案资料需要高校与时俱进，运用现代信息技术手段，加快档案管理的信息化建设，积极探索优化的创新工作方式，提升档案管理的工作效率和服务质量。
关键词：信息时代；高校档案；管理创新
一、高校档案管理工作的特点
（一）高校档案的特点
1.高校档案种类繁多、形式多样、资料信息量较大
高校档案构成比较复杂，除了高校的基建资产档案、校史档案、教职工和学生档案以外，还有校内工作的清洁工、餐厅工作人员、安保人员等工作人员的档案等等。复杂的构成导致高校档案类型也较多，每一种类型的档案都涉及到许多方面，比如学生档案需要有学生的学籍档案、保险档案、诚信档案、就业档案等；还有教职工及其他工作人员的人事、工资档案等等，各种类型档案有电子档案和纸质档案不同的方式进行分类保存，这就需要高校档案管理科学规范地进行分类整理。
2.高校档案信息价值高、变动大
高校档案中有高校发展、学生和教师的重要资料信息，每一项档案信息都非常重要，不仅需要科学规范管理，更需要保密管理，一旦出现信息泄漏和档案丢失问题，将会给学校或个人带来极大的麻烦。另外，高校人员流动性极大，每年都有新生入学和毕业生就业，档案都需要及时进行调整处理；教职工的岗位晋升、入职离职、培训活动、教学科研活动等，都需要高校备案记录，并适时进行处理调整，这些重要的档案信息的保存、调整和处理都需要高校管理工作具有较高的质量和效率。
（二）信息时代背景下高校档案管理的特点
随着信息时代的到来，高校档案管理工作涉及的范围也越来越广，信息量也日渐增加，为了提高工作质量水平，高校普遍将档案管理和网络信息技术相结合，更新管理模式，不断提升高校档案管理的服务水平。
信息时代背景下高校档案管理工作呈现的新特点如下：
1.高校档案存储方式趋向电子化。传统的方式主要是以纸质形式归档，随着信息时代的到来，需要处理的档案信息大量增加，信息技术的运用使得高校档案管理工作逐渐信息化，主要通过电脑来收集、管理和运用档案，相对于传统的纸质档案，电子信息化的档案管理方式使得高校档案更易保存，节约成本，便于分类，提高文件传输的效率，减少档案丢失失误问题。
2.高校档案管理服务方式网络化。各大高校都不同程度地开展了档案网络信息化的建设工作，改变传统的以纸张为主的传递媒介的档案管理模式，通过计算机网络，使用信息技术，实现档案数据化管理，并通过网络进行档案数据资料的利用和有效对接，档案管理服务的内容、平台都实现了网络化，服务质量大大提升。
二、信息时代背景下高校档案管理工作创新的必要性
高校档案管理信息化建设和数字化管理是信息时代档案管理的发展趋势与方向，实现档案管理的信息化建设，可以用数字化形式保存档案，空间大、信息量大、保存时间长久、不易损坏，有助于档案资料的管理与使用；还可以在很大程度上简化工作程序、节约劳动成本，减少工作失误、提高工作效率。
首先，高校档案管理工作创新是信息时代发展的需求。随着信息时代的到来，信息技术运用到社会生活和工作的各个领域，人们的工作方式也逐渐信息化，需要高校档案管理改变传统效率低下的管理工作模式，不断创新变革，改变工作方式，运用信息技术提高工作质量和效率，充分保障高校档案的安全管理和服务水平，满足新时代人们对于档案资料的需求，同时现代化的档案信息建设，数据化的档案资料保存方式也减少了纸张资源的浪费，适应了社会环保的趋势。
其次，高校档案管理工作创新档案管理工作发展的需要。高校档案管理工作是高校管理工作中很重要的一部分，各大高校在进行信息化建设的过程中，档案管理资料繁多、价值高，是高校重要的信息资源，更需要运用先进的信息手段和管理方法进行不断创新，提高档案资源的利用效率和服务质量，进而促进高校管理的创新改革，提升高校现代化治理能力。
三、信息时代背景下高校档案管理工作创新的构思
（—）高校档案管理理念的创新
高校档案管理工作的创新，首先就是管理理念的创新。随着信息时代网络技术在高校管理工作中的结合应用，网络技术和新媒体设备成为开展工作的重要基础，高校领导和档案管理工作人员革新管理理念，是推动档案管理工作创新的前提。各项管理工作离不开高校领导的重视和大力支持，在高校领导倡导档案管理理念革新的倡导下，可以增加档案管理的网络技术和资金投入的支持力度，加快档案管理信息化的基础设施建设，保障档案资料网络运营平台的正常运转，也可以及时解决档案管理过程中出现的各种问题，提高档案管理的技术和服务水平。
（二）高校档案管理平台的创新
在信息时代背景下，高校档案管理的信息量迅速增大、形式亦呈现多样化。这种情况下，传统的纸质档案管理和手工处理方式相对滞后，不能满足信息时代档案管理的基本需求。因此，高校档案管理工作需要在创新过程中，一定要建立在线搜索平台、网络数据库、移动设备服务平台等信息技术服务平台，来对档案资料进行整理、分析和利用，促进办公自动化在高校的应用，便于有效搜集整理大量的档案数据、提高服务的操作效率及服务水平发，挥信息化建设基础上进行数字化档案管理的优越性。
（三）高校档案管理服务的创新
信息时代背景下，高校档案管理服务创新是工作创新的重要内容。其中可以从服务的人员、服务的内容、服务的手段和服务的方式平台几个方面进行。服务人员方面，需要加强高校档案管理工作人员的道德素养、思想政治觉悟、业务水平和服务意识，高校档案具有较强的私密性，需要档案管理工作人员积极学习档案管理的法律法规和相关专业技能，提高“依法治档”和“真诚服务”的思想意识，保障高校档案管理工作有序发展；在档案管理的服务内容方面，需要高校结合信息时代的实际发展，丰富以档案信息为主的服务，档案的信息服务相对于传统的方式更加灵活，内容更加丰富，工作人员需要以服务高校为出发点，将档案信息分类整理，不断创新服务内容，满足高校发展过程中对档案信息的需求；服务手段方面，需要高校逐渐转变传统落后低效率的手工管理手段为信息化、数字化的现代档案信息管理手段，加速推进档案管理的信息化建设，运用信息化档案管理的服务手段，实现大量档案信息的数字化存储，提高档案资料的高效利用，推动高校档案管理工作的顺利开展；服务方式方面，高校档案管理工作人员应该提升自身的服务意识，由传统的被动服务方式转变为主动的服务方式，提供热情、周到、主动的服务，充分发挥档案管理的服务功能，实现多元化、信息化和高效化的服务水平。
参考文献：
[1]余友辉.高校档案数据平台共享机制研究[J].产业创新研究,2020(09):196-197.
[2]方照燃.信息时代背景下高校档案管理工作问题及对策[J].办公室业务,2020(08):142-143