张晓玲
国网太原供电公司，山西省太原市，030012
摘要：在现代企业和机关单位中，办公室文秘作为办公室的主要工作人员，办公室的核心人员之一，在一个企业的现代管理起着十分重要的作用，也是决定办公室工作效率和工作质量的关键核心因素。因此，提高企业或机关办公室文秘的工作质量和效率不仅是提高整个企业的工作水平的关键一步，同时也是提高企业的竞争能力的重要环节。
关键词：办公室文秘；办公效率；工作质量
引言
在经济和社会飞速发展的今天，办公室文秘的工作质量和工作水平的提高是企业形象和影响力上升的强大助力。企业或机关中的办公室工作人员，担负着帮助协调企业各部门运转，帮助企业决策者收集资料、整理文件、传递信息。办公室文秘肩负的责任很重，文秘的工作是企业不能缺少的环节，也是办公室的主要职责。文秘的工作基本上是围绕企业决策者服务的，工作有很多时候就很细致繁琐，需要很强大的细心和耐心，比如草拟决策文件，这就更需要很强的专业水准。而且办公室文秘的工作很多都不能在八小时工作时间内完成，经常需要加班加点的去做，因此提高办公室文秘的工作效率和工作水平就显得尤为重要。下面本人针对自己平时的实际工作，就如何提高文秘的工作质量和水平，浅谈自己的几点工作心得和经验体会。
一、定时组织培训，提高办公室文秘的知识水平
办公室文秘是和人打交道的一个职业，因此提高办公室文秘的工作效率就是要加强文秘之间的相互合作，加强文秘与企业领导层的交流沟通，加强文秘与企业各部门人员的沟通协调。所以我们需要定期组织有关合作，有关与人交流的培训。不仅仅是文秘工作，有时一个人的一生就是一个与其他人合作交流的过程。从实质上来说，与人合作的能力就是一种与人沟通交流的能力。我们所练习的全部别的能力，全是为了让我们在世界上生存的更好，努力与他人更好的合作交流，与亲人、朋友、合作伙伴、工作领导等沟通、交流的更好。因此，从个人和组织两个方面，对办公室文秘的发展和工作进行计划、练习、推进和加强是作为企业为了让自身和办公室文秘都得到全方位提高的必要手段。企业或机关进行文秘的业务核心能力训练，帮助办公室文秘挖掘自身潜力、融入企业的各项工作、获得职业上的成功打好基础，以此让文秘更积极地为企业服务。
二、有计划地开展工作是提高工作效率的关键
文秘工作不仅仅是单纯的文字写作，就是有关于写作的这些工作，工作水平的表现也不只仅仅限于写作能力，文采表达的水平，而更主要的在于对于自己独到而且正确的见解和观点。作为一名文秘，这么多复杂而琐碎的工作，必须要在保证工作质量的前提之下，提高自己的工作效率。要做到在保证工作质量好的前提下提高工作效率，就要切实做到工作有计划性地完成好就是关键。有计划性的工作，就要有经验的提前了解企业机关的工作内容，在工作的前一天想好自己第二天要干些什么，可能会有几个要做报告，领导有几个要参加的会议。而且对于每天遇见的新内容，新任务，要随机应变，要积极应对，手脚麻利的做好每一件事，而且要记忆清楚需要做的每一件事，记好各种时间节点。提高工作效率仅仅是提高我们工作水平的简单一步，更重要的是提高办事效能，同时也要求讲究工作质量。
三、严守规章制度，遵守职业道德
文秘工作的重点就是帮助领导班子更好的管理公司，所以文秘的工作更要做到严守公司规章制度，坚决杜绝迟到早退这种看上去细微的小错误。比如说，领导早起要参加会议，秘书就要提早准备好第二天的会议需要的资料。这时，如果秘书因为私事而提前早退的话，就不能按时准备好领导所需的资料，这样影响了第二天的会议，甚至可能影响到企业成百上千万元的经济效益。作为一名企业办公室文秘人员，要明白自己身上肩负的重担，不能玩忽职守，不能懈怠一分一秒；要站在企业发展大局的角度，在工作中提起十二万分的精神，小到迟到早退，大到注意严守保密制度，不能将自己所了解的，所经手的公司机密和重要文件因为疏忽或者为一己私利而失职渎职，更不能为了自己利益而伤害了整个公司企业的利益。作为文秘不仅要够高超的职业素养，更要有大局观念，认真细致地做好本职工作，事无巨细的做好自己工作的每一件大大小小的事情。
四、及时补充办公室文秘的人数，形成团队作战意识
在平时，办公室的文秘工作一般都是比较紧张而忙碌的，如果出现人手不足的问题，就会给他们本来就比较繁重的工作雪上加霜，甚至影响工作无法按时完成。所以要在文秘工作中有效避免长期由于工作人手不足而导致的工作时间延长和工作强度过大的问题，进而影响文秘们的工作积极性和创造性。因此，在出现人手不足的情况下，需要及时补充配齐办公室文秘的人数，同时形成文秘团队作战意识。要做到哪个文秘临时有事，其他文秘能够在接到任务后，保质保量地按时完成，最大限度地发挥团队作用。这样形成良好的文秘团队，在文秘团队中形成良性竞争，对企业的稳定和发展，对于文秘工作人员自身的进步和发展，有着至关重要的作用。
五、鼓励高学历，高能力的文秘为办公室工作注入新鲜血液
在现代办公室工作中，有很多文秘在工作中疲于应付，不努力提高自身水平，而是对于工作和领导布置的任务得过且过，应付了事；而且文秘工作性质与营销工作性质不同，没有绩效奖励和业绩提成。于是办公室就会出现在论资排辈的情况，老一辈的不去想如何提升自己的工作质量，反而是将自己的工作推给新来的工作人员，也从侧面加重了部分工作人员的劳动负荷，影响了他们对工作的积极性，而且给他们造成了不需要努力，走到资历老了自然工作就轻松了的错觉。为改变这种现状，我们应该鼓励高学历、高能力的一些年轻人进入办公室文秘的工作之中，激起年轻文秘人员的工作热情。高学历、高能力人员自然工作质量和水平都比较高，我们需要的是用这批人才教授工作实践经验和讲述如何不断提高自身工作水平去追赶企业发展的步伐，为全体文秘人员树立榜样，帮助他们提高业务素质。因此，这个方法对于解决文秘工作容易懈怠提供了很好的榜样作用。
结语
办公室作为企业和机关的事务重要处理机构，我们作为文秘必须完成企业和机关里各种各样的艰巨任务。所以，提升办公室文秘工作效率和工作水平对于公司整体发展和提升都是有很深刻的意义。我想通过此文介绍文秘工作的关键性和工作守则，讲述了根据我自身经验总结的几点有利于办公室文秘人员自身提高工作质量和工作能力水平的方法，希望对读者有所助益。
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