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浅谈国有企业印章的管理与使用

发表时间：2020/11/19 来源：《基层建设》2020年第22期作者：陈海英

[导读] 摘要：印章是国家、组织、社会机构与个人的特定标记，它能够代表个人或者某一单位的身份，可以说是个人或单位的象征，具有确定和证明主体能力与资格的法律效果，权威性较强。

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        摘要：印章是国家、组织、社会机构与个人的特定标记，它能够代表个人或者某一单位的身份，可以说是个人或单位的象征，具有确定和证明主体能力与资格的法律效果，权威性较强。它是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，在企业的社会经济活动中有着重要的地位和作用。因此，规范和加强国有企业中印章的使用和管理十分具有必要性。本文中笔者主要分析了实物印章的作用、解决印章管理与使用问题的有效措施、国有企业内部在保管与使用公司印章方面应注意的问题及电子印章的管理。
        关键词：国有企业；印章；管理与使用
        国有企业内部使用的印章是其行使职权的凭证和重要工具，具备法定效力。印章的权威性与合法性在一定程度上代表了企业的权益和责任，因此规范和加强国有企业内部使用和管理印章的工作具有十分重要的作用，相关部门和工作人员必须加以重视，严格按照规定使用和管理印章[1]。
        一、印章的作用
        （一）印章具有权威性作用
        各类各级别的国家机关、企事业单位和社会团体均是按照一定程序建立的，因此都有其特定的管辖范围和地位。不同单位的印章在一定范围和层次内具备权威性。对于法定组织来讲，其领导人按照法律程序的规定具备法人代表的资格，所以领导人的印章不是代表个人，而是指具有某种职权，所以印章实际上是权威的象征，能够代表一定权利和职能[2]。
        （二）印章具有法律作用
        印章是象征着单位组织、个人单位与集体的权威性和合法性，文书材料上一旦加印了印章，就能够代表单位组织、个人单位与集体。确认了这份材料的法律效力，认定其可以施行法定职权，也意味着其必须要承担相应的法律责任和法定义务。因此，印章具备法律意义上的凭证作用，加盖公章实际上是一种法律意义上的行为。一些公务来往上的材料和文件要想取信于人，需要加盖相应的印章，否则将会失去其有效性和合法性[3]。
        （三）印章具有象征作用
        任何国家机关、企事业单位、社会团体、单位组织、个人单位与集体，无论是对外还是对内，都有象征国家机关、企事业单位、社会团体、单位组织、个人单位与集体的名称，印章就是其名称的代表。在工作开展过程中，印章可以明确清楚地表明使用者所代表的合法身份[4]。
        二、解决国有企业内部在使用和管理印章方面存在问题的有效措施
        印章的有效性和严肃性决定了国有企业内部管理印章的人员需要具备很强的责任意识，能够坚决履行岗位职责，敢于坚持应有的原则。随着社会的进步与发展，印章在管理方面难度逐渐加大，因此，需要将印章的相关管理制度作为基础，把印章的业务管理流程作为主线，以保障国有企业的稳定、和谐、健康发展[5]。应通过采取下述措施来确保企业印章的安全，保证企业利益不受侵犯。
        （一）制定企业印章使用的管理制度
        应当制定国有企业内部管理印章的相应制度。管理印章制度原则性很强，需要建立完备科学的规范与制度，制定具有可行性、规范化的印章管理流程，建立健全印章由专人负责保管的制度，建立用印登记和审批制度，坚持按政策和专项原则盖章，以上每一项工作均是至关重要、不可或缺的。国有企业需要有指定的管理部门及人员来负责印章的使用和管理工作，进一步明确该部门的工作职责，做到有章可循，有规可依。在用印时需要按照印章使用和管理的有关规定，填写企业内部的用印申请单，审批通过后方可用印。司印人员在用印时也需要负责审查用印文件，必须做到亲自用印，认真审核用印内容。
        使用实物印章需要按照印章的管理制度来进一步明确实物印章的具体使用审批权限，只有经过有权签署人的同意以后才能办理用印手续。如果没有严格的审批程序或者有规定执行不当将会给企业带来巨大风险。如出现“人情章”、“关系章”或者印章管理人员违反印章管理制度加盖印章，致使出具的文件损害企业利益、股东利益，将会给企业带来巨大风险。同时，使用实物印章时需要骑年压月、图形清晰，同时应当做好收集盖章审批材料的相关工作。在使用实物印章时需要填写类似“印章使用申请表”和“印章登记台帐”等台帐，来作为使用实物印章的凭证，以便后期查考。
        （二）印章由专人保管，加强印章管理人员的风险意识和管理意识。
        法人单位内部各类实物印章都需要交由专人负责使用和保管，明确保管人和责任部门。一般来讲，法人单位内部的公章是由办公室来指定专门的保密人员进行使用和保管，选择品德优良、责任心强的党员保管印章。其他类型的专用章应当交由相关的业务部门进行使用和保管，实物印章应当存放在具有安全措施的保险柜内，避免出现实物印章任人使用、无人监督的不良现象，防止出现由于人员保管不当而造成的经济损失和负面影响[6]。
        应当进一步强化对印章管理人员和印章部门的管理工作。印章管理部门的工作人员需要签订与本岗位相关的法律风险承诺书，进一步明确管理印章岗位的具体法律风险、管理和防控职责。保管印章的员工不能够随意把印章携带出公司，在发生需要将印章携带出公司的特殊情况时，必须严格遵循印章管理的有关制度，由国有企业主要领导和负责人批准，两人进行随同。外出用印如果遇到特殊情况造成印章遗失等其他问题，应当及时向公安机关进行报案，同时以企业名义刊登印章遗失声明。

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        （三）禁止性管理原则
        印章批准人与管理人不兼容原则，用印批准人不得同时是印章的管理人。
        禁止对外提供带有印章的空白纸张、介绍信、便函、凭证等。
        禁止对外提供公司各类印章扫描而成的电子印章，确有需要，都应填加印模两字，防止用作它用。
        （四）建立用印台帐
        公章及法人章使用应建立台帐，台帐中需注明用印申请人、单位、用印时间及用印标题、批准人等，用印台帐作为永久档案进行保管，做到每次用印有据可查。
        （五）作废印章的管理
        国有企业在所属部门撤销或者变更后，应由印章管理部门对印章和使用记录进行收缴。所属的法人公司在注销时，一旦完成了工商注销的相关手续，也应由印章的管理部门对负责人名章、公司公章、合同专用章、财务专用章等印章和用印记录进行收缴，统一销毁，同时将用印记录按照相关规定进行存档。
        三、国有企业内部在保管与使用公司印章方面应注意的问题
        国有企业内部使用公司印章，特别是法人章、公章、合同专用章、财务专用章等比较重要的印章，是企业从事管理和经营活动过程中经常使用的工具之一，能够在一定程度上直接代表企业形象，具有法律效力和严肃性。一旦出现使用不当的情况，可能会导致诸多问题，需要有关部门和人员加以重视。所以需要注意以下方面。
        国有企业内部容易出现公司印章刻制和管理不够规范的问题，印章的刻制需要在公安部门所指定的印章制作单位严格进行，如果不向公安机关进行备案，而是随便找一家不正规印章刻制单位进行公章的制作，刻完就进行使用，这样可能会为公司的经营和发展埋下隐患与风险。现在，即公安局认定的印章公司制作的企业公章和法人章都有一串数字，这个数字就是这枚印章的身份证号，是唯一的。同时，印章边缘还有防伪线，具有唯一性和防伪功能。刻制印章需要有清晰的业务流程和审批程序，印章在刻制完毕后，需要以公司文件下发启用文件才能使用，而且印章的启用时间必须明确[6]。
        管理印章的人员不应该让印章轻易离开自己的视线，让印章在无人监管情况下被携带出企业。不应在没有审批的前提下用印，同时，更不允许在空白纸张或介绍信上加盖公章；管理印章的人员需要填写印章登记表。审批单妥善保管；在印章被盗或者丢失以后，应当向上级及时进行报告并在有影响的报刊上发表遗失声明；公司印章作废需要及时地将旧章送公安机关销毁，并取得销毁证明。
        四、电子印章的在企业中的管理应用与注意事项
        电子印章，是以先进的数字技术模拟传统实物印章形成电子图片、与电子文件相匹配，具有与实物印章相同的尺寸、外观，并且具有相同的有效性和相同的管理方式。企业电子印章使用的范围一般都在本企业的OA办公系统中，具有一定的限制，用于OA系统中的本公司的红头文件制作，在公司内部及集团内部有效使用，对于对外的重要的合同文本材料，请示、证明等材料，还是需要加盖实体印章。
        电子印章的管理同实物印章，也需要经过公司内部流程即领导的签批才可以使用。在OA系统中，制发一份红头文件，需要经过前期的拟稿、校对、审核、签发等环节，获得公司领导签批后才能使用公司电子印章。电子印章也是由专人管理，并有专门的USB-KEY，电子印章密钥盘、电子CA证书的管理与使用，参考实物印章。未经审批的文件不得加盖。电子印章管理人不得私自将电子印章加盖密码转告他人，做到专人使用专人管理。[7]
        结束语：
        综上所述，印章的管理是一项重要而严肃的工作，国有企业内部印章管理部门和管理人员需要加以重视，在工作过程中应当严格按照印章使用和管理制度进行操作。本文中笔者从实物印章和电子印章的使用和管理方面进行探讨，并对如何解决国有企业现阶段在使用和管理印章方面存在的问题进行了思考，并给出了具有针对性和可行性的措施，希望能够为同行提供一些帮助。
        参考文献：
        [1].刘峥，王帅伟.大型国有企业印章管理与风险防范研究[J].经贸实践，2018，No.226（8）：304-304.
        [2].魏海兰.浅谈国有企业印章（电子印章）的管理与使用[J].祖国，2017（9）：109-109.
        [3].彭海燕.严格公司印鉴管理强化企业风险管控[J].大科技，2017（29）.
        [4].李静姝.依法合规用印保障企业运行[J].石油化工建设，2018，40（06）：37-38+40.
        [5].沈真.企业印章管理中的风险分析和建议[J].商场现代化，2017（6）：117-118.
        [6].殷耀琦，谭世霖，苏顺正.从典型案例看施工企业印章风险防范[J].施工企业管理，2018，No.359（7）：102-104.
        [7] 孙静   浅谈电子印章在“OA”公文系统中的管理应用与风险规避