徐世炜
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【摘 要】檔案包含工程项目中的建筑房屋，地下管线以及桥梁道路等。我国经济在近些年始终处于发展极为迅速的阶段，而建设之于城市化也保持着较快的节奏，伴随着不断增加的城市新建、扩建以及改建项目的数量，规模以及数量之于档案亦在此背景之下得到了增加。与此同时，将些许困难带给了管理之于档案。计算机技术信息化与数字化的优势是档案管理数字化模式是建立的基础，从而使得管理的层次化、分类化之于档案得到实现，间接性导致使用效率与保存质量之于档案以及质量之于档案管理得到有效地提高。
【关键词】档案；数字化；档案管理
在城市化建设快速发展的时代背景下，档案的内容和规模日益扩大，工作难度也相应增大。为此，有必要建构和优化档案数字化建设，充分认识到档案数字化建设的重大意义，探索档案数字化建设的发展路径，促使档案管理工作更为快捷和高效，较好地提升档案管理的效能。
1档案数字化的概念
档案数字化是指通过扫描仪、数码相机等图像采集设备，对原始纸质档案信息进行完整地采集，形成能够被计算机系统所识别的文件类型，最后存储到磁带、光盘等信息载体中，以提高对档案的管理效率，实现资源共享。随着科技的发展，人们提高了对档案数字化管理的认识，加大了对档案数字化管理的研究力度，在整个档案系统范围内开展了档案管理数字化建设工作，并且已经形成较为合理的管理体系，在档案领域中也积极尝试实践了档案管理方式的转变。当前，虽然纸质档案仍是主要的保存方式，但纸质档案数字化已经成为档案管理的必然趋势。随着档案数字化管理技术的日趋成熟，档案数字化发展必将越来越快，对档案管理工作的作用也越来越重要。
2实现档案数字化管理的重要意义
以前的档案管理工作多数是利用人工对档案信息进行分类和整理，储存形式是以纸质的方式。这种管理方式不但会浪费大量空间，还容易造成信息缺失。另外，很多档案都只是简单建立了档案分类目次及所有的卷宗目次，需要运用时要通过人工进行详细查询，致使调档效率低下，且档案存储过于分散，查找需要的信息时要依靠很多人力。而且，纸质档案经过多次阅览后容易造成损坏，导致信息不全。此外，档案的阅览只能在阅览室进行，因此很难实现信息的共享与资源的相互利用，加之目前的档案信息不够完善、不成体系，所以在深度与广度上不健全。以上种种问题均导致档案管理工作的开展面临很多难点，而实现档案数字化则能很好地处理以上问题。其最主要的原因是它在数字技术的前提下，利用计算机网络与储存技术通过计算机网络实现了优质资源的共享，也充分发挥了数字化档案查找与运用价值。
3勘探测绘档案管理系统框架及系统目标设定
3.1档案管理系统框架的设定。勘探测绘档案管理系统按照总体结构来看大致分为三层：数据层、应用层、服务层。数据层指的是在实践中得到的勘探结果以数据的形式汇总，输入其中形成数据层，也可称之为资源层。数据层中的数据可分为两种：一种是基础的地理数据，另一种是测绘成果汇总而来的元数据。服务层指的是元数据库的综合服务，其中包括网络服务、地图服务、覆盖服务及要素服务等。
3.2档案管理系统目标的设定。档案管理系统的目标就是通过专业的方式，为档案管理和存放制定一个安全可靠的保存环境，同时将智能自动化功能加入其中，最终实现测绘资料系统内各个部门的资料录入与提取实现自动化、信息化、数据化、便捷化、网络化、共享化，以促进各部门之间便捷、快速、稳定的资料分享。
4档案管理系统的实践功能开发
档案管理系统的主要应用功能需要将数据的安全和操作简单体现出来，让“数据字典”的内容能够灵活变更，同时还需要将录入和查询工作的速度和精准度提升，这样才能保证系统功能应用时满足工作者的需求。
4.1档案检测系统功能的实现。检测功能主要的服务对象是纸质档案，对纸质档案的保管情况进行检测。针对纸张的抗张强度、酸性及老化程度等，另外还可以进行事实动态的检测，例如霉菌滋生情况等，以便于长期保存以及及时掌握纸张的指标变化情况。而事实动态检测还利于管理人员对档案进行及时的补救与管理，有效增强测绘档案管理的效率。
4.2档案保护子系统的功能。子系统的存在是为了给档案起到保护作用，子系统对勘探测绘档案的保护中有几个方面需要注意：首先，采取无线胶装机来装订档案资料，实现无金属装订。其次，需要对纸质档案资料进行定期的消毒，防止微生物对纸质的损害。最后，对于已损坏的档案和秘密档案进行集中处理，运用碎纸机等手段对其进行不能复原处理，以此来防止重要资料外泄，做好对资料的保护。
4.3档案业务管理子系统的功能。子系统对档案业务管理的功能主要应用于互联网或计算机以外的数据库的管理中，子系统主要是对将要测绘的档案进行综合管理的服务系统，为后期的勘探工作打下基础。
4.4项目文件上传入库功能。此文件上传入库功能的便捷性在于项目文件在相关人员的操作下能够通过网络的入库来进行信息文件的更新，以转化为电子文档信息，使用户能够及时共享该文件。一般情况下的档案上传和文件录入是运用电子文档直接上传，或者通过扫描的方式进行的，需要人工对其进行命名分类，加大了人工的工作量。但在系统的引导下，能够根据档案的不同自动进行命名分类，分放在不同的图层位置中，方便了使用者对其进行查询。系统在文件导入时会对其中的原始数据进行校对和严格的检测，保证录入的信息是正确的。
4.5文件下载与在线浏览功能。传统档案管理的局限性在于需要繁琐通过一套系统去找所需要的文件，并可能在漫长的保存时间中发生无法预料的结果。对于测绘档案系统的管理与传统档案管理，其最根本的区别就在于测绘档案综合管理与服务系统能够为使用者提供在線浏览、在线下载、保存资料等方面的功能，且避免了通过传统档案管理的一套繁琐步骤机制。
5测绘科技档案管理系统的实现
通过上文的介绍可以了解到测绘科技档案管理系统能够高效提升测绘行业的管理与发展，而且此系统还适用于各种各样的不同环境条件的文件查询，由于各种档案的类型复杂繁多，根据实际条件一般建立有两个数据库：一个是测绘元数据库，另一个是档案管理数据库。测绘元数据库的主要特点是具有存储功能，运用的是现代信息化管理模式，极大程度上便利了使用者对档案数据的使用。档案管理数据库主要应用于对档案管理数据的借阅、归还等记录表单的储存。
而在我国的《科技档案微机管理系统》正式运营之后，这一软件能够将微机的高效、及时、准确体现在工作中，极大减少了重复性的劳动，其主要的应用特征体现为：档案管理更加规范化、查询更加方便快捷、系统操作简洁、定位功能能够减少工作的重复性、远程查询功能的实现提升了科技档案服务的现场作用。
6结语
对于我国经济水平一日千里的发展速度，为了保证测绘行业跟随社会各领域的要求，提高测绘档案系统的信息化、数据化、便捷化。勘察测绘系统的设计与发展还处于初级阶段，其发展和完善还需要长时间的过程，所以，对于测绘档案系统的发展还需要相关部门有力的支持，技术方面不断加强对其进行完善，高效稳定地将测绘事业持续发展下去。
【参考文献】
[1]李晓.初探勘察测绘科技档案管理系统设计与实现[J].中小企业管理与科技，2016，43（31）：155-156.