潍坊日报社
长期以来，各党政机关、企事业单位的人事档案管理一直以纸质档案的管理为主要管理模式，这种传统档案管理模式越来越不适应现代化社会发展的需求。随着信息化行业的高速发展，旧的人事档案管理模式正逐渐被现在新兴的信息化档案管理模式所替代。
一、人事档案管理中存在的问题
人事档案是反映一个人在出生年月、个人自传、考察、考核、审计、组织鉴定、学历学位、职称晋升、科研水平、培训情况、政审情况、党群关系、社会关系、工作经历、获奖情况、处分情况、工资晋升、干部任免、出国记录、个人身份等方面形成的宝贵材料，记录个人从出生、学习、工作后在不同的历史时期不同的发展阶段的具体体现，是个人学识、工作经历、家庭及社会关系和个人综合能力的关键材料，也是组织部门在选拔任用干部、职称晋升、工作调整、工资晋级等关系个人切身利益方面的重要依据。人事档案内容涉及到“三龄二历二身份”共计十大类，内容涉及面广、情况复杂，每个人的档案各不相同，可以说千人千面，这就要求档案管理人员要具备符合当前政策的档案管理专业知识，专人专管；但实际上，经了解，各政府部门、各企事业单位的人事档案管理人员一般是由单位办公室或是组织人事部门负责文秘或是人事的管理人员兼职。
1、领导对人事档案的重要性认识不够
在我国大部分企事业单位里，各行业竞争都比较激烈的形势下，各级领导一般更重视专业和经营方面的工作，在人事档案管理的工作方面，普遍认识不深，认为档案管理只是简单的事务性工作，没有多少技术含量，只要不发生档案丢失、造假、泄密都不会出现大的纰漏，只注重人事档案管理的形式不注重人事档案管理的配置。特别是近几年来，随着市场经济的飞速发展，传媒行业像报纸、广电的竞争都十分激烈，特别是在世界大环境下，传媒行业普遍下滑、经济压力普遍严重的情况下，领导更重视新闻专业和经营专业的人才，对管理工作特别是人事档案管理工作不够尽心用心，有忽视人事档案管理的现象，存在压缩管理人员充实新闻一线和经营一线的事实，人事档案管理人员配备不齐，无法按要求配备专职的人事档案管理人员。而且人事档案面广量大，实际工作量巨大，一复一日单调且枯燥，兼职的管理人员在日常工作中忙于处理日常琐碎的事务性工作，对人事档案的管理工作流于形式、疲于应付，例如：上级部门要求收集上报材料，有的需要入档的工作人员因各种特殊原因或是配合度不高未及时上报入档材料，负责档案管理的工作人员除需要通知到本人外还要对收集的资料进行汇总，工作量巨大，在面对部分入档人员对档案认识不够，拖沓延长的情况下，如果再有其他临时性工作介入，可能会对档案管理人员产生疲惫心理，发生入档不及时的现象，影响了档案的全面性和完整性，间接造成了人事档案管理的疏漏，也影响了人事档案管理工作的水平。
2、专职管理人员匮乏
人事档案管理人员编制缺失，造成档案入档、整理时人手匮乏，经了解，一般情况下，大部分企事业单位人事档案管理人员都属于内部文员的兼职，部分单位或在档案统一整理审核期间从各部门或是下属单位临时抽调部分人员进行突击培训、整理，抽调人员因为是临时抽调，档案知识的专业性不能保障，一定程度上增加了人事档案管理在保密性、安全性上的隐患。
3、人事档案宣传不到位
人事档案宣传不到位，需要入档人员对必须入档的档案
资料了解不到位，认为档案资料可入可不入，或是觉得有些学历、获奖证书自己收藏更加安全，造成档案需要入档的资料不够及时；部分档案材料填写不完整，像工资表、年度考核表、各类审批表没填写具体时间，或是填写不规范，侧面增加档案管理人员工作量，即影响人事档案的完整性又影响档案管理人员的工作效率。
4、遗留问题久拖不决
人事档案由于历史原因或自身原因档案资料不全，造成
有的档案部分材料一直未予补齐，如有的老同志当年取得学历的学校合并，因时间太早，学校当时没有入学登记表、成绩表、毕业生登记表，只有合并后学校出据的证明材料，档案管理人员在多次督促无果的情况下，只能把这种档案做为历史遗留问题束之高阁，每次档案整理都旧事重提，但一直没有彻底解决的最佳办法，使得单位人事档案的管理在一定程度上受到影响。
二、人事档案信息化管理的必然性
随着市场经济的改革，电子科技越来越发达，信息、网络成为人们生活工作中不可或缺的一部分，人事档案管理逐渐由纸质化管理向信息化管理迈进，特别是改革开放以来，人员流动越来越频繁，原来只能使用纸质人事档案的管理模式已越来越不以适应人们对各种时效性强、方便快捷的档案信息管理的需求，原来旧的人事档案管理的弊端越来越突显，人事档案信息量大、范围广、涉及面复杂、人员众多、工作量巨大，工作单调枯燥等人事档案管理的特点也日益成为摆在人事档案管理人员面前必须面对和解决的难点，利用科学技术实现人事档案资源数据化、信息化、共享、方便、快捷的管理要求越来越迫切。
1、方便、快捷
人事档案的信息化，使得人们在查阅档案、工作调动、户口迁徙等手续的办理时，档案不再由各组织人事部门对接，各地人力资源市场会根据单位和个人要求在系统内直接对接，免除了人事档案管理人员来回奔波，大大提高了档案管理人员工作时效，使得档案管理更加方便快捷。
2、共享、安全
纸质人事档案经过一整套合理、完善的人事档案管理系统由专人扫描、录入电脑，档案资料的数据化，使其能够更精准的把个人的基本情况、工作业绩、重大表现、评先述优、不良记录等通过计算机系统整合起来，通过资源共享，为各组织人事部门提供优质人才平台；同时，通过人事档案信息化管理，大大减少了对纸质档案的磨损、丢失、使用的几率，即提高了工作时效又加大了人事档案原始材料的安全系数。
3、公开、透明
人事档案信息化，使得人事档案中保密性较小的部分材
料像姓名、年龄、学历、工作经历、培训情况、干部身份等在一定程度上公开，加大了群众的监督力度，使得人事档案管理的真实性、可靠性、唯一性进一步提升。
人事档案信息化的管理，摆脱了原来纸质档案查阅、审核繁琐手续，档案管理人员工作效率大幅提升，档案资源的开发利用又加大了政府或企事业对人力资源的管理和利用，信息技术的公开保障了档案资料的真实性、可靠性，增强了民众的参与和监督，综合提高了单位人事档案管理水平和质量。