彭德志
珠海呈现信息科技有限公司
摘要：企业档案作为企业的重要组成部分，是企业日常活动的资料库，可以真实记录企业的生产、科研、经营等活动，是企业发展的无形资产，并且可以防止企业商业秘密的泄露以及有效提高企业工作效率，在企业的各项管理工作中都发挥着不可忽视的作用。基于此，本文主阐述了加强现代企业档案信息化管理的意义，并对档案信息化管理面临的问题及管理与利用的建议进行了分析与探讨，以供同仁参考。
关键词：现代企业；档案信息化管理；重要意义；面临问题；管理与利用
一、前言
企业档案是企业各种形式活动的缩影，以真实信息的记录模式存在，用文字、图表等形式表现，能够为企业管理、上层决策、人事变动、周转资金和改进技术等方面提供信息参考。因此，档案管理是现代企业管理工作中十分重要的一部分，应当充分体现创新意识，用科技方法完成档案管理数字化，提升档案信息的开发利用，发挥档案工作更大价值和作用。下面本文就对加强现代企业档案信息化管理的重要意义和档案信息化管理面临的问题及管理与利用的建议进行了分析与探讨，以供同仁参考。
二、加强现代企业档案信息化管理的意义
档案是现代企业重要的信息源,是现代企业发展最权威、最真实的记录。档案信息化管理相对于传统的档案管理方式具有很多优势，信息存储量大，占用空间小，查找速度快。可以在实际的档案管理工作中及时迅速，准确大量的储存并查阅档案，提高了档案管理工作的工作效率。随着现代企业的不断发展，档案信息数量每年都在增加，充分运用现代管理手段，改革过去以往的管理方式，使档案管理具有创新意识，更加系统化、科技化、信息化。同时，伴随着信息技术的不断发展和大数据时代的来临，档案实施信息化管理，可以最大范围地实现资源共享。
三、现代企业档案信息化管理面临的问题分析
（1）观念落后，管理方式缺乏创新性。当前，在企业开展信息网络化的档案管理方式，最大的问题就是管理观念严重落后。目前，在档案管理上，很多企业并没有跟上时代的步伐，缺乏创新性。
（2）档案数据库建设缺乏实用性。目前，大多数的档案数据库都显现出实用性不足的问题，数据库规模相对较小，标准化程度偏低，类型过于单一，且无规范化的控制，不能够满足用户的多样化需求，一定程度上降低了档案数据库的利用率。
（3）档案信息网络化管理安全问题。档案涉及企业的重要资料信息，也涉及企业的相关工作问题，因此，企业的档案管理工作具有一定的保密性。而网络是一个相对开放的平台，所以档案信息就会存在一定的不安全性，比如:木马程序或黑客病毒等，对网络资源的安全造成很大的威胁。
（4）档案管理人员素质不高，影响了档案信息服务水平。当前在档案管理工作中，管理人员的素质普遍不高，缺少专业的技能、所以，导致其不能够准确利用信息技术，难以实现科学的管理方式。
四、现代企业档案信息化管理与利用的建议
（1）更新管理观念、制定标准流程，创新档案管理方式。观念创新是档案信息化管理的前提，管理创新的过程始终贯穿着观念创新思想。因此，要本着“以人为本，服务至上”的理念，把满足全社会用户和企业需求作为档案管理工作的服务宗旨，以创新理念和创新行动来加强档案管理；同时，现代企业领导应加强组织和制定相关的标准流程，形成档案管理标准体系。
企业要根据现行的相关法律法规，结合自身特点，制定和建立起符合实际的各类档案管理办法和措施，在档案建立、交换、传递、共享的过程中，用统一的标准去规范和指导。档案管理人员应遵循既定的标准流程进行档案管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高效化。
（2）加强档案馆藏建设，丰富企业资源共享。现代企业的档案馆建设与其他事业单位的档案馆性质不同，一方面，现代企业的档案资源提供给企业管理工作者，让他们借助档案馆藏的资源为企业发展提供更加全面的资源信息，同时也提高企业管理者的水平；另一方面，在信息技术资源的推动下，将档案信息进行信息化管理，并提高档案管理的速度；同时，在档案的查阅、修改方面都比较的方便，此外，信息化网络管理档案还能够节省人力资源，提高办事效率。因此，企业要在现有的档案资源基础上，将档案资源的范围扩大，多收集档案资源，从而为企业的发展提供更好的信息资源。
（3）加强档案信息的安全性和保密性。在进行档案信息网络化管理的时候，应该注重保证信息的安全。首先，要解决用户的访问权限问题，确保档案数据库的信息不被泄露。可以通过对档案管理馆藏信息平台进行加密和身份验证，在用户登录时就要输入能够验证身份的信息，对于信息不符合身份验证的用户，信息网络系统将会自动拒绝访问者，从而保护档案管理的内部信息，避免信息泄露；其次，要加强档案信息的备份工作。为了防止网络信息技术出现安全问题，导致保存的档案信息丢失，要做好档案信息的备份保存工作，一般情况下，备份的资料要和原文件的内容完全一致同时，工作人员还要对保存的信息资源进行定期检查，对于保存日期比较长的资料进行备份保存，避免因黑客入侵或档案管理人员操作失误而丢失档案资源；最后，为了保证企业档案信息的安全；在做好安全访问和档案备份的同时，我们还要加强各企业间的合作，通过网络平台实现档案信息资源的共享，让企业的档案资源为企业管理者提供优质服务。
（4）加强档案信息化管理人才的培养。现代档案信息化管理，需要档案管理人员拥有现代化的管理意识和管理方法，拥有高素质的专业人才能促进档案管理的信息化进程。因此，企业领导应重视提升在职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案管理人员的专业实操能力。通过专业培训使他们成为复合知识型人才，提升档案管理信息管理水平。
（5）加强对档案信息资源利用。为了保证企业的档案管理符合时代的发展，要不断的更新档案信息化服务。例如，企业可以利用网上的检索工具，来保证资源的共享。此外，企业还可以构建电子文档信息中心，保证用户能够自主的进行电子文档的上传。同时，对于电子文档的下载能够保持多个平台进行处理。通过创新档案管理工作，转变档案管理的形式，使其变成开放式管理，以此满足用户的需求，适应经济的发展。通过不断使服务主体得到创新，实现网络远程检索，主体多元化建设，从而满足管理工作的时代需求。另外，企业为了能够更好的利用电子信息建设，可以通过人工整理，将网络现有的电子文件信息纳入利用范围，从而实现档案管理、信息化服务一条龙建设。
五、结语
综上所述，档案信息化管理主要指的是运用现代化技术手段对企业的重要档案进行系统信息化操作，在科学合理范围内实现资源共享，以此来促进企业更好运转。相对于传统方式下档案管理，这样的优化方式不管是对于后期利用的便捷之处，还是对于整体数据的保存性而言，都有极大意义。
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