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摘要：随着我国社会主义市场经济的不断发展，国有企业必须要进行精细化管理，办公室文件档案管理工作便是其中之一。它是单位内各项工作顺利开展的核心，与组织内每个部门都息息相关。档案作为信息的重要来源，使各行业发展过程中对档案管理工作越发重视，办公室档案管理工作面临着严峻的挑战。
关键词：档案管理；质量；有效对策；精细化管理
一、办公室文件档案管理工作的重要性
（一）关系到各项工作能否顺利开展
任何工作的开展都不会是脱离实际的空中楼阁。要顺利开展工作，首先就要有必需的参考资料。小到相关部门的联系方式，大到可动用的人力物力，这一切都需要在办公室文件档案中查找。如果档案管理中出现纰漏，导致核心的信息出现错误甚至丢失，工作的开展就会遭到严重的阻碍。不仅会造成时间上的浪费，还会对单位造成不可预计的损失。因此，文件管理工作的质量直接关系到其他工作的运行状况。
（一）关系到各项工作的开展速度和效率
工作要顺利进行，不光要有完备的计划，还要参考以往的记录，以便完善和优化工作方法。一份翔实完整的资料，能为工作提供极为宝贵的参考。这时，就需要调动办公室中保存的各项文件档案，查阅相关资料。此外，在工作的进行过程中，难免会产生各项数据与资料。这时候就要将它们记录下来，为下一次工作积累经验。这些都和日常的档案管理工作密不可分。
二、传统文件档案管理模式中存在的不足
（一）对办公室档案管理工作重视度不够
由于大部分单位领导觉得办公室档案管理工作属于常规性工作，不会给单位带来具体的经济收益，对于提升单位社会形象也没有多大帮助，在这种错误思想影响下，对于办公室档案管理工作投入不足，导致档案管理工作经费缺乏，档案管理人员在实际工作中存在得过且过的心理，比如落实三纳入、四同步制度不到位，做项目忙起来时没有同步将文件规范整理归档，存在文件归档不齐全的风险;缺乏将外出开会时带回的文件等拿到办公室办文的意识，办文的缺失导致了档案收集齐全方面的困难等等
（二）缺乏完善的办公室档案管理制度
在实际办公室档案管理工作中，需要具备一套适应本单位的、完善的档案管理制度，明确档案工作人员岗位职责，在文件的收集、整理、利用、销毁等重要环节都能实现制度化、规范化，做到收集齐全、分类合理、归档及时。但在现实工作中，由于办文人员档案意识不强或因工作忙碌无暇顾及后续归档事宜等，办公室日常办文工作往往和文书档案管理工作未有效衔接，降低了工作效率。 这就导致办公室档案管理工作缺乏规范性，时间一长，导致办公室档案管理混乱和无序。
（三）档案管理工作人员专业素养有待提高
档案对于地勘单位的发展具有极为重要的意义，无论是地勘单位的经营、改革和发展都离不开档案的支持。这就对办公室档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。当前地勘单位办公室档案管理人员存在兼职的现象，部分档案管理人员仅能够保证每年参加一次档案局组织的档案岗位培训，工作中做到自学、提高业务技能的时间很少。而且在实际档案管理工作中，由于档案管理人员流动频繁，工作交接不规范、对本单位档案管理情况了解不够透彻，对档案管理的重要性了解不到位等，制约了档案管理工作的有效开展。
三、新形势下办公档案管理工作的创新途径
（一）积极转变思想，强化对办公室档案管理工作的重视度
进一步提高单位领导及档案管理人员对档案工作和档案安全工作的认识。单位领导需要积极转变思想，认识到办公室档案管理工作的重要性，并在实际工作中给予高度重视，提升办公室档案管理的规范化。单位需要加大在这方面的资源投入，例如提供高薪、提供更多福利，快速吸引更多熟练掌握数字信息技术的人才来参与其中。另外为了培养员工们精细化工作的观念，应该定期组织评价以及量化的考核，从而让员工们具备良好的工作习惯，真正的将经济化管理工作有效落实，尤其是针对每一项工作能够真正的进行量化和分解，进一步明确每个人的工作成绩以及完成的进度，全面提升办公室的整体行政效率。
（二）创新办公室档案管理模式
由于每个人对文件的直观感受不同，其认知和态度也会有所区别。办公室档案管理工作中文件种类繁杂，文件数量呈现不断增长的态势，而且档案归类和存档缺乏具体的规范，导致文件缺失现象较为常见。本来是很重要的一份文件，却由于审核人员的误判，而被处理为垃圾文件。要避免这种情况的发生，就要迅速建立完备全面的文件档案管理制度。首先要有一套系统的针对文件重要性评级的制度，其次，要有针对如何保存和分类模式的规划，最后，要有详尽完全的保密机制和措施，避免重要文件的丢失和泄露。此外，扩大档案信息来源，优化文件采集制度也显得十分迫切。运用档案信息管理系统对于办公室档案进行管理，这样能够为档案信息的查询和检索提供更多的便利。而且为了保证档案信息的安全，还需要建立备份系统，避免档案信息出现丢失。
（三）加快推进办公室档案的信息化建设
在办公室档案管理工作中，需要对繁杂的信息进行归档和妥善保管，并实现档案信息的有效利用。但随着档案数量的增加，导致档案工作效率不高，档案管理工作越来越无法满足单位发展过程中对信息的需求。针对这种情况，可以充分利用先进的信息技术，通过加快推进办公室档案信息化建设，构建档案信息管理系统，以此来提高档案管理工作的效率，实现档案信息的快速查找。在有了较为完备的数字管理模式后，还可以将日常办公也加入到信息化平台中，实现办公过程和文档管理的一体化。
（四）提高办公室档案管理人员的专业素养
在当前信息社会及数字化背景下，在办公室档案管理工作中，对于档案信息的安全性和保密性有严格的要求，这就需要一支高素质的专业性档案管理队伍。地勘单位在实际工作中，需要重视对档案管理人员的培训，通过采取多种形式的培训和教育，努力提高现有档案管理人员的专业知识水平和专业技能，并重視对档案管理人员职业道德素质的培养，提升档案管理人员的责任心，使其在实际工作中树立良好的服务意识。同时还要加大对人才引进的力度，积极引进高素质专业化档案管理人才，构建一支业务精通的高素质档案管理队伍，促进办公室档案管理工作的水平进一步提升。
四、结束语
办公室文件档案管理工作，乍看起来平淡无奇，实际上却关系到办公室各项工作的进程，深刻影响着企事业的工作质量与工作效率。本文探讨了办公室日常办文和文书档案管理工作的联系，对事业单位文书档案的现状和困境进行了阐述，并结合工作实际，针对问题提出了几点有效对策，目的是让事业单位办公室人员在日常工作中重视档案管理，提高自身专业水平的同时，指导其他部门做好档案工作。互联网时代既已来临，各部门单位应当积极借助信息化技术的力量，完善自身档案管理工作的模式，培养一批高技术、高素质的档案管理人才，建立全新的文件档案管理制度，提高工作效率与质量。
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