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摘要：人事档案管理是在企业人力资源管理过程中有着极其重要的作用，如提供真实、直接、客观的原始依据，能够为企业人才的提拔、考核、任用提供重要依据，人事档案的相关信息在人才挖掘、职业规划、人力资源配置等工作中都发挥着巨大作用。本文重点阐述了人事档案对人力资源管理的重要性，分析了人事档案管理工作中存在的问题，对现有问题提出解决方法和对策。
关键词：人事档案管理；人力资源管理；困境；对策
当今社会，人力资源越来越成为企业的核心竞争力，而人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础。人事档案是企业人力资源部门全面了解、客观评价、科学使用员工个人信息的重要依据，也是工资调资、职位升迁、员工维护合法权益、办理退休的重要依据。完善人事档案管理以实现对人力资源的最优开发和利用，对新时期的企业管理而言具有重要的研究价值。
一、人事档案管理对企业人力资源管理的重要作用
1.人事档案为人力资源管理提供可靠、真实的重要信息依据，有利于企业人才的挖掘。员工入职后企业就要进行编写员工的入职信息、定岗定位、确定工龄及薪酬等相关工作，而这些工作的进行都离不开人事档案提供的真实可靠的信息。同时人力资源管理部门还可以通过人事档案信息掌握员工的基本情况和专项特长、技能、技术和奖惩情况，利用这些信息可以挖掘出企业的人才，根据这些信息建立科学的选人用人标准，在使用人才时实现扬长避短、人尽其用。
2.人事档案管理有利于人力资源管理为员工规划职业生涯。职业生涯是员工过去职业发展的轨迹记录、现时所做工作和对未来职业发展规划，人事档案中记录员工职业发展轨迹，同时它也为员工职业生涯规划提供参考的信息。企业通过了解员工过去的职业经历，才能掌握员工的知识结构，了解企业整体人力资源现状，通过掌握这些信息，再结合企业未来发展，才能为员工制定良好的职业生涯规划。
3.人事档案可以优化人力资源的合理配置。随着信息化、全球经济一体化加速和国内法制体系的健全，以知识、信息、服务等为特征的新经济时代对传统人事档案管理实施合理配置，进而更好地促进企业的迅速发展。人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源不是静止的，它随着时间的推移、内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳配置。
4.人事档案有助于制定合理的管理规划。近年来，学界对人事档案管理的研究主要集中于人事档案管理问题与对策、人力资源需求，并且对人力资源的预测更科学、规范，从而制定出合理的管理规划。
5.人事档案使人力资源的管理水平得到提升。人力资源管理中，人事档案管理是重中之重，因为人事档案管理工作中的所有业务活动的展开都是围绕人事档案信息来的，所以人力资源的管理水平相应的也得到应有的重视，相应的管理水平也有所提升。
二、当前企业人力资源管理利用人事档案面临的困境
人事档案管理能为企业人力资源管理提供有利的帮助，但是现实中人事档案管理不好，人力资源管理在利用人事档案时就会面对各种困境。
1.虚假的档案材料妨碍了对人力资源的合理配置档案的基本特性，有时掩盖了其真实性，如果没有了真实性，人事档案也就失去了利用价值。如今造假学历、防伪学士学位证及个人简历的伪造、虚报年龄事件等层出不穷，导致人事管理混乱重重，出现了许多不必要的麻烦。诸多不对称的信息对未来人力资源配置的预测造成了重大的影响。并将使企业失去更多的人才。
2.人事档案材料分散，内容简单雷同，降低了人力资源的效力。
如今有些人事档案材料单一，内容抽象，无法体现个性特色，这种人事档案对企业的选人、用人失去了真正意义上的参考价值，以至于影响到员工的选拔和正常晋升等，不仅使员工的积极性受挫，还会导致组织不必要的损失。因此大大降低了人力资源的效力，增加了企业的管理成本。
3.人事档案管理人员缺乏专业性。人事档案一共分为十大类，每一类的材料都有不同的收集和整理标准和要求，不同时间产生的资料都有特定社会背景，要求人事档案管理人员拥有丰富的工作经验和鉴别资料能力。才能严控档案质量，严防虚假档案材料归入人事档案。再加上信息化的高速发展，要求人事档案管理人员还要具备运用电子技术、系统软件的能力，这样才有现代收集、管理、利用人事档案的能力。由于人事档案管理人员缺乏专业性和运用电子技术的能力，导致人事档案管理出现各种问题，为人力资源管理提供信息服务时也大打折扣。
三、充分发挥人事档案管理在企业人力资源管理中的作用的对策
1.充分利用人事档案的相关信息。人事档案是员工成长、经历的集中体现，它涵盖员工方方面面的信息，如果充分对它进行开发利用，人力资源管理利用人事档案的效率就会有显著提高。充分利用人事档案，就要懂得利用现代电子技术及管理软件信息技术，对它进行收集、分类、归纳、整理从而提高检索、查找和利用的能力。这样不仅提高工作效率，还可以为人力资源提供决策分析和需求预测；通过信息提取利用，能迅速为公司不同空缺提供匹配的人选；充分利用人事档案的相关信息，能对人力资源管理工作提供各种各样的帮助，所以是对其充分利用是非常有重要的。
2.提高档案管理人员管理水平。人事档案的利用效率直接由管理人员专业水平决定；为了人事档案在人力资源管理工作中发挥良好的作用，就要不断提高相关管理人员的专业技术水平和管理能力；企业可以通过送出培训、参观学习、定期测评来提高他们的业务水平，业务知识不仅是人事档案知识，还应包括法律、计算机技术、企业所从事行业的相关知识和管理知识，这样才有利于人事材料管理水平的提高。
3.切实提高档案管理人员的素质
人事档案管理人员良好的业务素质是促进企业档案工作规范化管理的首要环节和根本保证，切实抓好档案管理人员的业务技能培训。一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，现有的档案管理人员也应当努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。人事档案管理人员要有较高的政治素质、严格的组织纪律性和良好的职业道德，必须加强人事档案管理人员队伍的思想建设和业务水平，拓宽档案管理人员的知识领域，使其能够适应新的、更高要求的档案管理工作。同时，增强档案管理人员的服务意识，积极主动地与各部门沟通、协作，从而能够及时有效地获得各种信息，更好地为企业或组织的人力资源管理和为高层的决策提供服务。
总之，人事档案是企业或组织考察、了解和合理地使用人才的最重要依据，人事档案的基本特性决定了其在组织的人力资源管理中的作用是不可替代的.此外，健全、规范和真实人事档案管理对组织的人力资源建立与开发也有着十分重要的作用.因此，要充分发挥人事档案管理的积极作用，以促进人力资源健康、和谐的发展.
参考文献：
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作者简介：
李文娟，女，青海省建筑建材科学研究院有限责任公司发展经营合同管理部 经营合同管理专职人员。