青岛市即墨区城建档案馆 山东省青岛市 266000
摘要：随着新时代科学技术的进步和社会经济新的发展趋势变化，信息技术的不断低成本化与互联网带来的无处不在的信息技术应用，促使各行各业的信息化建设进入了一个新的发展阶段，即以数据的深度挖掘与融合应用为主要特征的智慧化阶段。这项工作的产生也是社会发展的必然结果和必由之路。基于此，以下对加强城建档案管理信息化建设的对策进行了探讨，以供参考。
关键词：城建档案管理；信息化建设；对策研究
引言
在城市建设发展中，城建档案的作用日益突出。立足信息化背景，传统的城建档案管理方式突显落后性，城建档案信息化建设势在必行，而且更加追求管理的高效性与科学性。为此，要结合行业发展，深入剖析城建档案信息化发展中存在的缺陷，不断进行优化与健全，将信息化管理方式的优势应用于城建档案管理实践中，从根本上为城建档案资源的高效利用创造有利条件。
1城建档案管理信息化建设的意义
1.1实现资源共享
在新经济状态下，经济全球化趋势日趋明显，档案资料信息化备受关注，是全球共享档案资料的有效途径之一。城建档案管理信息化建设可打破信息用户之间的阻隔，相互之间传递、开发与利用信息资源，促使信息资源发挥最大的价值。
1.2有效提升档案管理人员的工作效率和质量
在传统的纸质城建档案管理中，当工作人员查找某一信息时，档案管理人员需要查询很多档案，任务繁重，工作量也比较大，从而给管理人员带来了很多工作负担。但是城建档案的信息化管理能很好地解决以上出现的问题，能够摆脱纸质档案管理模式的束缚，将档案的相关信息上传到网络上，当工作人员查询信息时，可以通过查找、扫描等来寻找自己想要的信息，这就为工作人员提供了极大的工作便利，也能使他们的工作效率有所提升，从而为相关单位节省了很多人力、物力、财力等资源。
1.3是开展档案工作的新标志
传统的档案管理方法已经无法满足信息飞速发展的需求，档案管理事业无论是外在客观条件还是内在实际需求均发生着翻天覆地的转变，彻底改变了“手书写、管档案、收档案”的模式。档案管理人员应真正意识到档案信息化建设的必要性，采用与社会发展相适应的档案管理方式，以保证档案信化管理紧跟社会发展，为社会作出更大的贡献。
2城建档案管理信息化建设存在的问题
2.1其硬件设施和软件设施有待完善
在城建档案管理信息化建设过程中，其档案馆所拥有的硬件设施不完善，软件建设水平也不高，这就使城建档案的信息化管理系统存在落后性，不利于信息化系统在档案管理中作用的发挥。如城建档案中包含着很多图片、视频、文字等信息，而其信息处理水平并不高，软件建设还不完善，这就导致城建档案的信息得不到很好的整理、储存，影响到城建档案的管理效率，使得城建档案不能很好地为城市的建设与发展贡献力量。
2.2其安全保密性较差
档案的安全性工作在建设城建档案信息化过程中占有非常重要的地位。相较于传统纸质资料，数字资料所具有的安全性较低，在遭受互联网攻击后泄露信息的问题很容易产生。纸质档案的留存时间较长，而且可以借助笔记等对其真伪进行辨别，有效避免更改档案等问题发生。数字档案在诸多方面均与其存在差异，在网络的作用下前者具备了共享性，有关方面要查看资料可以借助网络技术，因而降低了信息的安全性，甚至可能会泄露需要保密的资料，严重威胁到资料安全。同时，相关管理部门对电子城建档案的安全管理力度不高，相关安全管理体系也不完善，这就导致了档案信息化管理安全保密性差的结果。
2.3 经费保障不足
充足的经费保障是实现城建档案管理信息化的基础。
信息化建设可谓是一次技术的革命，无论是硬件设备，还是软件环境的构建，都需要投入大量的资金成本。其特点是一次性投入，长期受益。但目前，我国城建档案管理信息化建设存在明显的资金短板，资金来源相对单一，对政府的财政拨款依赖性强，而城建部门中的档案工作，更多的是以财政预算为核心，将多数资金用在财政预算中，而在信息化建设中并没有更多的资金投入，从而使得网络通信、设备的引进受到限制。一旦出现资金不足，信息化的连续性和有效性将受到严重制约。
3加强城建档案管理信息化建设的对策
3.1进一步加大投入力度
一方面，应当进一步加大对城建档案信息化建设工作的人力、物力、财力投入。把城建档案信息化建设资金纳入到地方财政预算，选择逐年投入的模式来处理好档案基础设施建设和运行维护的相关问题。可通过自主解决、外包服务或者开放合作等不同方式，推进城建档案信息化建设发展，从不同的途径来获取更多建设发展经费。另一方面，应当确保城建档案信息化建设所涉及到的各类软硬件设施完整齐全，坚持从实际出发和严控成本的基本原则，确保档案管理部门能够拥有齐全的信息化管理设备设施，例如计算机、数码相机、扫描仪、复印机、移动存储设备、UPS电源、激光刻录机等。此外，还需建立更加安全系统的局域网络，保证城建档案信息化建设管理工作的有序推进。
3.2建设档案信息化管理结构
建设档案信息化管理结构，一方面是系统方面的建设。在城建档案信息化建设过程中，档案管理部门应立足于项目实际情况，合理设计各项指标，将纸质档案信息转变为电子数据。另外，在构建电子档案系统时，不得忽视数据采集这一环节，在自然语言功能处理过程中，应根据城建项目术语设计相对应的索引关键词，为用户查找提供便捷。例如，在搜索框中输入“工程”时，应迅速跳出“城市基础设施”“城市地下管线工程”等关键词。另一方面，则是硬件设备的投入。档案管理部门应从实际情况出发，基于适当超前的准则，购置计算机、打印机、扫描仪、交换器、服务器等设备。
3.3加强专业人才建设
城建档案信息化的发展必然会暴露出人员与系统发展的矛盾，以往城建档案管理人员只需要掌握传统的管理方法即可，这些人员缺乏计算机背景，信息化建设后这一问题就暴露出来了。一些城建档案管理工作人员综合素质偏低，缺乏系统培训以及实际操作经验，工作人员之间由于缺乏沟通，导致业务流程运转受阻，当前人员的素质和能力已经难以满足城建档案管理工作的需要。为此，要加强对城建档案管理人员的培训工作，提升其专业技能。要为其提供信息化方面的培训、系统软件操作技术培训，不断提高其操作技能，同时还要加强其服务意识的培训，鼓励员工树立起终身学习的理念，培养出爱岗敬业且具有较高操作技能的专业人员。新设备采购后要及时组织设备的操作培训，让员工都能掌握最先进的城建档案管理技术。
3.4积极完善法律法规，为信息化建设提供强大保障性支撑
对于新阶段的城建档案管理，要在遵循相关法律法规的前提下，以行业发展实际为前提，结合信息化环境，积极构建相适应的制度与规范，为信息化建设提供有力的法律依据，保证方向正确，强化指导作用的发挥，为信息化建设营造更加优质的环境。
结束语
综上所述，要以信息化时代为背景，将信息技术积极引入城建档案管理实践，将其作为城市发展不可忽视的内容，合理纳入城市规划，构建全新的档案管理模式，建立现代化管理机制，在高素质人才的助力与指导下，切实提升城建档案管理水平，为城市健康与稳定发展作出更大的贡献。
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