赵悌
天津开发区永道市政工程有限公司 天津市 300475
摘要：随着现代科学技术的发展,档案管理专门软件的开发,利用和升级,档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势.随着"数字化社会","数字化城市"时代的来临,档案信息化建设也步入了快速通道.管理微机化,馆藏数字化,信息共享化,已成为当今档案工作发展的趋势.
关键词：档案管理；信息化；创新理念
前言
档案管理一直都不受重视，导致其发展比较缓慢，跟不上时代的发展，档案记录着非常重要的信息，应该受到重视。当前，档案管理还是利用人工收集、整理、保管档案，人难免有失误的时候，可能会丢失、漏掉一些档案，为了提高档案的管理水平，应该使档案管理走向信息化，档案管理信息化可以解决很多的问题，又有很多的优点，实现档案管理信息化，方便信息、资源实现共享。
1 档案信息化管理的重要意义?
1.1 有效提高了传递速度和传递的安全性?
公文办理过程中，常会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况，传统的文件传递是靠邮政系统，由于传送时间受到距离长短的限制，加之文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，这就给档案人员归档和其他人员检索造成了很多不便。在应用计算机网络技术进行管理后，可直接通过网络进行传递，有效的提高了文件传递的安全性和及时性。?
1.2 提高了办公效率?
传统的档案管理工作中工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整齐全，避免漏写或漏抄。在用笔规范及字迹方面要求严格，在分类和统计方面要做到准确无误。而在应用计算机软件进行档案管理之后，在文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等方面就变得十分方便快捷，无论是起草文件还是办理传递都变得简单易行，有效的提高了办公效率。
1.3加强档案信息化建设，能够大幅度提升服务效能。
传统的档案管理多是依赖人工翻阅查找，在档案的利用方面存在查询慢、效率低的情况。而且一些年代久远的档案被屡次翻找，也会对档案资源造成一定的破坏，档案的破坏不可逆转，如发生档案损毁或丢失则会更加降低档案的保存和利用能力。开展和完善档案的信息化建设，可以有效保障档案的完整性，使所有的档案电子化、数据化，将所有的纸质档案封存保管，免受各种环境或人为的损害。电子化的档案可以大大提高利用的效率，只在一台电脑上就能完成往常需要往返库房反复查找的过程，直接打印出扫描版的电子档案即可，大大的节省了查询时间，提高了效率。?
2、档案信息化管理模式的迫切需要
2.1传统档案管理面对诸多困境挑战
新时期下档案管理作业需要满足在各信息资源整合、开发运用、决策分析等方面的诉求，体现档案信息的知识价值与内涵。但当前档案管理工作历史表现先是经历了手工、纸质管理阶段，后是实现了其与计算机信息化融合的过渡阶段，使档案管理作业更具便利与先进特性，但随信息化、网络化技术手段的不断发展，面对海量涌现的电子文件也确实显得疲惫乏力，难以体现档案管理与学生之间的个性化需求。
2.2档案信息化知识管理与传统档案管理具备共性合作基础
基于有关文献的著文表明，事实上目前国内信息化建设工作也面临着较多困境难题。一方面主要问题源于实践方面，国内在该领域工作开展多停留在“四不像”的浅表层面上，实践经验基础较为浅薄，且执行管理手段不够彻底。但是，不得不说的是，信息化背景下的档案知识管理与传统档案管理的理念融合、嵌套已成为必然，使二者的共性合作基础大幅提升，具备前景广泛的合作空间。
这是因为档案管理工作理念早已根植各行各业组织机构，虽然有些不予重视，但不得不承认其存在广泛的认可度，而这也恰好为档案信息化知识管理手段提供了切入的契机，档案信息化建设工作完全可以凭借档案管理的成熟理论与实践经验予以深入融合，使得档案管理工作中的大量文件能够得到持续的资源开发与有效整合，以保证档案信息资源的整合与集成，便于决策。
3 实现档案管理理念创新的方式
3.1 建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。随着社会发展的逐步完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。
3.2.建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。
3.3落实档案网络信息安全保障。在档案的信息化过程当中，随着电子技术的参与，越来越多的工作可以在网络中进行，因此注重档案在网络中的安全性是十分必要的。企业应该加强安全措施，档案管理人员也应该提高警惕，采取防范措施包括数据备份、身份认证等，避免和减少黑客对信息系统的危害。落实档案网络信息安全保障可以防止病毒和黑客的恶性攻击，提高了档案信息化建设的质量和效率。为了保证硬件设备的安全，要定期检查档案信息化中用到的硬件设备，检查服务器和网络的运行状态。完善数据备份，避免由于外界条件的变化而造成的数据的损失或者丢失。重视网络安全，在网络平台上可以设置在线报警系统，并且及时处理网络安全问题，强化防火墙等措施来确保档案信息应用的安全性。相关的技术人员要设置用户使用权限，避免用户越权限的操作行为，落实身份认证工作。
3.4提高技术支撑
技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。同时，还要建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。
4 结束语
随着信息化建设速度的加快，社会各个行业都广泛采用了信息技术，在档案管理工作方面也要大力引进信息技术，通过先进的信息技术取代繁琐的人工操作，不但可以减轻工作量，还能提高工作效率。实现档案信息化管理，不但要更新管理理念，还要不断创新管理方法，真正做到档案管理信息化，提高档案管理水平。除此之外，可以使档案管理工作发挥最大的社会价值。
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