蔺娟 苏春艳 苏娜
中航飞机股份有限公司西安制动分公司，陕西西安，710065
摘要：当前档案管理领域广泛使用信息技术，已成为推动档案管理现代化的重要驱动力。文中以档案管理原理为着手点，分析档案管理现代化中运用档案管理原理的措施。
关键词：档案管理；现代化；原理
从实际应用效果来看，档案管理现代化无论是在提升工作效率，减轻工作人员压力方面，还是在档案资源整合、共享、利用方面，均体现出了强大的应用优势。但是我们也必然注意到，在档案管理事业改革过程中，也有一部分员工在思想观念、业务能力等方面还没有同步地转变和提升，不能紧跟档案管理现代化的发展步伐。
1、档案管理对企业的主要作用
做好档案管理工作，对企业的科学规划发展有着重要的意义。如果企业在日常生产工作中没有记录完整的相关档案，那么企业管理者在做重要决策时，就没有相关案例支持，再加上对企业生产的产量估计不足，很可能会做出错误的决策，导致企业经营不利，无法产生良好的经济效益。
企业档案能够为企业管理者提供新的经营方式。完整的企业档案生产记录，可以更加科学地展示出该企业的发展情况，企业管理者可以通过档案较为清楚地了解到企业发展的规律，从而制定相关生产经营政策，以在当前不断发展的经济社会中提高企业的抗风险能力。
2、档案管理原理的基本内涵
2.1 档案的动态管理
档案管理的方式方法、思维理念并不是一成不变的，而是要紧跟行业发展趋势，适应现代化发展需要，动态地进行调整、创新和优化。档案的动态管理原理，就是以档案管理事业的深化改革作为参照，让档案管理的工作方式得到动态的、持续的创新。以档案管理制度为例，近年来数字档案的比例不断上升，运用动态管理原理，针对数字档案的特点，在原来的档案管理制度上，增加关于数字档案收录、保存、利用的内容。随着管理制度的动态调整和补充完善，才能够为数字档案管理工作的开展提供必要的参考。从整个档案管理事业发展的角度来看，坚持运用动态管理原则，也是确保档案管理事业实现可持续发展的基础。
2.2 档案的系统管理
系统管理是档案管理原理的基础，主要是指在档案管理过程中将所有档案管理工作内容汇聚成一个整体，并通过对内容的划分来进一步规划档案管理工作，减少档案管理过程中一些不必要的繁琐，提高档案管理工作质量。档案管理原理在现代化档案管理中的应用要求档案管理人员打破自己原有分割式的管理模式，形成一个系统化的档案管理思想，在整体观念下对档案系统开展管理，提高档案管理效率。运用系统管理原理，可以实现不同岗位、不同工作的统筹协调，形成合力，有助于档案管理目标的达成。
2.3 档案的整分管理
整分管理主要是针对档案管理的每一个步骤进行，包括信息的收集、整理、统计以及档案编号几个方面。“整”主要体现在对档案管理的整体进行分析，确定档案管理的基本方法与管理规律，总结出整体档案管理的功能。“分”是指针对档案管理中各个细节处采取特别的管理方式，根据档案管理的不同进行分解调整，然后收纳归类，方便管理。利用整分的管理方式既可以保证档案管理的稳定性与整体性，又能针对问题提出解决方法，极大地提高了档案管理的效率，也更有助于实现现代化。
2.4 档案的反馈管理
档案管理现代化发展是一个探索前进的过程，期间不可避免会遇到各种各样的阻力和问题。例如，运用信息管理平台是档案管理现代化的一个重要内容，运用信息设备、应用软件，可以代替档案管理人员高效率地完成许多工作，优势显著。但是在实施过程中，需要档案管理部门投入较多的资金，包括前期建设费用、中期使用费用和后期维护费用。很多规模较小的基层部门，没有足够的资金引进和使用档案管理信息系统。
这种客观存在的现实问题，成为制约档案管理现代化的重要障碍。利用档案的反馈原理，可以通过实时的反馈工作开展信息，将档案管理现代化进程中遇到的问题及时地反馈，然后做出相应的调整，优化工作方案，为档案管理现代化发展营造良好的环境。
3、档案管理现代化中档案管理原理的运用
3.1 加强理论研究，为档案管理提供指导
档案管理原理和相关理论的研究，能够为档案事业发展提供参考，让档案管理现代化发展少走弯路。因此，在档案管理的理论研究方面，应当始终走在行业发展的前列，才能提供前瞻性、预见性的支持。基于档案管理原理的理论研究，重点把握以下几个方面：首先，开展充分的调研。理论研究如果脱离了实际，就会变得空洞，不具备参考意义。为此，研究人员应当具备丰富的一线工作经验，对档案管理工作开展情况、实际遇到的问题等，有全方位的了解。针对现阶段存在的不足、遇到的问题，通过创新理论加以解决，提高档案本身的实用性。其次，做好理论应用的反馈与收集工作。将理论与实践联系起来，观察理论应用中还存在哪些不足，不断加以完善，始终发挥指导、参考作用。
3.2 完善基础设施，为档案管理夯实基础
档案管理的现代化，需要有完善的基础设施作为支撑。档案管理机构需要拿出专项资金，顺应行业发展趋势，做好本单位内部配套基础设施的建设工作。在硬件方面，档案存放室内部需要安装空气温湿度调节装置、杀毒灭菌装置、防火报警装置等。加强档案存放环境管理，避免因为空气潮湿导致纸质档案发霉，或是因为虫蛀导致纸质档案损坏等问题。对于数字档案，除了安装计算机管理系统外，还可以在大厅放置几台自助服务设备，满足档案使用需求。在软件方面，从档案管理和利用角度出发，运用大数据技术、云计算技术，对海量的馆藏资源进行整合，实现资源的共享。基于档案的动态管理原理，做好数据的定期更新、动态维护、容灾备份等工作。
3.3 重视队伍建设，为档案管理提供人才保障
新时期的档案管理工作者，既要熟练掌握和运用相关的原理、理论，同时还必须利用档案管理原理指导具体工作的开展。加强队伍建设，就是要培育一支既可以胜任理论研究，又能够高效率完成工作的复合型档案管理队伍。一方面，要紧跟档案管理现代化发展趋势，通过研讨、交流等方式，对现有的档案管理原理进行丰富和创新，提高其内容的丰富度，为下一步工作的开展，以及领导的科学决策提供理论依据。
另一方面，要积极学习新技术，学会使用新设备。特别是熟练掌握大数据技术，在档案资源的价值挖掘、整合利用、共享共用等方面提供智力支持。为档案管理工作者提供多样的激励措施，除了薪资激励外，还可以通过职务晋升、公派进修等途径，让档案管理工作者提高积极性、胜任力。
3.4 提升保护力度，保证档案资料的利用价值
无论是纸质档案还是电子档案，都需要加强保护，只有确保了档案资料本身的完整性和安全性，才能为今后档案的利用提供必要的材料。档案管理部门要结合当前的馆藏资源，针对不同类型的档案，采取相应的保护措施。纸质档案方面，除了上文所述的完善配套的设施外，档案管理工作者还应当尽快做好纸质档案向电子档案的转变工作。利用扫描仪等设备，在不影响档案信息完整性和精确性的前提下，以电子档案形式存储起来，然后做好备份工作，这样就可以很好地避免纸质档案随着时间的延长而出现破损、丢失的问题。数字档案方面，则要着重做好保密、安全工作。例如，设置登录密码，启用防火墙，安装杀毒软件，采取数字认证技术等一系列措施，营造安全的网络环境，切实保护数字档案的安全。
结语
在企业内部管理中，档案管理属于重要环节。为提高企业工作效率，为促进企业长期可持续发展，提升企业的管理水平，建设企业文化，企业应当重视档案管理，建立完善的档案管理模式，做好档案管理。
参考文献
[1]唐玲.档案管理原理在档案管理现代化中的应用研究[J].才智,2019(25):226.
[2]马敬.档案管理现代化中档案管理原理的运用[J].现代经济信息,2019(04):148.
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