张建业
山东农业工程学院 山东济南 250000
摘要：文秘工作是一种独特性较强的工作岗位，在工作单位中具有特殊地位。根据相关领导的指示，文秘人员要在日常工作中合理协调相关信息，并且灵活地调整各层关系。因此，文秘工作主要承担上下层信息传达和沟通协调的辅助作用。本文针对提高办公室文秘工作水平和质量问题进行探讨，借此研究改进和提升工作质量的策略。
关键词：文秘工作；有效策略；办公室
引言：在企业内部构造中，办公室是较为重要的场所，也是员工日常处理事务的主要地方。文秘工作需要承担很大工作量，要求员工面面俱到，协调各方，将各个部门的工作都理顺，在确保质量的基础上提高效率。因此，公司对文秘人员的选择需要严格把控，不但要对工作基本流程熟练，并且灵活使用电子设备，而且还要拥有良好的沟通能力和语言把握能力，只有这样才能真正做好文秘工作，做好上下级的衔接。
一、确保办公室文秘的工作水平和质量的必要性
不论是什么样的企业，办公室都是发挥行政和管理职能的主要场地，需要完成相当大的工作量，其中主要包括行政管理工作，一方面要认真完成上级传达的各种任务，另一方面还必须顾及到下级工作的具体情况，完成好各项细节要求。除此之外，内外部的情况也必须掌握，对内办公室需要在各个员工之间统筹兼顾，对外则需要在经济交易以及沟通方面做好协调工作。由此可知，企业内部的管理离不开文秘人员的工作能力以及专业素养。因此，企业必须要正视文秘工作所处的位置，注重采取措施改善文秘工作的效率和质量。
二、确保文秘工作质量和水平的相关对策
1.注重对文秘培养理论知识
在社会发展迅猛的情况下，为了能够让文秘工作更加适应社会需求，需要在理论知识方面得到强化，并且将理论知识内化于自身应用到真实工作中去，使其对实际工作加以指导，从而帮助工作单位更好地进步从而迈向更高大的舞台。与此同时，文秘工作还需要时刻注意国家新出现的一些法规政策，以及深入学习我国的发展方向，充分根据国家政策指引，从容面对各种本职工作，让和文秘相关的其他工作都能得到提升。
2.对办公室的文秘数量加以拓展
大部分企业单位具有很长的产业链，需要做各种种类不同的工作。所以办公室文秘工作内容比较多，加班加点的频率非常高，让不少工作人员不想在办公室文秘工作上消耗所有精力，这次的文秘人员的数量和企业办公室工作的要求不相符。在大量工作的压力下，企业只能交给兼职或者临时的人员加以处理，但是这种员工没有经过专业训练，经验不足，很难更好地将办公室的工作做到位，这在一定程度上阻碍了企业日常工作的运转。在对文秘人员进行更好的专业培训之前，企业应当对文秘数量适当增加，由此解决短暂的文秘需求，通过数量增长的方式来弥补质量问题，使文秘人员进行合理的分工。例如，将以往文秘一个人的工作量分配给两个人，要求文秘人员只完成特定的工作，当遇到突发情况时，文秘人员需要根据办公室主任的指示下进行。虽然这样的方式可能增加薪酬成本，但办公室的工作效率得到一定程度提升，也是一种值得尝试的方式。
3.在员工培训方面对文秘工作人员进行强化
办公室文秘在工作效率方面需要得到组织机构领导的重视，对文秘员工开展相关技能培训，鼓励员工不断拓展自身知识储备，实时更新知识技能。通过信息化手段对文秘工作的效率进行改进，使工作压力得到减缓。文秘人员要注意在工作培训的过程中，倾听组织机构的指引，经常性对理论知识加以巩固，通过这种方式，对文秘员工的专业能力加以调整和提升。文秘员工还需要结合新社会动向，比如关注相关部门发布的和本公司息息相关的政策，深化文秘自身对工作理解的透彻程度。在培训时还要时组织还要注意在职业道德修养方面唤醒文秘工作者的意识，促进文秘人员工作主动性的提升。让文秘人员更加有兴趣将自身精力奉献给公司，用更加积极的态度对部门关系进行协调，严格按照员工工作守则，奉献自己投身于工作之中。
4.对文秘升职考核制度进行创建
为了让文秘人员提升工作质量，需要在文秘，升职考核制度方面进行调整。由于文秘人员的工作内容能对整个组织的运行产生影响，关乎组织运营的命运，严重影响组织机构整体发展走向。随着文秘人员工作频率的增长，内容复杂和缺乏灵活性的工作让文秘人员态度愈发消极。组织机构应当关注员工自身职业发展，在专业技能培训结束之后让文秘人员在现有时间之内高效完成工作。以工作质量和工作态度依据，对文秘人员加以考核，为考核表现良好的员工提供升职机会。把考核频率设置为每半年考核一次，这在某种程度上可以强迫性地让员工增强工作水准。按照考核模式组织机构可以评选出有较强综合能力的人员，给予他们更高发挥的舞台，提升文秘人员自信，促进文秘人员工作的改善，让他们在考核的指引下有意识改善工作能力，为组织机构发挥自己更大的价值。
5.在文秘工作中开展奖惩制度
目前，组织机构发展的相关实践说明，奖惩制度是提升文秘人员工作效率的较好方式。尽管文秘工作在工作内容方面非常枯燥乏味，但为了能够改善文秘人员工作状况，奖惩制度是必须执行的。它可以促进组织机构激励制度的构建，让文秘员工之间形成危机意识，防止懒惰慵懒风气形成，处于中间位置的办公室作用十分关键。办公室的领导可以将升职、加薪以及旅游等各个方面作为奖励的方式，改善文秘员工的工作观念，增加对于文秘工作鼓励的频率。
三、结束语
总的来说，作为办公室管理的重要组成部分，怎样提升文秘工作质量和水平非常关键。但是办公室文秘工作质量和水平的提升并不是短暂时间可以解决的问题。所以相关领导必须要在管理文秘人员的过程中，以事实情况为参考依据，抓住办公室工作的具体要求和特点，实施有针对性的管理模式，只有这样，才能真正达到促进文秘工作质量和水平提升的目的。
参考文献：
[1]孙立君.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].办公室业务,2020(14):102+107.
[2]祁迪.办公室文秘工作质量和水平提高策略[J].中外企业家,2020(02):254.
[3]魏玥科.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].办公室业务,2019(16):72.
[4]崔文萱.提高办公室综合管理工作质量和水平的有效策略分析[J].现代经济信息,2018(24):129.