李小红、刘洳妤、党玉
中建安装集团有限公司，江苏南京 210023
摘要：在现阶段，多数国有企业已经从运营和发展的角度认识到了物资采购内部控制的重要性，并且正在认真探寻符合国有企业实际发展的物资采购内部控制制度。并且将加大物资采购的内部控制作为国有企业快速、稳步及健康发展的有效手段。本文探讨并分析了国有企业物资采购的特点和重要性，提出了国有企业物资采购内部控制的有效策略，希望对国有企业的长远发展有所支持。
关键词：；物资采购；内部控制
1引言
随着过程中市场经济体制和招投标制度的逐步完善，市场竞争日趋激烈，相关企业可以通过对原物资的内部控制来控制物资成本。有些国有企业为了拿到物资的供货权，不断降低物资的供应价格，最后在供货的时候偷工减料，由于以上原因物资采购的内部控制才被提出来，国有企业才越来越重视内部控制。
2国有企业采购物资的内部控制问题
2.1需求和采购计划在形成时的主要风险
在物资购买之前，需要对物资进行基本情况的进行摸底，例如预算价格、物资类型和供应商筛选等。此步骤存在计划不周的风险，例如没有提前提出到货需求，没有根据实际情况购买，不按照计划数量或要求随意进行购买等情况。另外采购流程较长，效率低下的同时由于领导干预造成采购问题频发。
2.2物资采购合同的管理和执行不到位
国有企业采购合同的具体条款以互联网或供应商或分支机构经理或项目经理与物资供应商协商后提供的所谓“标准模型合同”为基础。采购合同中没有明确的条款就被有些人认为是默认规则，不应在纸面上写明。造成的后果就是国有企业的采购业务承担了不可控制的风险，给未来的采购业务合同的实施带来了风险。管理采购合同有三个方面：（1）负责签署采购合同的人法律意识较低，以及对合同执行风险的认识不到位。（2）采购合同的样式不统一，采购合同有很多管理方面的漏洞。（3）采购合同在执行和管理过程中存在着监督既不规范也不完善的问题。工程项目主要基于项目经理。在采购物资方面，项目经理通常独立完成采购工作并且购买多余的物资。也不一定要严格根据物资的质量选择，有可能被收买，拿取好处，用次品来代替优等品，多拿的好处全都进了自己的腰包等情况的发生。直接影响项目的成本和项目的质量。
2.3偷工减料降低工程质量
在某些情况下，为了赢得投标，国有企业盲目地降低了获得项目的价格，并实施了低成本策略。国有企业在过程中会因为预算不够而昧着良心的降低产品质量，从而导致质量事故不断发生。这些豆腐渣项目的出现会导致人民的生命安全没有保障。
2.4关于物资采购的信息没有及时交流
在物资采购过程中，国有企业缺乏有效地内部信息沟通和交流，只是用电话简单沟通增加了传输物资采购信息的风险，并在管理国有企业物资采购信息方面造成了漏洞。
2.5验收过程的问题
验收的关键是根据合同检查和检验选择购买的商品，并确保其质量符合承诺或有没有遵照规定执行。此阶段的主要风险：模糊的验收要求，不能按照正常程序进行验收以及验收过程的异常情况不被重视，最后导致会计核算对不上或所购物品折损。
3采购物资的有效内部控制策略
3.1制定采购计划并创建采购系统
首先，图纸的和设计要求来计算对物资的特定要求，并将其以电子数据的形式加载到项目物资的要求列表中。人员根据价格的近似预算表，并针对各种物资和需求制定合理的采购计划。
采购计划需要有关的领导的批准。同时，国有企业可以建立有关的采购小组，共同选择可靠和高质量的供应商，以确保采购活动的公开透明。国有企业必须建立和完善物资采购的定价机制，以最大限度地减少人为因素对采购价格的影响。从而有效地降低了购买价格中的问题，并遏制了贪污腐败的行为。除此之外，国有企业将在购买物资后加强验收，接受技术人员和仓库管理人员的严格验收，统一入库检查，仔细注册物资明细，为以后的使用和验证做好准备。另外，在购买物资时，必须确保有关物资采购的信息不中断，并及时了解业务的现状和业务发展中的问题。国有企业应注意收集物资采购信息，包括市场上物资供应的实际情况，物资价格的波动等，并及时发现在传递物资采购信息的过程中存在的问题，以避免产生不良后果。再有，国有企业定期举行适当的采购会议，以加强有关物资采购信息的传递，加强对物资采购的内部控制，确保信息交换的效率和顺序，避免出现物资不够或者多余的问题。
3.2改善采购合同的签订和合同执行的管理
在有关部门批准了采购申请后，采购部门应尽快确定采购物资的范围。在领导同意的情况下，可以以采购订单的形式购买零星物资。对于大宗物资及设备，国有企业必须明确说明其在规格、价格、数量、类型、交货方式、付款方式、违反合同等方面的责任。并与合格的供应商签订标准的采购合同以确保双方都的权利和义务。为了做好购买物资之前和购买过程中的控制以及购买之后的验收与检查，需要与物资供应商签订正式的采购合同，并由财务和审计部门共同参与。正式的购买协议一般都是一式三份，国有企业财务、档案室和供应商各一份。其次，采购部门必须不断监督合同的执行，以确保合同的及时执行。可以使用以下方式进行监督：加强验证绩效，并督查物资的供应商以履行其义务。如有各种问题，及时采取措施，与对应供应商联系，并及时采取措施，到最佳解决方案，减少业务损失。如有必要，可以补充、修改甚至取消协议，让供应商承担其违约责任。
3.3建立健全的采购监督机制
在市场经济飞速发展的情况下，国有企业面临着日益激烈的市场竞争环境，如果要在激烈的市场竞争条件下发展并保持高效运行的状态，需要建立可靠的监督机制。如果创建了内部审计部门，则必须确保高度独立性，以便内部审计部门可以对国有企业的各个方面进行全面的监督。特别是物资采购的监督。首先，建立完整、独立的上报机制。当国有企业的运营和管理出现问题时，有关的人员必须及时向国有企业的管理层和高级管理层报告。国有企业必须确保其报告渠道是完全开放的，以便国有企业的高层管理人员能够真正了解基层的实际情况。其次，组建一支由高素质的检验和监督专家组成的团队，并提高培训水平。检验和监督人员不仅需要具有特定的表达能力，而且还需要有关法律和财务方面的知识体系。最后，定期邀请相关专家来国有企业做专题讲座，使全体员工能够养成积极发展自我学习、自我提高和自我完善的技能，使员工能够充分理解实际工作和发展状况，从而改善国有企业物资采购内部控制情况。
3.4加强物资采购信息的内部和外部传递
改善国有企业物资采购信息的内部和外部传输，加强物资采购信息的交流和反馈，使用电子采购、互联网和通信工具等加速信息系统的建设，发送、共享和提供反馈信息，以改善物资采购内部控制的有效性。同时，我们需要改善我们的监督机制，以监控物资的采购，监督和审计采购的日常活动，并快速识别和应对采购风险。
结束语
国有企业通过制定合理的计划和方案来参与采购过程，以避免采购错误，在市场经济环境中最大限度地利用各种资源进行招标，并确保物资质量。应当强调内部控制的重要性，其目的是提高国有企业的盈利能力，提高国有企业的效率以及实现国有企业稳定、可持续和健康的发展。
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