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新形势下做好干部人事档案管理研究

发表时间：2020/11/24 来源：《基层建设》2020年第22期作者：张华莉

[导读] 摘要：干部人事档案是干部工作的重要凭证，人事档案记载了干部学习、工作等多个方面的情况，是其成长的“自画像”。

        什邡市医疗保障局四川什邡 618400
        摘要：干部人事档案是干部工作的重要凭证，人事档案记载了干部学习、工作等多个方面的情况，是其成长的“自画像”。由于当前档案管理工作存在弊端，加上部分人受到利益的驱使，对档案进行涂改、更换，这些问题给档案工作带来了隐患，此外，严重影响到人事工作纪律。基于这种情况，相关工作者应当完善档案管理工作，提高其日常工作效率，提升工作质量，选择更加合适的方式来认识档案管理工作。本文对新形势下做好干部人事档案管理进行分析，以供参考。
        关键词：干部人事；档案管理；研究
        引言
        人事档案能够让我们了解到人才的各项信息，并结合人才信息来科学、合理地应用人才，从真正意义上做到“人尽其才”。要完成新形势下对人才市场档案管理提出的新要求，作为其内部的一名档案管理工作者，有必要努力探索新的管理举措，以更好发挥出人才市场档案的资源优势，提高为社会的服务能力。因此，笔者结合工作实际，并针对当前人才市场档案管理中存在的问题，提出新的对策，以期对提高人才的有效合理使用发挥重要的信息服务作用。
        一、新时期干部人事档案管理重要性分析
        （一）认真鉴别，保证人事档案的真实性
        一要鉴别材料是否属于应归档的范畴，对于不属于归档范围和重复多余的材料应清理出来，视不同情况分别处理，退还本人或登记报批销毁；二要对材料内容真伪进行鉴别，判定材料的保存价值；三要鉴别材料是否齐全、完整，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查明后再行确认是否归档；四要鉴别材料程序是否完整、手续是否完备，不完备则应完成补办手续后再归档。
        （二）动态收集，保证人事档案的及时性
        要经常了解有关政策和制度，坚持集中收集、经常性收集、定期收集档案材料。在日常工作中了解掌握档案材料产生的“时间点”，不仅能在相应时段收集好材料，及时归档，也能做好提醒核对工作，减少工作环节，提高工作效率。在每年相对固定的时间段内，一些部门会形成相对固定内容的材料，如年度考核、工资普调、先进表彰等都在年底进行，可在年初集中收集对应的表格。当人事档案记载的内容如学历、学位、职务、职称发生变动以及党员发展，都会相应形成反映变化过程的材料，如毕业生登记、学位申请、职称评聘、任免审批等表格，就需要经常性收集。在重要时期如党代会、职代会的召开，领导班子的换届等活动时可定期收集相应的人事档案材料。
        二、目前人才市场档案管理工作存在的主要问题
        （一）硬件配置未到位
        人才市场的档案管理，特别在经济欠发达地区，存在着严重的档案管理硬件投入不足。有的地方迄今没有实现馆员办公室、阅档室和档案库房的“三室”分开，有的没有给档案库房配置防盗门窗，以及室内保持档案保藏质量的去温机、温湿度表等硬件设备。还有的引入现代化管理手段，如网络与电脑，有的建立了数据库，但技术应用大多停留在辅助档案材料目录的录入等简单操作。
        （二）缺少健全的管理体系
        首先，相关部门收集归档制度相对来说不够规范，导致档案管理者执行不严格，档案工作很难形成联动性，人事档案无法快速调动，其工作效率大打折扣。其次，部分工作人员收集归档工作不到位，收集的资料不齐全，缺乏准确性。例如，档案的规格存在问题，档案袋难以存放档案；材料填写不规范，字迹模糊或随意涂改现象频出；材料没有按照相关要求填写，也是档案管理中经常出现的问题，质量难以得到提升。
        （三）利用效率不高
        干部人事档案是在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的历史记录材料，是组织干部人事工作的重要基础，是维护干部合法权益的重要依据，在干部的选任管理工作中发挥着重要作用。

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而目前很多干部人事档案仅仅停留在立卷归档保存阶段，档案材料“只存不用”的情况较为普遍，甚至出现不少档案仅在干部退休时使用一次的情况。
        三、新形势下如何提升档案管理工作和服务水平
        （一）加强档案管理现代化水平配置配备
        针对人才市场档案管理的配套设施建设不足，应积极争取当地政府的高度重视与支持，一是划拨资金，投入设施设备，实现档案管理“三室”分离，引入并应用现代化技术手段，如网络、电脑等硬件设施，建立起多种检索工具，提高档案信息查找利用。二是科学编制人才市场档案专职人员的配备，实行统一管理和调配，保证其福利待遇收入和职务晋升，促进其工作的积极性。
        （二）加强制度建设，推进管理规范化
        加强顶层设计，依据《条例》，并结合自身实际，对现有干部人事档案管理制度进行规范完善，细化有关措施，使现行制度既符合政策要求，又兼顾实际，切实可行。通过完善的制度规定，明确各工作环节的管理职责，严格依法遵章办事，严格规范执行。以“管好档案”为工作的根本出发点，有效落实档案收集、整理、保管、使用等各项规章制度，把干部人事档案管理工作做细做实，确保工作全过程符合规定要求，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。对于干部人事档案管理方面的好做法好经验，要以制度的形式予以明确和固化，建立长效机制，以制度创新推动干部人事档案工作各项改革落地生根，取得实效。
        （三）加强从业人员队伍建设，提供人才支撑
        干部人事档案工作必须要明确专人负责，要组建一支思想政治过硬、工作作风优良、业务水平精湛的高素质、专业化干部人事档案工作人才队伍。如果本单位管理的干部人事档案卷数达到一定数量，必须要按照中组部的要求配备相应数量的专职管理人员，对于兼职档案管理人员，也应该考虑到工作量和工作负荷，确保有足够的人力资源投入到干部人事档案的管理工作中。为了符合现代化人事档案工作的需要，应培养选拔一批综合素质高、具有一定现代化科技知识、年龄相对年轻的同志充实到干部人事档案队伍中，持续加强政策和业务培训，特别是要加强干部选拔任用、工资晋级等组织人事方面业务知识的了解和掌握，不断提高从业人员的专业技能，建强队伍建设，为提高档案质量和管理水平提供有力保障。
        （四）将信息技术与单位人事档案管理工作结合起来
        人类社会发展已经进入信息化时代，在信息化水平不断提高的前提下，单位人事档案管理的发展同样需要借助电子技术实现新突破，电子信息技术之所以能够赢得大众青睐，主要原因在于其便利性与高效性，信息时代人们更加注重效率与便捷。此外，人事档案的信息化管理在实现资源共享的同时，确保人事档案能够长期保存，较好地弥补了人事档案纸质化管理的不足。另外，电子信息技术在完成高质量信息传输时，能够将电子信息技术与人事档案管理工作有机地结合在一起，在实现工作效率提升的同时，促使人事档案管理工作迈向新的发展阶段。作为人事档案管理人员，我们要明确一点，统一的规范和标准是确保档案管理信息化建设能更好地整合外部信息资源的关键，同时也能促进资源共享以及长期保存。
        结束语
        干部人事档案管理，需要由内至外进一步加强安全措施，单独凭借法规和制度对管理人员进行行为约束，或者只是通过技术手段实现个人信息安全的安全保障，都不能满足安全保护的需求。因此，只有两种措施双管齐下，才能为干部人事档案安全管理奠定坚实的基础。
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