罗景
国网河北省电力有限公司临西县供电分公司 河北 邢台 054700
摘要：企业档案管理信息化融合了信息技术与档案管理两个领域的特点，是知识经济和网络环境发展下的必然产物，是新时期企业稳定发展的重要保障。它通过全面收集企业信息资源、系统整合，提高企业项目的实施效益，影响企业的未来发展格局。推进档案管理信息化建设，就要提升档案信息化建设意识、建立健全档案信息化标准规范体系、强化档案信息化建设技术、注重档案管理人员团队建设，与时俱进，才能将企业档案管理信息化建设与企业经济效益协调发展。
关键词：企业档案管理；信息化；建设
引言
企业档案管理信息化建设有助于提高企业档案查找以及档案应用效率的提高，对于企业效益的增加以及企业的可持续发展具有重大意义。然而，我国企业在档案管理信息化建设的过程中还存在着发展水平较慢、信息化程度低以及专业人才缺乏等问题。在今后的档案管理信息化建设过程中，企业要从内部入手，建立健全档案管理的机制，建立统一的信息化管理平台并加强监督。
1档案信息化建设内容
档案信息化，是把档案按照信息记录的方式进行整理，便于对档案的利用。总体来说，档案信息化可以分为整体和细节两类。从整体来看，就是一面很复杂的档案信息关系网，那么档案信息化就是要捋清这个关系网之间的联系，然后进行信息化归纳整理。从细节上看，档案就像档案信息的毛细血管，是整体档案的分支，各司其职的同时又相互联系。随着我国科技的发展，档案信息更加细致、全面，便于查找，同时也可以在档案中寻找到更加符合实际的档案信息，为人们所利用。所以，在档案信息化建设中，只有从整体和细节两个方面共同入手，才可以建设出更好的档案信息化，才可以让档案信息化在现代社会快速发展，为人们提供便利，为社会作出贡献。
2企业档案管理信息化建设过程中存在的问题
2.1发展速度较慢
目前，我国企业档案管理的信息化建设发展速度还较为缓慢。这种状况的产生与决策者的理念紧密相关。企业领导对于企业档案管理的信息化建设不够重视，这在很大程度上对企业档案管理的信息化建设产生了阻碍。另外，我国很多企业都未摆脱传统档案管理模式的弊端，制约了我国企业档案管理信息化建设的进程。
2.2信息化水平较低
档案信息化管理的过程中需要科学准则的指导，然而，在传统的企业档案管理过程中，很多重要的文档只是被混乱地存放在电脑之中，并未经过科学的分类和管理。这导致企业在搜索信息的过程中花费的时间较多，查找效率低下。信息化水平的低下会直接导致企业资源的浪费，造成不必要的损失。信息化水平较低也与企业管理制度的不完善紧密相关。相关人员应做好计算机与网络和软件的融合工作，吸收过去的档案管理经验，制定科学合理的信息化管理准则，提升企业档案管理的信息化水平。
2.3管理人员安全保密意识较差
企业档案管理信息化建设在利用互联网技术的同时也要承担一部分安全风险。某些黑客的入侵会造成企业信息的泄露，管理人员的疏忽也会给企业带来一定的风险。企业的管理人员由于安全保密意识不强，使企业档案管理信息化建设存在漏洞，为企业信息管理的安全增加了隐患。除此之外，我国企业的档案管理人员素质参差不齐，有很多员工并未经过专业训练，也缺乏档案管理的基本知识。另外，许多档案管理人员受传统档案管理模式的影响，对新事物和高科技的接受能力较差。以上情况都容易导致企业档案管理信息化建设出现问题。
3企业档案管理信息化建设的优化策略
3.1提升档案信息化建设意识
提升企业档案管理信息化建设意识，一方面，提高企业管理人员对信息化的意识，公司应该对管理人员进行档案信息化的宣传和有针对性、特色性的培训。另一方面，在员工中做大规模的档案信息化的宣传，让公司职工对档案信息化覆盖的计算机、扫描仪、网络、光盘等硬件电子设备和适应企业发展的软件设备整体有所了解，督促全员在办理和档案有关的事物时从纸质化逐步迈入电子化办公，提高资源利用率。
3.2建立健全档案信息化标准规范体系
建立健全档案信息化标准规范体系，首先，根据企业自身对档案信息化建设的要求制定规范化的工作流程、工作制度和管理标准，达到内部统一规范。建立长效的运行机制和专门的运营维护部门，定期根据企业的实际经营情况进行补充、修订、完善。其次，建立严格的档案信息安全管理制度，要有对突发事件、非法访问、非法操作、病毒入侵的防范措施，防止泄密事件发生。
3.3强化档案信息化建设技术
强化档案信息化建设技术，首先，企业需要加大资金投入力度，铺设更稳定的网络系统、引进性能更高的硬件设备，将科学技术运用到档案日常管理中，加快档案数字化、网络服务化的进程，将资源共享开放到最大程度。其次，在软件提升上积极引入行业内适合本企业发展的软件，让档案立卷、排列、检索等功能都可以全自动化，提高软件在日常办公中的使用率。最后，在科学的档案管理方式的前提条件下，还要不断创新实践，开发更适用于本企业的专门档案管理软件和办公系统，进一步提高企业档案信息化管理质量。
3.4智慧型档案库房的建设
合理利用先进的信息化技术和管理理念，构建库房设备万物互联、人机交互的安全防护体系成为保障档案安全的必然趋势。将视频监控、灭火设备、密集架、电力系统、UPS 电源、门禁、加湿除湿一体机、空调等原本孤立运行的设备连接起来，实现库房安全管理的全贯通。当库房温湿度发生变化，达到预警阙值，温湿度感知设备触发预警信号，库房管理系统解析、判断风险类别，自动控制空调、加湿除湿器工作，调节库房温湿度。当监控到库房出现高温情况，触发火情预警信号，库房管理系统能够定位疑似火源，并检验密集架状态，自动控制密集架闭合对档案进行封闭保护，同时发起声光警报、短信推送和紧急弹窗，通知档案管理人员紧急处理。非法入侵监控获取预警信号后，智能门禁自动闭合并发声光报警，灯光自动打开，视频监控锁定移动目标并进行跟踪录像、人脸识别和调焦抓拍，库房管理系统通过短信推送、紧急弹窗等方式通知档案管理人员。
3.5注重档案管理人员团队建设
注重档案管理人员团队建设，一方面，对档案管理人员进行专业化培训，包括信息技术、网络技术、计算机技术、企业软件等学科的培训学习，加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育。并聘请专门的技术人才从理论和实践两方面对档案管理人员的培训加以指导。另一方面，注重引进档案管理信息化方面的专业人才，不仅要求是有着丰富的档案管理专业的知识，熟悉档案管理信息化收集、保存、提取方面的工作流程的专业人才，还要是对法律和计算机也有着较高认知的复合型档案管理人才，从而优化企业档案管理人员的结构。
结束语
企业档案全面真实地记录企业的管理决策、人员流动、资金周转、技术改进等活动，是企业资产和文化的重要组成部分。它可以以文字、图片、声音等形态存在，具有珍贵的保存价值。档案信息化建设对档案工作的模式、流程、利用上都有着巨大革新。在现代信息技术和网络环境的快速发展下，企业档案管理建设的高度也影响着企业发展的战略资源，实现档案信息化已经成为了时代所趋。
参考文献
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