如何提高办公室文秘工作质量和水平

发表时间:2020/11/24   来源:《教育学文摘》2020年8月第23期   作者:高宁
[导读] 办公室文秘工作是企业对于内外事项能顺利处理的重要环节,占据企业发展过程里的中心地位,这项工作作为老板与员工之间一个交流的桥梁,直接决定着整体的办公质量,在公司各大活动当中同样担负着不可或缺的责任和地位。
        高宁
        陕西华彬雅店煤业有限公司  陕西省咸阳市彬州市  713500
     
        摘要:办公室文秘工作是企业对于内外事项能顺利处理的重要环节,占据企业发展过程里的中心地位,这项工作作为老板与员工之间一个交流的桥梁,直接决定着整体的办公质量,在公司各大活动当中同样担负着不可或缺的责任和地位。对此,提高办公室文秘的工作质量和水平这项任务势在必行,本文对此展开讨论,对目前文秘工作的现状和进一步提高的策略做以阐述。
        关键词:办公室文秘;高效工作;企业
        引言:
        文秘工作作为企业发展中一个必不可少的内容,在日常工作也较为繁忙,因此相关的文秘工作人员必须具备优秀的职业能力和沟通技巧才能有效提高工作效率,促进办公进度更高效的完成,他们的工作水平对企业内外部沟通进展起着决定性影响作用[1],他们工作效率的好坏都影响着办公室整体的办公质量。对此,要想提高办公室的工作质量,首先对文秘人员做好管理和培训,提升他们的工作水平,进而提高整体的效率。
        一、目前企业中办公室文秘工作情况
        如今在企业里都会有文秘相关的工作岗位确保企业内外沟通工作的进行,一个企业如果缺少文秘工作者,将会造成职责串通、权责混淆等不利于企业正常发展的状况,对此文秘人员的存在是相当必要的。
        然而在一些企业中,尤其对于小企业单位来说,为了减少员工工资的负担,他们对其内部的文秘人员的录用大多是经验不够丰富技能不够标准专业的人员[2],能解决日常的工作琐事,但对于一些较为正式和重大的活动他们的能力就不能应付,因此企业当中文秘人员的专业技能和水平有待提高和培训。
        还有部分企业认为文秘人员的存在多此一举,没有专门的文秘办公人员[3],这些企业的管理者要求企业内部其他员工在日常工作中共同处理一些办公事项,使得最终的办公进度缓慢,办事效率低,造成制度不规范,企业工作氛围也受到影响。除此之外,一些企业当中关于文秘工作的管理制度不够完善,对文秘工作没有严格的监管制度,使得文秘人员工作出现松散、没有积极性、工作不够上进等不良工作态度,这会导致文秘工作没有价值意义,影响整体的办事效率。而且关于文秘人员数量的安排上,出现数量不合理,造成人力资源的浪费或是紧缺的现象。
        由此看来,为保证企业正常有序的运作,文秘岗位的存在以及对他们工作质量和水平的提高十分必要,为了保障企业内部能够正常持续的运作,保证部门之间良好的交流沟通,企业负责人需要重视文秘人员的职业培训和能力的提高,从而保证办公有效地进行。


        二、提高办公室文秘工作质量和水平的策略
(一)建立严格的办公室规章制度
在办公室内部首先要制定完善的办公室文秘工作的规章制度和职责要求、工作流程和标准[4],在办公室文秘的招聘任用的过程中层层把关,经过严格的入职面试选拔、考核评估以及培训之后在岗位工作,对此,相关的人事领导和其他有关负责人要担负起职责,按照规章制度严格聘用文秘人员,保证最终录用的文秘人员具备专业的职业能力和职业素养,确保后期工作的有效开展。同时,对日常的工作中规定严格的制度,并随时考察员工的表现和工作完成情况,并适当建立奖励机制,可以采用现金、旅游、促销等激励措施来提高文秘工作人员的工作态度,对员工表现恶劣情况给予合理的惩罚和警示,以此保障制度的有效性,从而确保文秘工作质量的高效。
除此之外,由于文秘工作日常接触人员广泛,因此文秘人员自身要具备对企业资源能够自觉维护的意识,要求自身有严格的纪律性和保密性,对企业的重要信息不能违法代卖和泄露,坚决以企业为中心,与企业的发展团结一致,不做有损于企业正常发展的事情。
        (二)定期组织对文秘人员的工作培训
        为了更好提高文秘人员工作水平,提高整体办公质量,需要定期进行文秘人员的工作培训,培训内容应当主要围绕文秘人员的职业能力、拓展能力以及职业道德素养三个方面。确保文秘人员具备优秀的职业道德素养,并能够掌握核心的专业职业知识的同时运用拓展技能提高工作效率。
        培训课采用多种形式,如线上视频培训、线下面授指导、理论学习和考试等,以该类培训模式来大大提高他们的工作方法和效率。与此同时,企业应当重视培训工作的开展,能够对培训的开展投入经济资源,确保培训工作的有效性并且营造专业知识和学习的氛围,提高员工的自我修养和能力,从而保障文秘人员取得最佳的培训效果。文秘的定期计算机培训使文秘能够更有效地操作计算机和制作办公文件。在办公操作方面,应当注重文秘人员的计算机操作技能水平,熟练的计算机应用能力在一定程度上可以提高工作效率,突破传统的办公模式,使得办公进度大幅度提升。对此,在培训中加强员工计算机操作能力是一项不能缺少的拓展技能的培训内容。
        (三)对文秘人员数量合理设定合
        文秘工作本身工作量较大并且工作内容较为繁杂,如果文秘人员的数量较少,便会使得所有文秘人员的工作负担加大,工作任务无法有效完成,从而影响工作的整体效率。而如果文秘人员过多也会造成工作量供不应求,从而造成文秘人员工作过于轻松,而没有了工作的紧张感和主动积极性,使得员工之间互相推赖责任,造成不好的工作氛围。因此,合理安排办公室内文秘人员的数量,使得工作任务在有效完成的前提下能合理分配给各个文秘人员,保证人力资源没有剩余也没有紧缺,确保工作的顺利开展有效落实。
        三、结束语
        总的来说,文秘工作是办公室工作内容的重要组成部分,它工作的水平不但决定着办公室的工作部署同时还发挥着代表着部门形象的作用,因此加强文秘工作质量和水平是必须要落实的任务,办公室有关人员需要自觉增强个人职能的责任感和紧迫感,不断学习和完善自己工作,以企业为中心点,实现全局化的服务,将所学的专业知识和技能有效地应用到实际工作当中去,在实践中提高工作的效率和水平,发挥最大的价值作用。
        参考文献:
[1] 姜希. 如何提高办公室文秘工作质量和水平[J]. 才智, 2016, 000(012):272-272.
[2] 张洁玲. 如何提高办公室文秘工作质量和水平[J]. 现代国企研究, 2017(10):75.
[3] 范华飞. 如何提高办公室文秘工作质量和水平[J]. 企业改革与管理, 2017, 000(012):199.
[4] 王军锋. 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J]. 科技经济导刊, 2018, v.26;No.638(12):211+213.
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