左薇薇
广西壮族自治区桂林市桂林中学 541001
摘要：在中学档案管理中，传统的纸质档案管理存在许多弊端，比如存取不方便、纸张易破损、原件易丢失等等，不能满足高等教育信息化的趋势，根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》要求，到2020年实现以信息化为核心的档案管理现代化。中学档案记录着学校各个阶段的发展历程，对传承和发扬学校精神起到了极大的作用，具有较高的保护价值，因此加强档案数字化建设势在必行。目前，在各地区各中学开展的档案数字化建设中，将数字化档案管理系统广泛应用到各中学的档案管理时出现了一些问题。本文主要分析中学档案数字化管理现状及对策分析
关键词：新时代；中学档案；数字化管理；问题；对策
引言
随着互联网时代的迅速发展，信息化程度的日益提高，档案数字化建设已是中学数字校园必不可少的一部分，因此各中学应从思想上高度重视，制定积极有效的管理手段，完善相应的管理制度，加大对人才的重视和培养，投入充足的资金，持续稳健地推进中学档案数字化建设。
一、档案数字化概述
所谓档案数字化实际上就是合理利用不同形式的信息采集设备转化档案的一个过程。档案管理人员在将纸质档案的数字化处理时，主要是使用扫描设备采集信息，将纸质档案元件阵式中的信息元素分解出来，转化为电信号，然后输入至计算机内部，最终将档案以图像文件的形式呈现出来。目前，常见的纸质档案转化为以计算机处理的数字化格式档案方法主要有以下几种：（1）扫描纸质档案并将其以图像方式进行存储，或者通过OCR字符识别的方式将纸质档案转换为文本文件形式。（2）合理运用缩微胶片影像或者数码相机拍摄的方式将纸质档案转化为数字化档案。由于直接扫描纸质档案将其转化为数字化档案的方式具有便捷形态与经济性的优势，档案管理人员应该在完成纸质档案的数字化处理后，及时地进行图像文件的储存，才能确保信息数据库档案资料建立工作的顺利完成，为后续档案数据信息的快速检索和引用做好充分准备。这就要求事业单位必须紧跟时代发展的脚步，增加档案数字化管理体系建设的投入，提高事业单位档案信息化管理的水平，充分发挥事业单位在社会经济发展中的积极作用。
二、中学档案数字化建设困境
（一）档案信息收集不够科学
目前来看，中学档案的数字化建设囊括了输入、储存、输出三个主要环节，进一步细化可分为四个步骤：第一步是解决档案的收集问题，将档案进行数字化录入；第二步是解决档案的数字化存储问题；第三步是完成档案的基本梳理，通过适当的渠道对数字化档案资源进行公开，能够进行初步检索及利用；第四步是进行档案的深入处理，进行“数据化”转换，具备对档案内容深度解读的能力。其中要求每个环节都能够利用数字技术，进行筛选和归类，形成一整套的管理流程。档案收集是档案管理的基础性步骤，档案收集主要有两个途径，一个是中学内部直接生成的档案，包括了新档案和需要转化的旧档案；再者，是从其他机构、组织和个人处接收的档案。档案的收集是档案管理的基础性工作，但是目前来看，档案收集只注重实质内容，收集形式不统一，整理工作不规范，同一类型的档案存在多种形式和标准。
国家档案局颁发了《文书类电子档案检测一般要求》，对档案的“四性”提出了要求，即在归档环节，要做到“真实性”“完整性”“可用性”和“安全性”。
（二）档案检索不方便
从实践中来看，部分中学已经初步具备了数字档案检索的能力，但是检索方式上还存在问题。档案数字化的目的是为了更加高效、便捷地对档案进行管理，但是在档案检索过程中，一般是通过“关键词”进行检索。在档案调用的时候，仍然采用目录式搜索、全文检索、关键词检索，利用效率低下。数据检索的范围，往往也只限于对结构化数据的检索，而对半结构化、非结构化数据的检索与深入挖掘很少。这样就对档案的录入提出了要求，只有统一规范的档案录入标准，才能够高效地检索出相关信息。目前在档案录入的过程中，没有统一的转化标准，只是简单地将相关信息予以复制收入。而且在传统的档案管理过程中，只能到学校或者是学院的档案室查询纸质版档案，受到时间、地点的限制。
三、解决新时代中学档案数字化管理问题的措施
（一）实现中学档案数字化建设与各部门系统之间的资源共享
中学档案数字化建设应纳入数字校园建设中，从全校角度出发，使中学档案数字化建设与数字校园建设同步，加大高校档案数字化建设力度。档案数字化建设也要与校长办公室、教务处、学生处等相关部门积极沟通、协调配合，争取实现系统、教务系统、学生管理系统与档案数字化管理系统的有效连接，从而实现资源共享，提高档案收集与整理的工作效率。档案数字化建设与其他软件实现有效对接后，通过资源共享，可达到如下效果：一方面，使档案资源更加完整、真实、来源可靠；另一方面，通过授权可使教职工与学生通过网络更加快捷地查阅相关信息，省去传统管理模式下的人力资源管理，节约了时间，提高了管理效率。
（二）加大资金投入，更新办公设备
档案数字化体系的建设作为一项系统性工程，必须投入大量的人力、物力以及财力支撑，才能确保后续档案数字化管理工作的有序开展。这就要求，事业单位必须根据自身发展的实际情况，深入分析和研究数字化技术和设备应用方面存在的不足，并以此为基础编制完善的档案数字化管理实施方案，同时加大先进设备和技术引进的力度，为档案数字化管理工作的开展提供全面的支持。目前，我国事业单位档案数字化管理中应用的专业设备主要分为软件设备和硬件设备两部分，对于软件设备来说，相关部门在开展软件设备的研发工作时，应该将系统兼容性问题作为首要考虑的问题。而针对硬件设备应该在加大设备更新投入资金的基础上，做好现有设备的维护保养工作，才能在延长设备使用寿命的前提下，促进档案管理工作效率和水平的有效提升。
结束语
科学技术的发展为各个行业带来便利的同时，也提出了更高的要求。中学的档案管理方式也必须要做出适时的改变，才能适应新形势的发展。通过数字技术推动档案工作的发展，实现数字化与中学档案管理工作的深度融合，完善中学档案数字化的构建，为中学建设提供新助力。
参考文献：
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