拉合卓玛
（青海省海南藏族自治州档案馆 813000）
摘要：档案工作属于崇高事业，印证着历史，为现实服务，同时又着眼于未来。在档案工作中，档案收集是一项基础性工作，是机关档案管理原则贯彻落实的重要环节与首要措施，提供给档案工作管理服务对象，在档案工作中占据起点位置。因此，在档案收集工作开展过程中，坚持科学发展观指导，转变工作理念，维护档案安全与完整，促使档案管理工作不断强化，达到有效利用档案目标，确保档案工作能够持续发展。本文将重点分析档案收集工作中存在问题，结合实际情况提出改进措施。
关键词：机关；档案；收集；加强；改进
一、引言
在机关档案工作中，档案收集工作为首要环节，是工作起点，占据重要地位。当前，我国机关档案资源建设工作不断加强，其收集工作则更加重要。机关档案室中获取档案资源主要手段为档案收集，档案室藏档案质量与数量取决于收集工作效果。机关档案收集的完整与齐全情况，对机关档案工作其他环节产生直接影响，特别是直接影响开发利用机关档案[1]。因此，只有将机关档案收集工作做好，才可确保档案完整与齐全，继而提供给档案工作可靠保障。
二、档案收集工作情况分析
1. 收集工作主要内容
机关档案收集工作是指依照国家与党有关规定，采用例行接收制度与专门征集办法，将分散在个人、机关中有价值档案收集到个机关档案室与档案馆中的工作。以广义角度进行分析，机关档案收集工作表示接收本机关中需归档材料的工作。档案室中档案主要来源为机关部门中办理完成文件。归档文件材料表示机关中需归档保存的文件材料，在机关中，所需归档文件材料由四部分组成，详细如下：其一，上级机关文件材料，如本机关需贯彻执行文件材料、与本机关业务相关联文件材料、本机关指导性文件；上级召开需贯彻执行会议的文件磁疗；由上级机关向本机关转发文件，代上级机关草拟且采用文件印本与最终草稿等。其二，本机关文件材料，如本机关工作会议、党团体会议、行政领导会议、代表大会、专业会议中产生的文件材料；机关颁发的正式文件；机关中形成的统计报表、报告、总结、工作计划、人事工作文件、财务和会计文件、反映科学技术管理和业务活动的专业文件材料；下级机关请示、本机机关批文，本机关请示、上级机关批文等。其三，非隶属机关与同级机关文件材料，如非隶属机关与同级机关中颁发的非重要业务法规性文件，本机关协商、联系工作往来文件。其四，下级机关文件材料：如下级机关报送的工作报告、计划、总结、统计报表、典型材料、科技文件、财务预决算、备案性文件材料等。
2. 收集工作重要性
在机关单位的档案管理中，档案收集为首要环节。若档案材料零散且无序的保存，将提供给部分重要档案资源持有者可乘之机，在管理中出现被动现象，继而导致内部管理混乱。因人员流动，档案由职能部门或个人自行保管，有效的监督管理机制缺乏，若关键人员跳槽或者离职，可能出现管理层面的断裂现象，无法延续工作，甚至出现独有知识产权与信息、机关机密流失，导致损失无法挽回。档案属于原始记录，详细记录着未申请专利、未公开的机密或者技术，占有档案也便是占有机关机密或者技术。因此，机关单位应当将档案资料收集工作做好，避免因知识产权、技术流失，对机关单位发展与生存产生影响。
三、档案收集工作存在问题分析
我国自改革开放以来，全面建设档案管理有关工作，并初步建立起结构合理、门类齐全的档案资料体系。然而，很多单位并没有完整收集与归档文件材料，并在档案室中立卷归档，出现到处分散现象，在很多年以后，材料丢失不见，在使用时无处可寻，工作被动。当前，机关档案工作者存在两个难题，其一是收集质量差，其二是收集工作难，表现为归档材料收集不齐全，不符合档案完整率有关要求；归档材料无法及时收集与归档，对档案整理过程中其他工作环节产生直接影响；收集归档的技术资料、文件材料与要求不相符，档案收集质量降低。主要问题包括以下几点：
1. 只重视上级发来的文件
在档案收集工作中，部分工作人员仅仅重视上级文件，对于本单位中产生文件不重视，包括工作制度、各类名册、统计报表、会议记录、财务预决算，以及与外单位签订的协议书、协定、合同、人民来信来访材料等。以法律角度进行分析，这种行为违反了《档案管理法》，需坚决纠正。以反映本机关工作活动角度进行分析，相比于上级机关发来文件，本机关形成工作材料更加重要，可将本机关职能活动反映出来，应当收集齐全。
2.只重视收发等级文件
机关档案收集工作仅仅重视经收发等级文件，对于未经收发与等级文件归档更加忽视，例如，上级机关组织会议中带回文件、机关内部使用文件、本单位开会形成文件，以及基层访问记录、调查报告、职工调动介绍信、党团组织关系等。在机关档案收集工作中，不管是未经过收发等级文件，还是经过收发登记文件，均为归档范围，需彻底收集，保障归档文件完整且齐全[2]。
3. 只重视转发件、印件、正件收集
部分机关在档案收集过程中，仅仅重视收集红头文件的印件、正件、转发件，对于同一文件的定稿、附件、被转发件、电报等有关文件的收集管理工作不重视。然而，在实际工作中，同一文件的定稿、附件、被转发件、电报等更加重要，应当与红头文件的一起收集与归档，不可分散保存。
四、档案收集工作问题产生原因分析
1、领导及有关部门不重视档案收集工作
当前，现代信息化技术广泛应用，出现了很多电子文档，保存格式形式多样，使用的软件更新迅速，增加了档案收集工作难度。然而，实际工作过程中，档案管理者的意识不强，领导及有关部门不重视档案管理工作，这就使得工作人员未得到应用重视，工作态度十分被动，积极性差，缺乏创造性，对档案收集工作质量产生影响。
2、制度不完善
我国自颁布《机关档案工作条例》、《中华人民共和国档案法》以后，档案收集工作有章可循，且有法可依，相比于过去有着很大加强与进步，但受到诸多因素制约与影响，存在弊端与不足。很多部门或单位中档案管理制度不健全，很产生很多实物、图表、图片、音像、资料等，那些应当收集存档区分不清，这就出现该归档的资料未收集、不在范围内的资料被收集的现象。另外，档案收集为有步骤、有计划、日常工作，部分单位平时不重视管理、收集，在年底时穷于应付、临时突击，增加收集难度。
3、档案收集方式单一
在信息化时代中，互联网与计算机的普及，档案并非纸质档案，电子档案广泛应用。在网络接入以后，档案室中文献编纂、档案查询、目录检索均更加方便，然而，部分工作人员墨守成规、思想落后，并未充分认识到电子网络先进性与重要性，对电子档案收藏忽视。
五、机关档案收集工作对策分析
档案收集是对保存分赛在个人、部门、机关中档案，有计划、有组织地在综合档案室中分别收集的活动。机关档案收集工作质量对其他业务开展产生直接影响，决定其他业务工作优劣。因此，在档案业务管理中，档案收集工作具有重要作用，属于关键性工作环节。
1、领导及有关部门重视档案收集工作
在机关档案收集工作中，工作人员需产认识到工作重要性，并高度重视，才可将档案收集工作做好。领导部门对于工作的重视程度，以及部门人员参与程度，均影响着档案收集工作效率[3]。其中，领导重视为做好档案收集工作重要张张与前提，各领导应当充分认识档案收集工作，给予重视，依照机关有关规定，成立档案收集工作小组，在各部门中指定1-2名工作人员为兼职或者专职人员，负责收集机关档案，同时，在单位发展整体规划中纳入档案收集工作，推动发展。除此之外，培养机关业务部门的档案收集意识，与档案工作者交流沟通，确保文件材料能够收集齐全，将工作过程中形成资料与文件材料移交给档案室，养成及时归档习惯。
2、建立健全档案收集有关制度
机关档案收集工作开展过程中，为了确保工作有序进行，需完善本机关档案收集有关制度。完善机关档案收集制度十分重要，是机关收集与归档文件材料、科学与及时移交档案的重要依据。当机关中具有完善的档案收集制度，才可确保档案收集归档有关工作能够有法可依。机关档案在收集过程中存在一定难度，为了有效解决此现象，应当制定档案收集归档制度，采用制度形式，固定档案收集归档制度，对归档时限、归档范围进行明确，确定不该归档材料与应当归档材料，依照有关规定，对档案进行定期收集与归档。工作文件材料在完成处理以后，需向有关部门移交，统一归档与保存，个人与部门不得拒绝移交。机关中档案收集归档制度需不断完善，才可有效规范档案收集工作、归档工作，实现规范化与制度化档案收集工作管理[4]。
3、使用灵活多样方式进行档案收集
机关档案收集工作应当具有多样化形式，抓住人员调动、调整内部结构、各种检查等机会，全面清理各部门文件材料，将分散在个人与部门中需归档材料进行收集。工作人员主动上门，对有关人员、机关领导在执行任务或外出开会时的文件材料进行收集整理；了解各阶段的中心工作，对阶段性活动中文件材料及时收集与整理。机关档案收集工作在内容方面，不仅需收集齐全已形成文件，还需关注文件办理情况与形成过程，及时更正制度与要求不相符、程序不全文件，督促移交情况，及时发现有价值档案。另外，档案室应当主动收集，积极到各部门中，做思想动员工作，针对档案主动收集，保障了档案的完整与齐全。
4、提高收集人员综合素质
在机关档案收集工作中，档案收集工作者素质高低具有关键影响。在新形势下，机关档案收集工作对工作人员素质要求更高，应当提高工作人员综合素质，确保档案收集工作质量。收集人员在工作过程中，素质保持最佳状态，有助于档案收集工作顺利开展。因此，应当实施有效措施，做好收集人员的培训管理有关工作，提高其业务素质。新时期背景下，机关档案收集人员应当不断完善自身的档案知识结构，学习档案知识有关知识，丰富知识，同时，学习计算机知识，逐渐法阵成为复合性人才，以便机关档案收集工作能够长远发展[5]。
六、结束语
档案属于人类生活原始记录。在人们日常生活中，档案为重要凭证，安徽这参考作用，维护了人类社会历史的真实面貌。档案管理是以档案为物质基础，为开发档案信息资源必要条件。档案室中有了档案以后，整理工作、编目工作、鉴定工作、保管工作、统计工作才具备真实的物质对象，一旦没有档案，档案工作就如同无米之炊，因此，在机关档案管理工作中，收集档案工作十分重要。机关档案收集工作在开展过程中，应当重视提高管理人员综合素质，完善有关管理制度，提高领导的重视程度，同时采用多种方式开展档案收集工作，以便保障档案收集工作质量，推动档案事业健康且持续发展。机关档案收集工作有着多种办法，不局限于以上几种，档案工作者应当开拓思路，勇于创新，在工作过程中，探索与总结更有效方法，为档案事业发展作出贡献。
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