黄爱玉
中国灌溉排水发展中心 北京100054
摘要：随着我国经济的不断发展,对事业单位的发展提出了更高的要求,事业单位要满足国家发展的需求就需要进一步进行改革发展。而在事业单位改革和发展的过程中,因档案管理涉及到的内容比较繁杂,同时又对事业单位各项工作的开展具有极其重要的作用,加强事业单位档案管理工作的改革,让其变得更加规范和标准就显得尤为重要。为保证事业单位改革工作的顺利进行,加强事业单位档案管理规范化标准化建设成为必要环节。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；路径
1新常态下事业单位档案管理规范化和标准化的现状
1.1重视程度不足
在新的经济常态下,事业单位在进行改革和发展的过程中,应当加强档案管理规范化和标准化建设,为各级事业单位的改革和发展提供有力的保障。但是在实际的工作过程中,部分事业单位未能及时地认识到档案管理建设的重要性,始终将经济效益放在工作的首位,忽略了档案管理对事业单位工作的优化和管理作用,导致其对档案管理的规范化和标准化的重视程度不足,严重阻碍了档案管理规范化标准化建设工作的持续推进。
1.2档案管理人员信息化处理能力低
在信息化突飞猛进的当下,事业单位档案管理人员信息素养、综合素质都难以充分适应工作需求。当下很多档案从业者不是档案专业毕业的,也未经过专业的培训,缺乏对档案管理信息化的理念认知,在新思想、新思维方面,整体知识储备薄弱,对待现代信息技术的掌握、数据的处理等都不够熟悉,总体来说工作缺乏有效性和针对性。
1.3事业单位信息化构建中缺乏良好的技术设备
如果想要将事业单位的档案管理充分与信息化建设相互融合,最要紧的就是在发展和构建过程当中引入先进的技术设备,并且将前沿的科技与现当代的信息化建设相融合,这也是信息化建设最重要的内容。在进行档案管理的整个过程当中,如果没有高新技术设备的话,就难以称得上是信息化建设。就目前的发展阶段来看,事业单位在档案管理工作未来的发展上依旧是一种缓慢的节奏,主要是由于没有对档案管理设备予以投入,大多数还是采用较为传统的设备。随着现代化发展进程加快,传统的设备更加难以跟上时代的发展步伐,而且这些设备在运行过程当中很容易出现一些问题,要运用大量的人力、财力和物力进行修复,在很大程度上降低了整个档案管理的效率,也会对档案管理自身的安全性具有非常大的影响。落后的设备很难为档案管理的信息化提供帮助,反而会带来许多的不确定因素和严重的影响。由此,设备上的匮乏对事业单位档案管理信息化建设带来了非常大的影响,阻碍了信息化建设的快速发展。
2事业单位档案管理信息化构建的主要策略
2.1增加对资金的投入力度
不管什么样的项目构建都需要投入很大的人力、物力和财力,工程项目建设与企业的管理也同样如此。人力、物力和财力的大量投入是确保整个项目能够顺利开展的必要保障。而在事业单位当中,构建信息化的档案管理,则需要对传统的设备进行更替、换代,这时候就必须要投入大量的资金进行支持,才能够为进一步建设信息化管理程序提供保障。由此可见,事业单位的建设需要相关部门予以支持,运用现代化的管理模式,有效地改进传统管理当中的方式以及硬件设施(例如打印机、计算机、扫描仪等),确保档案管理信息化的构建更加顺利。在针对设备进行更换的过程当中,档案管理人员则需要对运行过程当中的每一份数据进行记录,然后再转移到设备的运用和管理过程当中。除此之外,事业单位的档案管理还需要有足够的安全性,保证管理过程当中的资料和数据不会外泄,由此则需要构建相对完整的安全系统,确保档案信息在运行当中不会丢失、不会被窃取,让信息能够充分得到保护。
2.2增强数字化档案管理的构建
在传统的事业单位档案管理工作过程当中,所管理的内容以及相关信息需要进行实时的备案,然后再整理成纸质的材料或者进行分类管理。伴随着长时间的保存、翻阅、查看等,所保存的材料势必会出现一些瑕疵或者丢失,此时,信息技术的运用尤为重要,通过信息化的管理,能够给人们的生活带来全新的转变,给相关人员的档案管理工作提供很大的便利。事业单位在后期的档案管理和工作过程当中,将信息化手段运用其中,能够更长久地对事业单位的档案管理提供保障,是档案管理工作的重要优势所在。事业单位的档案管理在工作过程当中,需要通过信息化建设进行分类管理,规避之后信息化建设当中会出现的一些漏洞,或者是一些很难解决的问题。有些档案需要永久保留,这时候就需要进行特殊化归类,然后再进行数字化管理,为后期进一步完善、永久性地保存奠定重要基础。
2.3完善制度机制,规范化档案信息化管理
一是事业单位需依据自身具体状况,不断优化和完善档案管理制度,即注重网络技术人员与档案管理工作人员之间的管理,结合相关规章制度来确保两者之间的有效沟通,以此来确保事业单位档案管理信息化的有序建成;二是事业单位可结合实际情况来制定对应的绩效考核制度,并与档案管理人员的薪资绩效相联系,以此来调动档案管理人员的工作积极性,大大提升档案管理信息化建设的科学性与合理性;通过建立并完善奖惩机制,依据档案管理人员工作的具体表现来对其进行一定的奖惩;三是事业单位需制定科学合理的维护检修制度,指定专门的网络技术人员对所有软硬件进行定期检修和更新,从而保证档案管理信息化平台的作用得以全方位地发挥,为广大人民群众提供更加便捷、安全、优质的服务。
2.4完备设施,提升效能
一是事业单位应按照相关规章制度来对相应的信息技术进行有效应用,对科学合理的的档案管理操作系统进行建设与开发,且配备规范化管理设备,搭建起一个切实有效的档案信息运营网站,开展信息化操作与管理,借助多样性的网页形式来开展对应的档案信息服务,方便社会大众通过事业单位档案信息运营网络来获取所需信息;二是事业单位需具备更高的档案信息资源管理数字化程度,利用数字化与信息化管理进程来确保每一个部门之间的信息共享与共建,也有利于每一个部门在第一时间内整合对应的档案信息资源,结合相关规章制度搭建起有机的资源整体,并利用档案管理操作系统来更加高效地来自信息化管理;三是事业单位需具备更强的网络技术水平与工作平台建设能力,积极应用各种有意义的图像、文本、视频等档案资料,以此来不断充实档案信息资源数据库,从而真正实现档案管理的数字化与智能化。
2.5优化队伍建设
优秀、高质量的档案信息化管理工作需要有正确的管理观念作为支撑,也需要有优秀的管理人才以及富有凝聚力的工作团队。首先,领导要带领整个团队自上而下转变工作观念,树立正确的档案管理信息化工作的意识,明确档案信息化管理的具体内涵,针对目前工作的优势、不足进行调整,针对性地强化整体的应用意识。其次,强化对人才的培养与引进。在实践中,单位可以利用内部竞聘的方式来调动人才的积极性,使工作当中没有消极怠工的人,激发其主观能动性,同时也可以邀请专家来讲座,实现定期培训,建立高效的档案管理团队。使每个人都能发挥最大的价值。同时装备好现有的队伍。最后,要实施轮训学习,不断更新管理的意识、信息化管理方法与工作技能。尤其是要对队伍整体的计算机应用能力和技能进行针对性培训,真正培养出高素质、有责任心且热衷于档案管理的人才队伍。
结论
事业单位档案管理工作走向信息化的道路,不仅仅是由于信息技术的进步,也是社会效率提升的必然选择。事业单位在档案管理信息化建设上要做好与社会共同进步的准备。在这个过程中,需要优化自身的信息管理水平,与单位的运行情况相结合,探索真正适合自身发展的科学道路。了解最新的网络信息、计算机技术以及应用软件,为今后档案工作的有效展开奠定基础。
参考文献：
[1]刘洪宇.“互联网+”时代事业单位的档案管理创新探讨[J].中外企业家,2019(36):106.
[2]许波,谭思亮,王晋荣.基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析[J].科技与创新,2019(22):114-115.