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公司档案管理中的难点及对策

发表时间：2020/11/30 来源：《基层建设》2020年第22期作者：王红梅刘军峰韦伟

[导读] 摘要：随着企业深化改革，企业管理制度持续完善，档案作为企业重要资源与资源，彰显出越来越重要的作用，有必要做好研究分析工作。

        山东公用集团汶上水务有限公司山东济宁 272500
        摘要：随着企业深化改革，企业管理制度持续完善，档案作为企业重要资源与资源，彰显出越来越重要的作用，有必要做好研究分析工作。文中以公司档案管理为着手点，分析做好档案管理的具体措施，为类似研究提供借鉴。
        关键词：档案管理；存在问题；解决措施
        企业档案是一个企业在其科研、生产、经营和管理活动过程中逐渐形成的具有保存价值的各种文件资料的总和，档案管理作为企业的一项基础性工作，服务于企业管理和发展的全过程，为其提供强有力的支撑。
        1、企业档案管理的重要意义
        在当今时代，信息成为企业生存发展的重要资源，档案资料也是企业发展的重要资源之一。企业档案是保存记录企业经营管理过程中各项活动的原始记录，是企业发展过程中积累管理经验、创新历程、科技研发、工程项目等内容的重要体现，是企业核心竞争力的重要组成部分。一方面，有助于为企业决策、提高竞争力提供一定的依据，并为企业深化改革、推进结构调整升级的可行性分析与预测提供重要的基础依据；另一方面，企业财务档案所提供的资料、凭证是维护企业合法权益，避免企业遭受经济损失，确保资产保值增值和企业生存发展的重要资源。
        供给侧结构性改革中，不论企业“三供一业”移交、还是“处僵治困”等工作都或多或少涉及企业档案，档案处置问题不仅关系到资产和职工权益的维护。同时，企业档案中包括了企业生产经营活动的文书材料、财务会计档案、人事档案、基建档案等，都是对企业发展真实、完整的记录，对于解决后续工作中出现的问题、做好档案工作交接提供了重要的凭证。企业档案不仅是记录企业经营管理过程真实面貌的一项基础性工作，更能反映一个企业管理水平，以全面提升企业档案管理为手段，有利于提高企业工作效率和工作质量，是现代企业制度下企业发展的必要条件。此外，在日益激烈的市场竞争中，企业档案同样记载着企业的发展理念和成果，是企业文化与价值理念等实力记载的重要源泉。因此，提升档案价值的认同，在充分尊重历史的基础上，制定符合时代发展、契合企业文化的战略对提升企业的软实力有着重要的作用。
        2、档案管理的现状和存在问题
        2.1 业务素质较低
        对企业档案进行信息化管理，要求管理人员具备专业的素质和良好的业务能力，充分掌握档案管理方面的相关知识、信息技术以及网络知识，还应该熟知信息化管理的工作流程，坚持自身的职业操守，严格按照档案法的规定进行操作，遵守企业的各项规章制度以及工作纪律。由于部分管理人员对档案信息进行管理时，进行数字化处理、传输和使用过程中不具备强烈的网络安全意识，影响了档案信息的安全性，在一定程度上阻碍了档案信息化的发展。
        2.2 档案管理效率低
        在机关事业企业运行中，由于生成的文件材料数量很多，所以对管理效率提出了很高要求，要求档案管理人员快速完成材料内容梳理，完成整个档案收集归档工作流程。传统档案管理工作的流程复杂，包括档案收集或其余部门提交-档案审核-档案录入-档案存放-档案信息展示，而在档案应用中，也需要经过多个手续，降低了档案的管理效率。所以在信息获取和处理方面存在一定的差异，导致数据管理存在一定的漏洞，影响了档案管理水平。此外，由于各个部门信息管理存在一定的独立性，这为档案管理工作带来了难度。
        2.3 应用意识差
        对档案进行信息化管理过程中，由于管理人员没有形成大数据意识，导致在日常的工作中没有充分发挥出大数据技术的先进性，虽然有一些企业已经逐步尝试了大数据技术，但是由于大数据技术的应用水平比较低，数据的模式不够统一，使用方法不适用企业的自身情况等等，这些问题都会在一定程度上影响档案管理的有效性，不利于档案管理的发展。同时也有相关研究认为，目前各个企业并没有形成有效的信息化管理机制，这会对档案管理产生一定的影响。

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        3、企业档案管理的具体措施
        3.1 档案的动态管理
        档案管理的方式方法、思维理念并不是一成不变的，而是要紧跟行业发展趋势，适应现代化发展需要，动态地进行调整、创新和优化。档案的动态管理原理，就是以档案管理事业的深化改革作为参照，让档案管理的工作方式得到动态的、持续的创新。以档案管理制度为例，近年来数字档案的比例不断上升，运用动态管理原理，针对数字档案的特点，在原来的档案管理制度上，增加关于数字档案收录、保存、利用的内容。随着管理制度的动态调整和补充完善，才能够为数字档案管理工作的开展提供必要的参考。从整个档案管理事业发展的角度来看，坚持运用动态管理原则，也是确保档案管理事业实现可持续发展的基础。
        3.2 档案的系统管理
        系统管理是档案管理原理的基础，主要是指在档案管理过程中将所有档案管理工作内容汇聚成一个整体，并通过对内容的划分来进一步规划档案管理工作，减少档案管理过程中一些不必要的繁琐，提高档案管理工作质量。档案管理原理在现代化档案管理中的应用要求档案管理人员打破自己原有分割式的管理模式，形成一个系统化的档案管理思想，在整体观念下对档案系统开展管理，提高档案管理效率。运用系统管理原理，可以实现不同岗位、不同工作的统筹协调，形成合力，有助于档案管理目标的达成。
        3.3 档案的整分管理
        整分管理主要是针对档案管理的每一个步骤进行，包括信息的收集、整理、统计以及档案编号几个方面。“整”主要体现在对档案管理的整体进行分析，确定档案管理的基本方法与管理规律，总结出整体档案管理的功能。“分”是指针对档案管理中各个细节处采取特别的管理方式，根据档案管理的不同进行分解调整，然后收纳归类，方便管理。利用整分的管理方式既可以保证档案管理的稳定性与整体性，又能针对问题提出解决方法，极大地提高了档案管理的效率，也更有助于实现现代化。
        3.4 档案的反馈管理
        档案管理现代化发展是一个探索前进的过程，期间不可避免会遇到各种各样的阻力和问题。例如，运用信息管理平台是档案管理现代化的一个重要内容，运用信息设备、应用软件，可以代替档案管理人员高效率地完成许多工作，优势显著。但是在实施过程中，需要档案管理部门投入较多的资金，包括前期建设费用、中期使用费用和后期维护费用。很多规模较小的基层部门，没有足够的资金引进和使用档案管理信息系统。这种客观存在的现实问题，成为制约档案管理现代化的重要障碍。利用档案的反馈原理，可以通过实时的反馈工作开展信息，将档案管理现代化进程中遇到的问题及时地反馈，然后做出相应的调整，优化工作方案，为档案管理现代化发展营造良好的环境。
        结语
        总之，档案的重要价值和意义毋庸置疑。在加强企业档案管理工作的进程中，只有建立健全档案管理体系，从“转变”“基础”“支撑”入手，才能充分发挥档案资源的应有价值，实现档案管理水平提升与企业发展需要相适应。
        参考文献：
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        [2]冯天超.大数据时代企业科技档案信息化建设对策研究[J].企业改革与管理，2020（18）：33-34.
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        [4]陈松梅.探析新时期加强企业档案管理工作的有效途径[J].办公室业务，2020（16）：113-114.