基于信息化背景的资料管理方法与措施--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

基于信息化背景的资料管理方法与措施

发表时间：2020/11/30 来源：《基层建设》2020年第22期作者：王铮

[导读] 摘要：在信息时代，档案资料管理逐步向着信息化、数字化的方向发展。

        中车齐齐哈尔车辆有限公司锻造分厂黑龙江齐齐哈尔 161002
        摘要：在信息时代，档案资料管理逐步向着信息化、数字化的方向发展。但当前档案资料管理工作不容乐观，各种问题层出不穷，档案信息化建设的步伐放慢了。基于上述背景，本文在加强信息化管理人才队伍建设、建立数字化的档案信息数据库、构建档案资料信息化管理系统三个方面展开论述，试图说明促进档案资料信息化管理的具体路径。
        关键词：信息化背景；资料管理；档案资料
        引言
        档案资料在现实社会中具有重要价值和作用，不论是企事业单位还是政府机关是否能够正常运行，都离不开完整的档案资料。由此可知在我国目前阶段，档案管理是发展过程中为不可缺少的关键环节。在我国信息化发展过程中，电子政务所占地位越来越重要，为档案管理信息化发展奠定了基础。但是我们也要看到，档案管理信息化建设是一项综合性较强的工作，这个过程是漫长而艰难的，而且需要不断的创新。
        1我国档案管理信息化发展中的问题
        1.1档案资料管理安全意识对其创新性造成了一定的阻碍
        我们要看到信息化处于飞速发展之中，档案管理事业则不可避免的受到巨大的冲击。但是档案管理体系却存在着较多的问题，不能与我国社会同步发展。可以看到档案管理虽然处于信息化发展阶段，很多问题亟待解决。由此可知实现档案管理信息化的过程是复杂的，在管理创新与传统档案管理之间存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解决。传统的档案管理目的是明确的，即为了快速查询档案和保障档案的安全性。但在历史档案管理中实现这一目标的难度较大，这对我国现阶段档案管理提出更高的要求，即必须具有多元性。
        1.2目前在档案信息化管理方面有待实现标准化和法治化
        客观地看待我国现阶段档案管理的问题，显然信息化程度不足的情况一直没有解决，档案使用范围有限，资源没有实现共享，究其原因主要集中在以下三个方面：①由于管理方式与体系上的制约，不同的档案管理部门之间并未形成统一的标准。而从我国政府部门的情况来看，对于档案管理也没有形成规范化的体系，档案管理处于分散状态，不同部门在管理档案时所执行的政策是不同的，甚至出现矛盾和冲突之处。②从具体情况来看，政府级别不同或者部门不同，对于档案信息化管理的内容也各不相同，有不协调的情况存在。③我们所处的时代信息化技术飞速发展，而且处于动态变化之中，这对系统建设提出更高的要求，时效性较强，如果失去时效性将会不利于平台的建设。
        1.3档案管理应对电子政务更高要求的挑战
        电子政务建设正处于关键时期，从其内容来看复杂性较高，具有鲜明的时代性。但要认识办公自动化等虽然重要，但并不仅仅局限于此。首先，我国电子政务系统并非独立存在，而是与国际互联网接轨，功能性较强，能够满足社会和公众服务的需求，并且还要履行政府职能。而早期的OA系统应用目标则是建立在政府专用的网络之上，服务也只限于自身业务。而电子政务则以计算机网络为媒介，其目标是为社会和公众服务。电子政务系统是由多个系统共同组成的，档案管理系统是不可缺少的重要环节。由此可知电子政务是档案管理信息系统的构建的基础。与传统档案管理信息系统相比较后确定了档案管理信息化系统建设的内容，必须要处理好以下两个方面的问题：①安全系统。要增加相的功能，可授权和信任模块是必不可少的。②建立自动备份系统。为了避免出现信息丢失的情况，包括电子档案在内的所有档案内容都要备份，即使网络和数据库出现故障，信息也不会丢失。
        2基于信息化背景的资料管理方法与措施
        2.1抓牢核心，构建档案资料信息化管理系统
        建立信息化管理系统是信息化管理建设的核心和本质，档案资料也不例外。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

只有这样，才能实现管理方式和载体的转变，在本质上提升档案管理、利用的效率。因此，档案管理部门重点要根据现实工作情况，研究、开发出档案管理软件，构建收集、整理、传递、存储、查阅等一体化的档案信息化管理系统，减少档案管理所耗费的时间和资源，促进档案管理的科学化[1]。此外，档案管理部门必须加强和保障档案资料管理系统的安全，加密每一份电子档案，设置电子档案的启用权限，做好电子档案的备份工作，进而使档案资料信息化管理向着更加科学、高效的方向发展。例如，为了使档案资料管理与时俱进，档案管理部门可以专门设置档案资源在线管理系统，整合分散式档案资源，统一标准、统一平台，提供在线实时查询服务，做好档案及时查询、随时上传的功能。这样构建档案资料信息化管理系统，有效实现了档案资料的及时性、便捷性、共享性管理。
        2.2打好基础，加强信息化管理人才队伍建设
        档案资料管理人员良好的专业素质和信息素养能够为信息化管理提供智力支撑。因此，档案信息化管理建设要加强信息化管理人才队伍建设，为信息化管理打好基础。一方面，档案管理部门可以组织专业化的培训工作，开展信息管理专业讲座，管理人员也应通过各种方式学习、掌握档案管理的有关条例和专业知识，不断提升自身的业务能力、操作技能及信息素养，为档案信息化建设提供智力支撑；另一方面，档案管理部门应扩大管理人才队伍，从外部引进专业、优秀人才，注入更多更新鲜的血液，进而从整体上提升管理队伍的水平[2]。例如，档案资料管理部门可以对管理人员做好定期培训工作，提高档案资料管理人员的工作能力，督促他们熟练掌握档案的开发过程，严格执行文件的收集、排序、分类、排列、编号、编目等工作。在档案资料管理中加强信息化管理人才队伍建设，将为档案资料信息化管理工作奠定坚实基础。
        2.3加强档案数字化资源建设
        为了把高质量的信息化服务提供给社会和需要者，对于档案数字化资源建设工作必须要予以高度重视。档案馆的基础软硬件设施必须要完备，并且把现代多媒体、3D等高科技技术应用于其中，使纸质档案信息资料逐渐实现电子化。同时，构建出立体展示平台，具有多方位多功能，可以提供视觉、听觉等不同的试听感受，数字化资料文献更加具有带入感和真实性，提供的信息化服务具有更强的吸引力，更加全面和完善[3]。需求者不受时间和空间的限制登陆到网络平台，即可完成对所需档案资料的查询。
        2.4根据档案馆职能的变化进行机构改革
        由于社会的发展，档案馆的职能也随之处于动态变化之中，很多环节需要调整和更新，这对管理人员提出更高的要求，要顺应时代的变化和要求，对机构设置进行调整，并完成新的功能定位[4]。为公众提供收集、查询、制作、阅读、整理、机构管理等服务。在部门机构创新改革过程中，要处理好人员调整的问题，创造出功能更加完善的工作平台，使档案管理工作人员能够利用平台为社会公众提供高质量的服务。
        结束语
        总之，信息时代的到来对档案资料管理工作既是机遇，又是挑战。推进档案资料信息化是档案资料管理工作应对信息时代挑战、抓住良好机遇的重要途径。因此，档案管理部门和管理人员要充分认识到传统档案资料管理方式的不足，做到与时俱进、大胆思考、勇于探索、不断创新，积极地改进、革新档案管理的方法，切实推进档案资料信息化建设，提升档案资料管理水平，让档案资料更好地发挥作用，体现价值。
        参考文献：
        [1]张展宁.信息化背景下图书资料管理的优化路径研究[J].兰台内外，2019（17）：77-78.
        [2]高慧，张团翔.网络信息化背景下图书资料管理优化创新探析[J].现代信息科技，2019，3（02）：157-158.
        [3]戴伟.信息化背景下图书资料管理的优化路径研究[J].才智，2019（01）：215.
        [4]张海珍.网络信息化背景下加强资料管理的策略创新分析[J].住宅与房地产，2018（30）：253.