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公司档案管理中存在的问题及优化

发表时间：2020/11/30 来源：《基层建设》2020年第22期作者：刘军峰韦伟王红梅

[导读] 摘要：公司档案管理起着重要作用，选择合适方式提高档案管理质量与效率，为类似研究提供借鉴。

        山东公用集团汶上水务有限公司山东济宁 272500
        摘要：公司档案管理起着重要作用，选择合适方式提高档案管理质量与效率，为类似研究提供借鉴。文中分析公司档案管理存在的主要问题，结合实际情况给出优化措施，提高公司档案管理质量与效率。
        关键词：档案管理；存在问题；优化措施
        现阶段我国部分企业在对企业档案进行管理的过程中存在着一定的问题，没有意识到档案管理对企业发展产生的重要作用，一味地追求生产方面的突破，却对档案管理等后勤工作处于一种长期忽视的状态，这十分不利于企业的长期可持续发展。
        1、企业档案管理的重要性
        企业的发展是不同的生产经营活动组成的，也正是这些活动构成企业的档案，对于不同的企业类型而言，有着不同的企业活动，并且性质也不尽相同，在企业运行以及发展的过程中，涉及到很多的企业活动，包括企业管理以及技术开发还有具体的生产销售等活动，这些生产活动都需要进行详细的档案记录，并且在企业的发展过程中需要对这些档案不断的进行补充，不同的档案内容要及时的进行分类整理，在进行企业档案整理的过程中，需要遵循一定的客观规律，并且能够将企业档案的重要作用充分的发挥出来。
        企业档案管理工作最为核心的内容就是详细以及全面的记录生产过程中的相关信息，也就是要对企业发展的历程进行记录，企业在实际的发展过程中有其具体的特点，所以在进行企业档案分类的时候应该以企业所有档案为参照对象，包括生产技术类档案还有行政类档案以及经营管理类档案，只有整理好这些档案，才能够完善企业档案管理工作，将企业的生产效率提高。
        2、企业档案管理工作的问题
        2.1 人员档案意识的薄弱
        企业档案一直有着“神秘光环”，封闭与单一的管理模式造成种种问题出现，忽视档案管理者与档案形成者之间的关系，甚至出现错误理解，使得人们不理解档案工作。单位内部人员普遍缺乏档案意识，体现为：
        （1）部分领导不重视企业档案工作。觉得职工使用重在看实际表现，档案作用不大；认为企业档案简单收集材料，不需要过多关注。实际中领导也不过问企业档案管理情况，不重视档案管理基础设施建设，档案管理人员频繁变动等；（2）职工本人与档案形成部门没有意识到企业档案的重要性，如，一些职工填写自传、审查材料时随意使用圆珠笔，而不是使用规定的碳素笔或纯蓝墨水，填写内容随意，出现信息差错；（3）档案管理部门及人员档案意识薄弱。企业档案管理人员大多政治素质过硬，但还需要较强创新意识与业务素质。很多单位内部档案管理人员由兼职人员完成，将档案工作简化成“收、放、补、装”的流程，无法进一步发挥档案的作用。
        2.2 档案管理制度不完善
        企业档案管理工作具有极强的政策性与专业性，企业档案处于长期增量式过程，大多会经过数个单位流转，规章制度不完善，档案交接过程中出现遗漏情况。
        受到历史原因影响，企业档案主要由本单位保存与管理，普遍存在：档案基础设施落后、缺少单独的档案室，甚至档案存放在库房中，不具备相应的防尘条件，没有及时补充与修订管理制度，日常管理不到位，监督力度不足，交接时出现错误，造成档案遗失、缺损等，给造假者提供可趁之机。
        2.3 档案服务效用偏低
        档案管理人员将大部分时间耗费在“剪、切、粘”上。传统繁琐的管理方式造成工作强度大，侧重档案保存，但忽视信息服务功能，不能满足计算机管理需求，造成数据录入量增加，直接对检索速度产生影响。
        此外，企业档案内容陈旧、单一，内容过于程式化，在职工选拔、人才培养等方面无法真正起到作用，也没有发挥档案考查依据与权威性的作用，影响到企业档案的作用发挥。

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        3、公司档案管理优化措施分析
        3.1 坚持“一个目标”
        随着市场经济环境的不断变化与企业改革发展的不断推进，现代企业管理工作必须转变传统的管理方式。一方面，要从传统手工整理、粗放型管理方式向现代电子信息化、精细化管理方式转变；另一方面，要以档案收集整理为主向以开发档案价值利用为主的目标转变。企业要以改革为契机，充分发挥档案在企业经营管理中的积极作用和应有的价值。不仅要积极创新档案资料的收集和保管机制，提高档案管理基础业务工作的规范化水平，更重要的是准确把握企业改革对档案的利用需求，改进服务方式，主动开发档案信息服务企业发展，利用现代信息化手段，推行企业档案利用“一站式”服务，更好地服务企业改革发展。
        3.2 健全“两个支撑”机制
        完善企业档案工作，推动档案工作与企业发展的协调和适应，离不开加强档案工作领导和档案机构建设这两个支撑。（1）加强档案工作领导。把档案工作纳入企业发展规划和年度计划，档案工作的分管领导要定期听取档案工作汇报、研究并协调解决档案工作中的问题，为企业档案工作提供人、财、物等方面的保障；（2）强化档案机构建设。企业尤其是中央企业总部应设置档案机构，档案经费列入企业年度预算，并在归口的职能部门设置档案机构的岗位、配备相应的人员。同时，所配备的人员应具备档案管理相应的知识和技能。
        3.3 推进档案的信息化建设
        在信息化环境下，做好信息化的改进显得非常重要。也正是因为信息化的发展，导致档案管理工作相关内容不断增多，管理工作的繁琐性持续提高，这也会导致档案管理工作的压力不断提高。
        对此，在档案管理工作期间，需要做好基础性的投入保障，从技术、设备等方面保障与社会的协同性发展，每一年需要做好相应的设备资金保障，确保相关信息化设备运行的可靠性。同时强化信息化的管理工作强度，针对不同部门，需要持续提高档案的信息化参与水平。突出档案管理的二次信息加工应用价值，强化服务终端的信息化建设技术水平，做好信息资源的录入便捷化建设，从管理软件以及信息设备等方面持续创新，强化档案管理信息化技术水平。
        3.4 规范档案管理标准和安全信息保证系统
        做好规范化的管理体系是提高档案管理工作实效性的关键，只有在持续规范和优化制度体系的同时，才可以确保档案管理的技术水平。在具体的管理流程方面，必须做好归档、接纳、储存与交换等多方面制度体系建设，同时突出落实信息化的管理机制。档案管理必须从起点与终点两方面着手，在标准化制定的同时，需要做好相应的宣传。安全属于信息化环境下档案管理工作的重点，在管理工作中需要从硬件设备、软件设备双方面做好对档案的安全性管理，强化网络平台的安全性建设与管理工作，提高档案信息的安全性，提高档案实践性应用价值。
        3.5 细化档案管理措施，提高管理效益
        首先，在工作中需要做好对档案管理工作的细化处理，确保所有的工作有据可查，尤其是对于归档工作而言，必须细致明确，在职能调整以及业务持续发展等过程中不断调整与优化。在制定范围同时需要充分考虑归档信息的正确真实，确保内部管理机制与实施期间的可信性。其次，需要做好归档环节的管理，不仅需要做好归档工作机制的落实，同时还需要根据归档的关键点问题，从根本上提高归档质量，落实全面、集中的文件材料归档管理工作。
        结语
        综上所述，伴随着社会的持续性发展以及信息化技术的不断提高，企业档案管理工作也需要持续发展创新。在今后，需要进一步探讨企业档案管理工作的发展方向以及技术创新需求，做好信息化建设，并以积极建设信息化档案模式作为基础，持续完善和优化档案的管理技术水平。
        参考文献：
        [1]解晓燕.公司档案管理中存在的问题及优化措施[J].营销界，2019（52）：40-41.
        [2]李玲.龙钢公司档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2019（11）：86.
        [3]崔丹婷，陈坤.浅谈重组企业档案工作存在的问题及机制构建[J].兰台世界，2014（S2）：89-90.