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财务共享中心网上报销系统及其应用

发表时间：2020/11/30 来源：《基层建设》2020年第22期作者：冯晓鹤

[导读] 摘要：网上报销系统是新时代的产物，引领财务共享中心改革发展。

        中铁二十四局集团新余工程有限公司四川成都 610000
        摘要：网上报销系统是新时代的产物，引领财务共享中心改革发展。应用该系统是大势所趋，财务共享中心需要提高自身计算机、互联网等水平，以更好地实现现代化发展需求。财务系统是财务共享中心运行的血液，管理好财务对于财务共享中心运转至关重要，因此，可以从财务入手，不断提高信息化水平，基于此，本文对网上报销系统进行分析。
        关键词：财务共享中心；网上报销系统；信息化技术
        1网上报销系统概述
        网上报销系统，顾名思义，它是指依托于互联网的线上报销系统。申请报销的人员线上登录报销系统填写信息，上传数据信息，申请领导批阅。传统报销需要申请报销的人员拿着已经填写的单据逐级上交，最终由领导审核盖章。网上报销系统的使用为报销流程提供了便利，报销与审批地点具有灵活性，随时随地即可完成报销。
        2网络报销的应用意义
        2.1有助于提高报销速度
        使用报销系统后除了申请与审批外，全部中间步骤都由计算机完成，出现错误计算机会提示更改或者阐明原因，不仅可以提高填写规范性，还免去了人员审查规范性这一环节，大大提高了报销速度。财务共享中心人员在手机上即可完成申请。
        2.2有助于降低报销风险
        申请报销的人员资料填写完毕后，系统开展预设流程检查，逐级提交到审批领导处，审批领导采用数字签名的方法审核申请资料，全过程都在网上运行，安全的审批环节增强了审批安全性，避免了仿冒签名、印章等风险。落实网上报销流程后，财务共享中心需要构建相应的审批管理制度，规范申请时间、审批内容等，同时控制好审批权限，通过强化内部控制，防范不公开、不透明的问题的出现。
        2.3有助于财务部门运作
        应用网上报销系统后面对大额的资金流量，财务人员也能够快速完成，在缺少人员的情况下，不会导致工作迟延。此外，经费管理也是财务共享中心风险所在，使用网上报销系统后，财务人员不需要做重复性工作，有效防止了风险发生。此外，财务人员将工作重心放在分析数据等方面，有助于财务共享中心高效使用资金。
        2.4有助于科学管理预算应用
        根据报销情况监督费用使用、提取等流程，且该系统改变了传统预算管控模式，借款、报销环节都可以控制预算，大大减少了不合理报销。此外，设置多个审批环节，每一个环节都能看到费用明细，动态监管费用。网上报销系统能够真正控制预算，实现全过程监管，提升了预算控制力，妥善处理各项费用的使用，促进消防财务共享中心走向精细化管理，全面推进成本控制，增强财务共享中心效益。
        3财务共享中心网上报销系统的应用措施
        3.1完善内控并实现预算管理的系统集成
        在财务共享中心对预算执行的过程中，强化监控执行力度，并对预算执行的结果进行及时总结分析，使各部门可以对内部预算有足够的了解，并且将预算执行中，我可以、需要执行的思想，转变成为我会执行。网上报账模式下报销业务流程再造过程，应该预留预算管理接口，当系统中对于预算编制以后，将预算表由系统导入报销系统，将预算调整与执行在管理系统中完成。一般财务共享中心的预算是以年审批，预算指标当年使用，不需要进行下年结转，在进行预算编制的过程中，需要将上一年报销的业务及额度进行整理，以此作为下一年的预算基础，并根据部门变动情况进行及时的调整和修改，在立项时根据项目预算逐一进行系统录入，各部门的预算由相关负责人录入系统后，由财务、业务部门核批后，导入网上报账模式下报销系统中。

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另外，为加强预算执行中内控功能，在进行借款、报销审批过程中，对于借款、报销项目默认负责人，可以根据相关单据上的预算余额，对业务是否可以通过进行判断，从而达到对财务共享中心的预算控制目的。当预算项目可用余额不足时，或者超出预算项初值比例时，网上报账模式下系统会发现报警，也会达到对于预算进行控制的目的，预算超额时，借款、报销人员在操作环节，系统就会给出相应的不予付款的信息。
        3.2简化审批手续
        为减少财务共享中心涉及的审批信息与过多的资料，应该在网上、网下进行调整。线上网上报账模式下报销系统，对各类审批表进行细化整理，并且将这些整理的内容归集到系统中，如：差旅费，应该按照财务共享中心规定，对所发生的经济业务审批，填写真实、合法的审批单据，如果审批负责人由于某种原因，而不能亲自签批，那么这项业务的审批则不能完成，即使线上审批报销业务，也不能对该项业务予以完成。但是，如果将国内出关审批整合到网上报账模式下报销系统中，业务人员在出差前，填写对应审批表，最终在费用报销过程中报销单可以和对应审批表一起上交财务部分[1]。对各业务部门审批表进行归集与整理，不只可以完善财务共享中心的管理系统，实现报销业务网上审批，同时也可以避免单据传递时，材料缺失的情况，减少了业务人员在部门线上网络，下载各种表格的过程，实现了网上报账模式下报销系统的最优化，使其优势可以真正发挥。
        3.3完善网上签字审批、凭证影像化功能
        通过0A协同办公系统，针对不同的经济业务，创建审批流程。报销人通过电子影像设备采集原始单据信息，并上传到网报系统的数据采集库，将会计信息电子化、影像化。签批人根据流程通过网上或者手机客户端即可完成审签，不再受时间、地点的约束[2]。财务人员引入网报单据便可查阅影像电子数据，生成记账凭证，出纳人员核对银行支付信息便可完成支付。整个网上审签流程实现了核算、支付、查询、归档一系列信息化服务，真正意义上实现了网络报销，提高了财务工作的效率及服务水平，减轻财务人员与报销的工作压力。
        3.4提高数据质量
        传统报销模式下，费用发生在预算之后，报销主要是对已经产生的费用的结算，对财务共享中心经费使用情况的反映，财务人员需要制作费用汇总表，分析经费使用情况，反馈使用效益等，这需要耗费大量时间，也难以实现事前控制，只能进行事后改良[3]。而网上报销不但能够事后改良，还能够做到事前控制，信息一经录入系统，财务信息就能够及时更新，对不合理之处给予建议，进行调整，避免浪费经费。此外，经费录入后，财务人员可以及时获取新数据，提高了财务工作质量。
        3.5重视系统与技术发展
        网上报销系统应当与相关软件、银行等有效对接，如今，财务共享中心报销系统还处于试运行、开发环节，财务共享中心系统较为分散，系统独立运行，许多网络报销系统就是传统报销模式的翻版，前期没有与预算关联，后期没有与资金流通关联[4]。在信息化程度越来越高的今天，其进一步发展必定是与银行、预算等相关联，开拓系统功能，提高经费透明度，帮助监督人员切实了解经费运用情况，提高监督管理效率，同时将报销资金直接转入财务共享中心成员银行账户中，便利财务共享中心成员。此外，还可以直接生成会计凭证，提高财务工作效率。
        结语
        总之，本文针对财务共享中心网上报销存在的一些弊端，提出针对性的无纸化报销解决方案，对财务共享中心报销管理需求综合总结，并分析了会计信息化条件下网上报账报销工作存在的问题，提出了相关完善措施。
        参考文献：
        [1]王洪生.关于对财务共享中心提升财务管理水平的探讨[J].财会学习，2019（36）：57+59.
        [2]尹学东，梁勇，杨蕊，张祥竞.高校财务网上报销系统实践与探索[J].会计之友，2019（17）：111-113.
        [3]陈南宁.基于信息共享下的网上报销系统研究与实践[J].财会学习，2019（12）：64+66.
        [4]高玉娟.财务共享服务中心构建问题研究[J].全国商情，2016（07）：26-27.