上海空间电源研究所 200245
摘要：加大对企业档案信息化建设的力度，能够为企业在现代化社会发展中进一步提升企业档案管理工作能力提供有力帮助，使企业发展能力能够与社会发展需求相统一，从而促进企业档案管理合理化和规范化发展。因此在信息化社会环境下，企业想要有效实现这个目标，必须加强对档案信息化工作的建设力度，从思想和行为上对其给予足够重视，结合实际情况制定具有较高规范性和完善性的管理计划，保证档案管理工作的每一个环节能够顺利实施。本文针对企业档案信息化建设中存在的问题以及对应的解决措施展开详细的分析，为企业档案信息化建设水平的提高奠定坚实的基础。
关键词：企业档案；信息化；建设；问题；措施
1企业档案信息化建设的重要作用
我国自从迈入了信息化时代之后，便对企业提出了严格的要求，企业档案在经营管理期间逐渐朝着数字化和网络化方向迈进。企业档案是企业重要的信息资源，档案信息化的建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。企业应该要采取有效的措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效的开发利用，全面推动企业档案管理现代化。现阶段，随着社会的发展，档案信息资源开发也在逐渐发展。实体档案尤其是纸质档案不仅耗费大量纸张，不符合环保要求，且保存难度大，储存空间要求高。诸类实际状况将会阻碍档案事业的进一步发展。因此应积极推进档案信息化建设，以现代化的管理手段提高档案工作的效率和质量，让档案事业发挥应有的作用。
2企业档案信息化建设存在的主要问题
2.1企业相关高层对企业档案信息化工作的认识度不高，没有认真做好相关工作的战略规划
就目前企业档案信息网络化管理在我国的发展现状来看，众多企业并没有引起高度的重视。绝大部分企业的管理高层对于企业的档案管理专项工作并没有一个准确地认识，绝大部分人对这项工作的认知还停留在“无关痛痒”、“锦上添花”等肤浅的表面。管理高层不加以重视，所致档案信息化建设启动资金不足，这产生了一系列的连锁效应，例如硬件设备缺失、技术人员的档案管理专项培训未能彻底实施，这些问题都为后续的工作埋下了不小的隐患。
2.2档案信息化信息技术建设与维护经验不足
实现企业档案信息化一定要建立在硬件设备完备的基础之上，但由于前期投入的资金不足，相应的硬件设施也十分落后。加之目前市面上的企业档案管理应用程序更新换代速度缓慢，无法适应每个企业的不同发展和经营模式，另外这些程序大都存储功能低下，这两个致命弱点的存在，使企业档案信息化建设的工作进展止步不前，甚至比传统纸质的文案建档更加累赘，降低工作效率。另一方面，企业信息化的核心技术没有突破性的进展，绝大部分安全系数不高、更新速度缓慢，落后的技术支持完全无法支撑企业日新月异的发展速度。而且，该项档案管理工作技术人员的训练强度不够，人员专业意识弱。信息化迅速发展的阶段中鲜少有专攻信息化档案管理、熟练掌握互联网操作又十分熟悉公司运行流程的专项人才，这也导致档案管理信息化过程中的程序维护成为一个巨大的隐患。
2.3档案信息公开度、透明度不高
企业档案信息化是公司对于现有资源的整合，利于企业将大量有效资源进行集中处理和综合应用，将所有档案信息可视化，全程公开、透明，企业内所有人寻找所需资源也会事半功倍，提高企业工作效率。目前某些企业对该工作的利弊认知不足，企业档案信息化过程中存在信息不公开或者透明度低等核心问题，考虑到存档的内容安全性和维护难度等原因，存档的资源仅由几位相关的管理高层掌握，大部分员工对该项工作的参与度不高。虽然一定程度上有利于维护信息安全，但治标不治本，信息无法可视化，没有让大部分员工从中获利也就与开展该工作时的初心背道而驰了，长期以往并不适合企业的发展。
2.4档案信息化建设规范、标准程度不高
目前我国企业档案信息化并没有形成一个标准化的操作规范，没有标准和执行准则的规范容易出现鱼目混杂、良莠不齐的混乱局面。
3对于企业档案信息化存在问题的处理对策
3.1加强宣传引导，提升企业管理者对档案信息化重要性认识
企业的领导者不能清楚的认识到企业档案信息化的重要，是阻碍档案信息化的重要原因之一，所以为了可以顺利完成信息化进程，就要求企业的高级管理层，对档案信息化的优势有清楚的认知，并充分了解档案信息化对于企业发展的重要性。在档案信息化的建设过程中，只有形成从上至下思想观念统一改变的局面才能真正做到脱离纸质档案，建立信息档案库的目的。这就要求还在使用传统存档方式的企业，从企业档案信息化的根本需要出发，不断引进该方面人才，保证在档案信息化建设的过程中的资金供应，完成企业档案信息化建设。
3.2建设完善的企业档案信息化安全保障制度
现阶段，在社会信息化快速发展的背景下，档案信息能够使用的方法逐渐增多，这在一定程度上使得档案信息安全保障问题日益明显。因此，在这一发展现状下，进行企业档案信息化建设工作的时候，大力健全和完善企业档案信息资源安全保障体系是很有必要的。对于企业来讲，需要从档案信息安全的多个方面入手，制定有效的安全预防策略，尽可能降低安全问题出现的概率，以此确保信息的安全性。此外，还要做好保密工作，落实档案信息化管理体系，优化相关的技术，在提升人员素质、优化管理理念的基础上来满足信息化发展背景下企业档案管理工作的基本要求。
3.3加强学习培训，提升档案管理人员专业素养和业务水平
档案信息化的进行就要求信息档案的管理者需要拥有档案管理的经验还需要有一定的专业电脑知识。企业档案的管理，是利用当今信息化的高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术、网络传输技术等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。不难看出企业如果想完成档案信息化建设，那么引进综合型人才是信息化进程的必经之路，企业除了可以从社会进行引进外，还可以筛选出信息化方面的人才进行档案管理方面的培训，从而达到企业档案信息化的要求。
3.4大力提高企业档案信息化管理效率
现阶段，企业要想获得稳定发展，就需要采取多种方法来优化企业档案管理人员的自身理念，大力提升档案信息化管理的合理性，为人们提供更加优质的档案信息化服务。譬如，企业可以根据实际情况来实施企业档案管理工作，在健全企业档案资源数据库的基础上来提高信息化管理能力，进而为用户提供诸多的准确性信息。此外，企业档案管理机构还可以适当借鉴相似企业的档案信息管理情况，对档案进行编制和归纳的时候，应当严格遵循我国的规定要求，确保档案信息化管理和企业管理情况相一致，以此为企业应用提供一定的方便。
4结束语
企业对档案进行信息化建设的主要依据，要以社会经济发展的方向作为目标，通过具有较高合理性和科学性的方法，将先进的信息技术结合其中，从而使企业档案管理具有较高的信息化水平。因此企业各级部门应该对档案信息化建设相关工作的开展积极献计献策，确保企业档案信息化建设工作能在稳定运行的同时，提高企业自身的竞争能力，最终为企业可持续发展目标的实现贡献积极的力量。
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