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摘要：物业档案的类别复杂，形式多样，用途广泛。物业档案管理对于提高物业服务的质量，及时的发现物业管理运转中的问题，更好的优化物业设施设备意义重大。新时代还要加强物业档案管理工作，基于现代档案管理技术创新物业档案管理方法，构建科学的物业档案管理工作体系。本文从物业档案管理工作的特点出发，探讨物业档案管理存在的问题与必要的改进措施。
关键词：物业档案；管理创新；优化措施
物业公司档案管理工作繁杂，包括的档案管理工作任务较多，需要围绕着物业管理工作的需要建立动态化、体系化、科学化的档案管理工作方式。特别是档案形式日渐多样，物业档案增加了声像档案，多种软件可用于物业档案管理工作，物业档案管理工作需要不断创新管理模式。
一、物业档案管理存在主要问题分析
1.专业性不足
物业档案的分类广泛、用途多样、门类庞杂，档案信息量较大。物业档案管理工作的专业性还有待提高，不少物业企业缺乏专职的物业档案管理部门，现有从事物业档案管理人员的专业性较低，不少物业企档案管理员工作能力不足，创新意识不强，不能根据时代发展需要优化物业档案管理工作的模式。不少物业公司的档案管理方式方法还停留在纸质档案管理时代。物业档案管理工作没能围绕产权、会计、科技、设备、基建、人事档案管理的需要采用针对性管理办法。
2.服务性较低
目前，物业公司档案管理主要目的在于提高物业服务水平，维持各项设备正常运转。不少物业企业对物业档案的应用水平较差，不注重开发专门的物业档案管理体系，物业档案的调取查阅速度较慢。特别是在信息化的背影下，还要加强物业档案管理方式的更新，着力把信息技术融入物业档案管理工作体系，这样才能提高物业档案管理的效率，解决物业档案管理的现实问题。目前，物业档案的智能化共享水平较低，实时数据供给的能力不足，因此严重的影响物业档案的使用质量。
3.安全性较差
物业档案管理工作的主要目标在于收集物业数据信息，了解物业的发展动态，从而提高优秀的服务。当前，物业企业对档案管理的重视不足，不少物业企业仍沿用传统的纸制物业档案管理工作方式。物业档案运转平台的监控能力弱，现有的监控能力还不足以应付物业档案复杂运转的需要。物业档案管理工作需要加强数据信息监控，实现对物业公司数据信息流的实时监控，进一步依托物业档案管理来创新物业服务方式，切实提高物业档案管理工作的整体效率。
二、新时代物业档案管理的主要方式
1.统一管理模式
新时代物业档案管理应当采用统一管理的办法，物业档案不仅是开展物业服务的重要依据，更是保证物业设备稳定运行，消除日常安全隐患，满足业主使用需要的重要资源。物业档案管理应当采用统一管理的模式，强调设置专门的档案管理部门，按照层级划分的原则及时向上级单位上报物业档案数据信息，提高物业档案管理科学性，在统一部门监督下保证物业档案的精准性，并且根据基层档案使用需要进行实时档案供给，达到提高物业档案使用效率的目标。统一的物业档案管理方式为物业档案的开发奠定了基础，适应了信息化时代物业档案运转需要。
2.分级管理模式
现代物业档案管理工作不仅要由专职部门统一管理，更好发挥各部门在物业档案管理中的促进作用。应当根据物业公司各部门的职责，日常物业管理工作的责任分工，切实提高物业档案信息的收集、存储、制作与管理水平。在物业服务项目单位管理背影下，各部门、分公司应当配合物业公司加强档案管理工作，注重保证档案信息的完整性，全面提高物业档案的应用效率。物业档案管理应当明确各部门的职责，形成明确的分工机制，从而提高档案管理的有效性。
3.专业管理模式
物业档案管理还可以采用专业管理模式，物业公司档案管理应当从物业企业规模出发，根据物业服务的需要建立健全档案管理制度，在构建立体化物业档案馆的基础上，大力推动普及信息化的物业档案管理方法，依托互联网形成各部门、各分公司紧密联系的档案管理工作机制。
4.低成本理念
新时代为了提高物业档案管理的效率，解决传统物业档案管理工作的问题，达到物业档案有效应用的目标，还要进一步降低物业档案管理工作的成本，满足新时代物业档案管理工作的发展需要。物业档案管理还要定期备份，加强档案管理的监督工作，实现物业档案管理的数字化建设。
三、当前物业档案管理工作优化措施
1.加快完善档案管理体系
新时代还要分析物业档案管理工作的弊端，根据物业档案管理工作的需要不断优化物业档案管理工作的措施。首先，提高物业档案管理的动态性，强调根据实际情况采用不同的物业档案管理工作方式。能够根据物业档案运转的需要出台具体的服务措施，提同物业档案管理的整体工作效率。其次，尤其重视建立专职的物业档案管理部门，明确物业档案管理工作的责任分工，形成专门的物业档案管理工作制度，督促基层落实物业档案管理职责，从而提高物业档案管理工作的效率。第三，物业档案管理还要出台具体的管理办法，在现行“两套制”的基础上及时的做好文件的收集工作，及时的出台物业档案管理工作规范，进一步把物业档案管理工作做实做细，明确物业档案管理工作的要点，从而做到对物业档案材料进行妥善的保管。第四、物业档案管理还要紧紧把握时代形式，创新物业档案管理工作思维，提高物业档案管理质量。
2.提高档案管理责任意识
目前情况下应当建立专兼职统一的物业档案管理工作体系，引导物业档案管理人员对物业档案管理工作形成明确的认识，进一步激发物业档案管理工作人员的主动性，防止法治意识缺失带来的各种弊端。首先，加强物业档案管理人才的引进工作，大力引进具有丰富专业技能的物业档案管理人才。切实通过职专职关的有效监督促进物业档案管理工作深度、有序开展。其次，不断加强物业档案管理人员的技术培训，促进物业档案管理工作人员再接再厉的学习专业知识。第三，鼓励物业档案管理人员进行技术革新与自主研发活动，推动物业档案管理人员围绕物业档案的编辑、出版、发行开展相关工作。新时代还要探索物业档案管理的优化措施，提高物业档案管理的总体针对性，促进从事物业档案管理人员能够积极投入相关工作。只有不断加强物业档案管理人员的意识，才能满足新时代物业档案管理的需要，解决物业档案管理的实际问题。
3.防止物业档案信息泄露
为了保证物业档案管理工作的总体质量，还要防止物业档案信息泄露的问题，进一步大力排查物业档案管理工作是否存在的安全隐患。首先，物业档案管理工作就应当建立健全信息化、专业化的管理体系，提高物业档案管理的运转效率，保证物业档案管理工作的整体质量和水平。其次，引进专业的物业档案管理设施设备，大力进行专门技术的培训工作，从而提高物业档案管理工作的效率。现代物业档案管理技术种类复杂，需要经过一段时间的调整调运行。注重由专业技术人员收集运转的物业信息，并且通过缜密的计算提高物业档案管理工作的整体效率。第三，物业档案管理还要建设智能化的防控系统，切实提高物业档案管理的整体有效性。应用智能化的监控设备可以更清晰的呈现物业信息，新时代还要采用科学化的物业档案管理办法。
结论：做好物业档案管理工作还要从物业档案运转的特征出发，在信息化的大背影下创新物业档案管理工作的方式，提高物业档案管理的专业技术素养，切实采用智能化的物业档案管理运转方式，从而降低物业档案管理工作的成本，提高物业档案服务的效率，发挥物业档案实用价值。
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