海口市环境信息和宣教管理中心 海口市 570000
摘要：档案作为一种重要的信息资源，实现档案管理的现代化，能够最大限度地发挥档案管理的作用，凸显档案管理的重要性。实现档案管理的现代化，不仅是迎接信息时代到来的战略问题，同时也实现档案管理发展的关键。环保档案是档案管理的重要分支，指的是在环境监测和环境管理中形成的档案，是环境保护部门不同载体的历史记录，不仅是环境保护和监测工作的反映，同时也为环境保护工作的进一步完善和发展提供良好的条件。
关键词：环保档案；服务功能
引言
环保档案是人们在开展环境保护活动中的真实记录，是重要的社会智力资源，在今后的环境保护和生态建设中将发挥越来越重要的作用。所以，全面提升对环保档案作用的认识，拓宽服务功能、充分挖掘环保档案的更大价值，早已经是环保与档案部门研究的重要课题。
1环保档案管理现代化的重要性
1.1有利于档案事业的快速发展
档案事业作为人类社会发展事业的重要组成部分，在一定程度上反映了社会发展的可持续化水平。通过在档案管理中引入先进的技术和方法，利用科学的组织管理理论来引导档案工作，实现管理工作的现代化，能够提高档案管理的整体效率。通过不断实现档案管理的现代化，档案事业的发展就更加有序。以环保档案管理为例，通过不断提升环保档案管理的现代化，能够进一步丰富我国的档案事业，促进档案事业的有序发展。
1.2有利于档案事业的与时俱进
随着信息技术的深入推进，档案管理开始走向无纸化时代，传统的纸质档案越来越少，而电子档案越来越多。电子档案具有存储能力强、便于保存、查看方面等方面的优点，适应了当前信息化技术发展的大潮流，有利于档案管理与时代发展脉络相一致，促进档案事业的快速发展。环保档案尤其是环境监测的数据尤为重要，不仅是对当前环保工作的反映，同时也是未来环保工作推进的依据，因此通过实现环保档案管理的现代化，能够促进环保档案管理事业的发展。
1.3有利于推进环保工作的开展
环保档案是档案管理的重要分支，是环境保护部门不同载体的历史记录，不仅是环境保护和监测工作的反映，同时也为环境保护工作的进一步完善和发展提供良好的条件。通过实现环保档案管理的现代化，能够规范环境保护和环境监测的历史数据，为后续的环境保护和监测工作提供一定的前提，确保环保工作的有序开展。
2环保档案管理服务功能的现状剖析
2.1基础管理薄弱，档案质量上的不适应
由于各级领导重视不够，档案管理制度建设不完善，致使各类业务档案和科技档案的归档不清和规章制度不严，奖惩制度坚持不到位。由于不归档或归档不齐不全，档案形成质量也严重缩水。比如，一些涉及面广、人员多、战线长的业务或科研项目档案材料的收集，一般都较为困难，致使档案资料存放长期处于无序状态，甚至造成部分档案资料流失，最终失去档案的应有价值；个别专业人员借阅专业科研成果资料，延误归档时间，长期据为己有，散存在个人手中，影响了档案的完整率和有效查阅等等。
2.2服务传统、思想观念上的不适应
长期以来，环保档案与其他档案一样，只重视收集、存储、保管，只为单一的政府管理服务，档案信息利用基本上处于“坐等上门”“你找我查”的被动、孤立、封闭式服务状态。因此，我们必须从转变思想观念入手，改变以往怕泄密而将档案束之高阁的做法，改变因循守旧的思想，改变过去以政治服务为主转向为经济建设服务，改变由“坐等调卷”“看门守摊”的被动服务转向“面向社会、多方联动”的主动服务。应牢固树立为全方位服务、积极服务的全新服务理念。
2.3环保档案信息化建设缺乏资金投入
环保档案信息化建设是一项系统工程，软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。要完成软硬件基础设施建设，需要较大的资金投入。目前，环保系统用于环保档案信息化建设的资金很少，只能购置简单的电子信息化设备，这是造成档案信息化建设滞后的直接原因之一。
3优化环保档案管理服务功能的实施方略
3.1创新环保档案管理手段，提升服务水平
环保档案信息数字化管理是环保档案工作发展的必然趋势，也是提升环保档案服务水平的时代要求。所谓数字化，是指运用数据库技术、数据压缩技术、数字扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件和已经归档的电子文件，系统地组织成结构有序的信息资源库，已备更有效地输出和利用。环保档案数字化管理的目的就是为实现环保档案管理与服务方式的社会网络化信息化利用作准备。而数据库建设是数字化管理的核心工作，加强数据库建设至为关键。数据库建设主要包括档案数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库。环保档案信息数字化建设要注意稳步推进，从管理内容、前期准备、基础工程到核心工作，都要环环相扣、扎实推进。只有稳步实施，才能把档案信息数字化建设真正落到实处。
3.2加强对环保档案管理现代化的重视程度
首先，应该强化领导层的重视。环境保护监测部门的领导应该对档案管理现代化予以重视，为管理好环保档案提供更好的条件和工作，在制定部门具体的工作思路中凸显档案管理现代化的重要性，加大对档案管理软硬件设施的投入力度，鼓励部门工作人员对档案管理现代化重视起来，推进管理现代化的开展；其次，要强化部门工作人员的重视。应该强化环保监测部门人员对档案管理现代化的重视，要对日常工作中形成的环境保护档案和数据进行及时有效的整理和分析，确保各种档案的规范性；最后，树立良好的现代化管理理念。档案工作人员应该牢固树立科学管理和科技进步的创新理念，建立与时俱进的档案管理意识，转变传统的档案管理理念，实现由传统封闭式服务到开放式服务的转变，使环境保护档案工作的现代化程度越来越强。
3.3加强环保档案管理复合型人才培养
随着环保档案信息化建设工作的不断开展，对档案工作者提出了新的、更高的要求。新时期档案工作者必须具备较高的政治觉悟和良好的职业道德，不但要熟悉环保档案管理业务，还要精通计算机软硬件、网络等技术。这就要求环保主管部门，加强对档案管理人员应用新技术、新设备、新方法的培训，通过培训使档案管理人员的业务能力，计算机水平适应档案信息化建设的要求。
3.4提高环保档案管理人员的综合素质
首先，培养档案管理人员的数字化意识和能力。环保档案管理现代化需要工作人员有着较强的数字化意识和能力，在掌握相关档案管理业务的同时，对计算机网络有着熟练的操作，能够通过解决各种技术问题实现档案管理现代化工作的推进。
结语
环保档案管理作为环境保护和环境监测工作的重要总结，对环境保护工作有着至关重要的作用。因此，作为一名环保档案管理工作人员，必须要创新思路，与时俱进，不断提高自身的档案管理能力和信息化水平，为实现环保档案管理的现代化贡献自己的一份力量。
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