大港油田采油工艺研究院信息档案室 天津市 300280
摘要：利用信息技术进行数据挖掘，开发档案资源服务于企业管理，已经越来越引起业内重视，得到广泛应用。打破传统的档案管理模式，以互联网、信息技术为核心对档案收集与归档进行高度融合，成为档案管理的发展需求。本文作者结合自身工作实践，通过交流电子档案的生成与归档心得，讲述“三归法”归档、归档审核、档案原始性、真实性管理与实体数字化等管理方法，对于电子档案的生成与归档具有一定的参考意义。
关键词：信息技术；电子档案；归档管理
引言
大数据的应用和数据挖掘技术开发档案资源服务于社会管理和企业管理取得了良好的社会与经济效益，由此加速了档案数字化的步伐。油田公司以行业推广档案管理系统为契机，建立电子档案归档流程，并制定管理规范，在馆藏历史档案数字化建设进程中，实行“三归法”归档，加大目录数据库和数字化档案及其专业属性数据库建设，对实体档案进行条形码识别与应用，形成档案实体管理向信息化管理的技术支撑，实现中石油档案管理系统内电子档案与实体档案同步管理、对比分析和查询借阅。
档案数字化的核心是电子档案生成与收集。电子档案是由计算机信息技术形成以代码形式存储于特定介质上的档案。石油企业电子档案来源于油气勘探开发生产、企业管理、技术研究与推广和历史档案的数字化等工作环节，其生成的技术环境和工作环节复杂，生成与收集归档与实体档案有一定的差异。
1 生成与收集
1.1 重要性。为保证归档电子档案的真实性，电子档案的生成与收集需要从电子档案形成之初开始。生成与收集贯穿于日常公文处理和企业行政工作的整个过程，遵循电子档案的形成规律和过程。按照规定和标准进行操作，保证电子档案的真实性，维护档案的完整性，防止存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，保护了电子档案的安全，为电子档案归档打下了良好的基础。
1.2 电子档案的收集归档仍然要遵循“谁形成，谁归档”的“随办随归”原则。电子档案的特点与纸质文件有很多不同，其生成收集的方法和要求也不同于实体档案。电子档案的形成和收集贯穿于油田主营业务，只有档案的形成者或责任者最了解其内容与实体档案的相互关系。所以应由他们收集并整理文件后向档案部门移交，才能更好的保证电子档案的质量。
1.3 收集归档是档案工作的首要环节，档案专业管理人员应对电子文件的归档进行指导和管理。如核对文件的原稿时，应考虑到保留电子文件的重要修改，然后再对其进行收集；电子文件必须与相应的纸质文件建立标识关系；电子文件在收集积累过程中，应刻录成光盘一式三套，以免在系统发生意外情况时文件丢失。电子档案的收集要重视前端控制思维的应用，建立标准统一、互为保证、既密切相关又相对独立的运行模式，从而组成一个严密、完整的电子文件原始性、真实性的保障体系，提前嵌入到电子文件的形成过程，从源头保证档案形成质量。
2 方法与审核
2.1 在信息技术支持下，对具有凭证作用的法律效力的文件务必保存一份纸质文件。鉴于当前互联网技术发展势头迅猛，网络安全对比以往更加严峻，对网上数据安全的重视也提上日程。电子文件载体和信息技术的也存在不够的稳定的特性，以及电子文件的容易被篡改，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，尽最大的可能的保证档案数据安全。电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“三套制”，即纸质文件与光盘、档案数字文件同时归档，形成内容相同的三套档案。
2.2 过去我们电子档案归档进展缓慢的一个重要原因就是制度不落实，制度执行力“疲软”，电子档案归档工作“失位”。
归档时管理人员对数字档案进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档电子文件是否齐全完整，真实可靠，相应的机读目录、采用的软件和其他说明是否同时归档；电子文件与相应纸质或其他载体文件的内容及相关说明在分类、排列、编号上是否完全一致；各类档案归档的电子文件是否是最终稿本，软件系统是否属于反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版权，软件产品的元程序与文本是否一致等。在技术方面检查电子归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。
3 整理与归档
3.1 电子档案的制作过程要责任分明。制作人员应该对其制作的档案负全责，在合作制作的档案或大型基建项目中，要注意划清参与人员的责任范围。一般来说，不相关人员不能进入其他人的责任范围，需要时仅能采用只读形式调阅，以防由于误操作、有意删改等原因造成档案信息的改变。
3.2 考虑到电子文件的特性，从形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管到利用等的各个环节，存在信息变动或丢失的可能性。必须建立一套科学、合理、严谨的管理制度，从每一个环节消除信息失真的隐患，以维护电子档案的原始性和真实性。
3.3 电子文件形成后应及时进行收集，以防在分散状态下发生信息的损失和变动。管理活动中形成的管理性电子文件一经定稿就不得进行任何修改。收集过程中的一切变更都应记录在案，对收集起来的电子文件要有备份。
3.4 采取可靠的安全防护技术措施和具体的电子档案归档办法，有效保证电子文件的真实性和可靠性。建立电子文件管理元数据标准、电子文件格式标准。规避基本要件归档损失，保证电子档案长期有效。如：数字签名及电子印章有效性规定、加密工具有效性规定、文本格式定义和转换工具一致性规定、解压缩工具可靠性规定；为防止伪造和篡改，要求归档电子文件形成与工作流程必须同步；为防止文件内容虚构，要求电子文件与反映工作活动必须对应等等。档案人员要与信息技术人员充分沟通，参与档案系统设计与管理，把功能需求与完善纳入到系统设计与维护，实现电子档案和系统功能的高度融合。
4 保存与维护
4.1 石油企业馆藏大量反映石油勘探开发重要历史事件、生产核心技术和管理经验的珍贵、重要的实体档案，需要实施数字化方式收集电子档案加以保护、备存和利用，任务十分繁重。而数字化技术是实体档案数字化的关键环节，其工作成果的好坏直接影响着整个数字化工作的质量。
4.2 做实做细前期准备，规范数字化过程。要配备先进的计算机、扫描仪或高拍仪等设备，可以迅速完成大量档案的转化，文字图片数字化及声像资料的录入，降低转化。扫描化前将进行一系列准备工作，其间在纸质档案上做标记时，笔迹不宜过重，字体不宜过大，在标记便于辨认与后期去除标记之间求得平衡，以免伤害纸张；翻动纸张时，不要用力过度，注意保护脆弱纸张。扫描之前做好档案整理工作，提前做好档案整理工作，领卷人员要检查案卷完整性并签字确认；业务人员要提高其专业水平，从主观上彻底消除扫描中因失误而造成的“漏”、“多”和“重”的问题。
4.3 做好后期管理，保质保原貌。要将进入档案系统的的图像内容与档案原件进行校对，先检查文件的清晰度，再检查图像是否有歪斜现象，进行纠错处理；对案卷进行彻底清查，对原件实际情况进行标注、登记、还原，不破坏档案原貌。
结论：随着现代信息技术不断的发展，档案管理工作人员必须完成由传统的管理模式向现代管理模式的转变。由传统的管理理念向现代管理理念的转变，迅速掌握新型档案管理技术及标准，并在管理实践中应用，使档案管理工作跟上时代的步伐，为企业提供更有效的服务，使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。
参考文献：
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[2].曹丽燕，当前企业信息管理系统存在的典型问题及对策，经营管理，2018年第11期
[3].王东杰，关于油气田信息化自动控制的研究，信息系统工程，2018年第10期