王会玉
海南高速公路房地产开发公司，海南 琼海 571400
摘要：建设工程档案记录了建设工程项目实施的全过程，是建设工程项目中不可或缺的重要文件。档案管理工作的规范化确保了建设工程项目的顺利进行，也是工程项目各个环节目标切实实现的重要保证。基于此，本文主要探讨了建设工程档案管理的问题与对策。
关键词：工程建设；档案管理；管理效率
中图分类号：TU71文献标志码：B
引言
工程建设单位中，档案管理具有重要的意义，档案能够对建设过程中的重要数据和关键信息进行详细的记录，帮助建设工作人员对档案进行更好的参考，从而进一步完善工程建设的工作。在本文的研究中发现在档案管理过程中还存在不少问题，需要采用适当的方法对管理工作进行完善，才能达到更好的档案管理效果。
1建设工程档案管理中存在的问题
1.1管理意识不到位
在具体的工作过程当中，部分管理工作人员认为档案管理只是将工程建设过程中的内容进行简单的记录，因此当工程建设工作完成之后，档案只是记录了相关的数据、施工的进度以及用料等，但是对大部分有用的信息却没有进行具体的总结分析，在后续的工作过程当中当工作人员需要寻找档案进行参考时，往往找不到真正有用的信息，也无法对一些需要用到的数据来源进行具体的最终，最终影响了档案的质量。除此之外，档案的记录还存在着造价的情况，从而造成档案记录和实际过程的差距较大，造成该种现象产生的原因主要是因为在建设的工作过程当中有时投资者和施工人员为了更快的完成工程的验收工作，对档案的内容进行隐瞒或者夸大，从而造成了档案真实性的缺失[1]。
1.2管理体制不健全
任何管理工作都需要相应体制的支持，如果管理体制不健全，管理工作就难以有序进行。在工程档案管理中，管理体制不健全主要表现在两个方面：第一，工程建设单位内部管理混乱，责任分工不够明确，比如在收集工程档案资料时，由于没有相应制度的约束，相关部门所提供的档案资料往往“牛头不对马嘴”，需要档案管理人员多次协商交涉才能完成档案收集工作，从而使工程档案管理效率降低；第二，外部监管流于形式，难以发挥监管作用。监管部门的监管程序不合理，在对工程项目的监管中没有严格对照档案进行审查，而这也让档案管理部门放松了要求，降低了档案管理的严谨程度[2]。
1.3管理手段单一滞后
在现代工程管理中，档案管理的手段需要进行更新换代，目的是提高管理效率以及促进相关问题的快速解决。在实际情况中，管理手段单一滞后的问题主要是由两方面原因造成：第一，工程项目负责人对档案管理不够重视，没有投入足够资金支持先进管理技术的引入，造成档案管理中仍旧采用落后的管理手段；第二，档案管理人员对新型管理技术了解不足，应用水平达不到标准，而这也反映出档案管理部门的人才流动较为迟缓，缺乏新鲜血液注入[3]。
2建设工程档案管理优化策略研究
2.1增强管理工作人员的管理意识
在对工程建设单位档案管理的过程当中，需要提高管理工作人员的管理意识。相关部门可以定期举行培训活动对管理工作人员进行管理技能培训，让管理工作人员能够意识到档案管理对工程建设的重要性，在进行档案管理的过程中除了对相关信息进行记录之外，还需要总结具有实际意义的信息并进行具体的记录，从而能够有效帮助后续的工作人员参考工程建设的档案，为以后的建设工作提供更有效的参考帮助[4]。
2.2完善管理体制，促进每个环节的规范化
根据以上问题的分析，完善管理体制应从两个方面进行：第一，工程建设单位内部要建立明确的责任制度，将档案管理的一部分责任交给具体部门，比如在提供档案资料时，需要按照档案管理部门的要求如实、全面地提供，并且在出现问题时，要积极配合档案管理部门进行处理；第二，外部监管部门也要将档案监管作为重要工作内容，并制定出严格的审查制度对档案管理是否如实反映工程建设情况进行审核。同时，监管部门也要设立反馈渠道，目的是在出现异议时可以通过反馈渠道进行交流沟通。
2.3确保工程建设与档案管理的协调
档案管理工作需贯穿于工程项目建设始终，因此，档案管理与工程项目的协调发展就显得尤为重要。建设工程项目初设立之时，就应该开展建档工作；在项目实施过程中，档案管理人员要对工程进程、质量严密关注，对工程建设的各方面资料材料进行全面核对检验。在项目合同正式签订后，要相继开展对应的监督管理工作，使工程建设项目逐步地、完整地被纳入监管、记录范围内，使档案管理工作能够渗透到工程建设的各个环节。
2.4提高管理技术
对于管理方式较为落后的地区，需要加大经济投入引进先进的管理设备来帮助工作人员对档案进行管理，采用计算机技术对档案进行科学管理，按照内容和建设的项目类别来对档案进行分类管理。而在经济较为发达的地区，则要对档案进行系统的分类，确保管理的统一性和延续性，让管理的工作能够有序的进行，帮助工作人员能够利用档案进行系统的参考，进一步完善工程建设的工作技术和质量[5]。
2.5构建数字化平台，提升档案信息的有效性
工程建设档案管理的重要性不需赘述，而想要使其作用得到切实发挥，除了理顺管理流程外，更重要的是提升信息的有效性，针对这一点，可以通过构建数字化档案信息平台的方式来实现。这一平台可以帮助档案管理人员迅速处理档案资料，让档案资料以统一形式完成入档。另外，当具有审阅权限的人员查看档案时，也能根据要求迅速调出对应的资料，从而提升审阅效率。数字化平台还具有共享性特征，能够让工程建设单位内部的各个部门获得相同的信息内容，这对于加强部门之间的联动具有重要意义。
2.6提升档案工作管理人员的培训和指导力度
档案管理工作的主体在人，因此工程建设企业管理部门应高度重视档案管理员培训工作，通过完善培训制度、加强培训指导等措施培养优秀人才，进而推动档案管理工作有序进行。首先，明确培训内容，面向培训对象宣传法律法规知识、制度知识，这既能充实培训内容，又能促进档案资源管理工作有序开展。其次，定期开展知识讲座，宣传最新的档案管理理念，使档案管理员在最新观念指导下调整档案管理行为，确保档案创新管理工作落实于全过程。再次，组织教育培训活动，通过聘请资深档案管理人员进行知识讲授，以此丰富档案管理员知识储备、强化档案管理技能。最后，提供外出学习机会，使档案管理员通过外出学习来拓展工作视域，确保最新管理理念与工程项目建设实践相结合，最终实现档案创新式管理的目的[6]。
结束语
当前工程建设活动如火如荼地开展，要想加快行业发展步伐，确保工程建设活动有序推进，应具体落实项目档案过程式管理工作，并动态更新档案管理内容，以期为工程建设行业稳健发展提供档案资料支持。要想真正实现档案创新管理目的，建设单位、施工监理单位应协同配合。档案创新式管理思想贯穿于工程建设项目全过程，并且配套管理制度随之完善，有利于确保档案管理工作制度化、规范化进行。
参考文献：
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[2]李圣洁.市政工程档案管理存在的问题和对策[J].办公室业务,2020(8):141,160.
[3]叶紫凌.企业集团工程档案管理研究[D].湖北大学,2018.[4]朱红.公路工程的档案管理探究[J].黑龙江科学,2019(8):128-129.
[4]王倩,刘晓华.新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].现代国企研究,2019(10):196+198.
[5]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学,2016,7(13):138-139.
[6]王兵.档案管理工作过程中存在的问题以及相应对策分析[J].科技创新与应用,2016(25):268.