楚倩
黑龙江省新产业投资集团有限公司 黑龙江哈尔滨150090
摘要：档案资源分类是档案管理的核心内容之一。档案资源分类体系对于档案资源建设、管理和利用具有重要意义。本文介绍了分类体系的构成和基本内容，分析了其分类体系相对粗放、不能反映档案资源全貌、不完全适应电子档案管理等目前企业普遍存在的问题，就全面认识档案资源分类体系功能价值、基于档案资源构建不同层次的分类体系、多维度灵活且有效运用档案资源分类方法进行思考。
关键词：企业档案；档案资源；分类体系
引言
现代化信息技术的普及和广泛应用给人们的生活带来了翻天覆地的变化，档案管理工作也随着信息化时代有了质的变化。作为企业历史进程的记录载体，档案管理需要加强信息化建设，提高档案管理的工作效率。
1企业档案信息化资源的特征
1.1内容广泛
企业的档案信息资源包括管理类、科技类、会计类等多方面的信息，信息量巨大、内容丰富多样、涉及范围较广泛。
1.2专业性强
企业在进行生产、科学研究、经营管理等活动当中所形成的档案信息具有档案专业的属性，需要在实施当中按照档案工作管理原则，分类进行整理。
1.3数字化
档案数字化水平不断提高，档案数字化规模不断增加，档案数字化加工市场已经开始逐渐建立起来，档案数字化对象越来越丰富，不再局限于纸质档案，开始扩展到照片、音视频等多元化的档案数字化。
2大型企业档案资源分类体系的基本情况
2.1档案分类原则
一是以集团公司全部档案为对象，从各企事业单位的管理职能和专业性质出发，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案资源分类体系，便于科学管理与开发利用。二是类目设置本着统分适度、宜粗不宜细、分类层次不宜过多的原则，并适应档案信息化管理的新需求。
2.2档案类目设置
档案类目设置全部档案共设9个一级类目，即管理类、财务类、科技战略类、工程类、电力能源类、党务类、金融类、声像类、实物类。
3企业档案资源分类体系存在的主要问题
3.1分类体系相对比较粗放
从子类划分看，颗粒度较粗，建设项目类、产品类、科学技术研究类、设备仪器类均没有统一的二级及以下类目，也缺乏类目体系编码，因此，从整体上看，该档案资源分类体系只是一个大类划分的框架，并没有体现业务、专业的关联，不利于档案资源的有效组织，对档案资源的类聚作用非常有限，也发挥不了分类体系的导航作用。
3.2分类体系不能反映档案资源全貌
目前的档案资源分类体系与集团业务的丰富性不匹配。集团业务涵盖生物质综合开发利用、清洁能源、科技基金、高新投资、实业投资、科技地产六大板块，每个专业领域涉及几十甚至上百个专业，但在分类体系中，除电力能源类档案外，体现不出集团档案的主要内容和基本特色,反映不出集团业务全貌和档案资源全貌，不利于档案资源建设、整合和共享。主要原因在于其采取的仍然是实体分类的方法，并没有基于业务从职能角度进行分类。
3.3分类体系不完全适应电子档案管理和利用需要
从作用发挥来看，现有的分类对于不熟悉分类体系的用户而言，不能发挥导航作用，不利于方便检索；对于档案资源建设而言，不能通过分类体系提供资源建设框架。从分类对象看，现有分类体系仍然是建立在传统实体档案基础上的一种来源分类，对于电子档案而言，不能将档案资源间逻辑上的关联充分体现出来，面对多元多变的用户需求灵活性也明显不够。主要原因是现有分类体系仅从档案部门方便管理的角度出发，没有从档案资源建设角度和用户利用角度设计，因此，对档案资源体系建设和用户利用的价值有限。
4完善企业档案资源分类体系的若干思考
4.1全面认识档案资源分类体系的功能价值
在纸质档案管理时代，由于缺乏计算机检索，档案分类起到重要的定位作用，分类体系直接决定了查找档案的时效性、查全率和查准率。在信息技术时代，由于检索技术的发展，普通检索、高级检索、智能检索手段越来越先进，一些档案工作者认为借助系统就能很容易、很方便检索到一份档案，没有必要再进行分类。一些档案工作者认为整理的目的就是方便查找到一份档案，只要能找到，分类越简单越好。可以看出，这种认识具有一定的积极意义，但仍然将分类的作用局限在档案整理这一个环节。企业应从档案资源建设、管理和利用的全局提高对分类体系功能价值的认识。第一，分类体系具有档案资源类聚作用。档案分类的本质是维护档案与业务的有机联系，通过分类可以有效维护文件与业务的有机联系以及文件之间的有机联系，便于档案整理、检索利用和价值鉴定。第二，分类体系具有档案资源构建作用。好的档案分类体系，体现了档案资源的全貌和分布，不仅有利于揭示档案资源与来源业务、来源单位与单位职责之间的关系，而且有利于揭示企业有哪些档案资源，来源单位也清楚知道哪些文件属于档案范畴并及时归档。“可以说，高质量的档案分类，是高品质档案资源体系建设的必要保障。”第三，分类体系具有档案资源导航作用。分类体系是企业档案资源的“目录”和“线索”。借助分类体系，用户可以方便检索到所需档案资源，即使不熟悉检索原理和工具，也能通过大类到子类再到细目的逐层深入，检索到具有关联关系的档案资源。而且由于分类体系“透明度”高，通过分类浏览常可“发现”原先并不知道的关联信息。可见，好的分类体系应具有“物以类聚”“鸟瞰全貌”“触类旁通”的特征，在统领档案资源建设、管理和利用的全程中都发挥重要作用。
4.2基于档案资源构建不同层次的分类体系
构建企业档案资源分类体系是一项复杂的工程，不仅要遵循分类体系建设的科学性、系统性，还要考虑数据时代档案资源数量多、来源广泛、内容复杂等特点，同时还要考虑不同用户的特点并满足其复杂的利用需求。对于集团企业来说，随着企业数字化转型，电子档案日益成为管理主体，应基于档案资源内容，制定不同层次的企业档案资源分类体系。首先，在集团总部层面，应基于全集团业务开展顶层设计，构建整体档案资源地图。其次，在企业层面，应基于职能或来源制定分类体系。在划分具体类别时，考虑到目前尚未全部电子化的现状，可以仍采取上述实体分类的划分方法，也可以基于业务信息系统，将业务信息系统作为来源进行分类。当然，在业务信息系统与类别对应上，并不是一对一的关系，也可以是多对一的关系。最后，对于某一类别档案，应细化到保持有机联系的最小单元。在进行最低类别划分时，要处理好相对稳定的类目名称与不断变化的项目名称之间的关系，体现在分类体系中的最低层次类目应当是相对稳定的。比如对于科研项目档案的分类，如大型科研项目，宜将项目名称甚至是子类课题作为类目名称；而对于每年都会有大量小型科研项目且每个项目档案数量不多的单位，项目名称则宜作为案卷名称。
结语
综上所述，档案事业要想获得发展，档案工作要想开创新局面，就要做好档案信息资源的开发利用，将原本枯燥的档案管理工作变得充满活力，深入挖掘档案的内在价值，给企业发展提供助力的同时，也让档案工作本身充满生机。
参考文献
[1]王玥瑄.企业档案信息资源文化价值开发研究与思考[J].档案学研究,2020(01):119-121.
[2]王珺.企业档案信息资源的开发和利用探究[J].信息记录材料,2020,21(01):37-38.
[3]袁卫平.信息时代企业档案信息资源的开发与利用[J].兰台内外,2018(05):77-78.
[4]王瑞芳.企业档案信息资源开发利用探索与应用[J].档案天地,2018(02):56-57.