中国能源建设集团江苏省电力建设第三工程有限公司 江苏省镇江市 212003
摘要：如今，火力发电工程项目优化了承发包管理模式，采用了先进的施工技术和施工工艺，建设周期也相应缩短，在项目施工过程中形成的项目竣工文件显得尤为重要。项目竣工文件是项目档案的重要组成部分，也是项目竣工验收的前提和项目审计时重点抽查的资料之一。本文通过对火力发电工程项目竣工文件的形成过程进行分析，针对分析过程中出现的问题，提出了做好火力发电工程项目竣工文件过程控制的相应措施，为切实做好火力发电工程项目竣工文件的规划、收集、整理、编制提供了一定的指导意义。
关键词：火力发电工程；竣工文件；过程控制
项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映建筑安装施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图文件和监理文件等组成。项目竣工文件包括文字、图表、声像等形式的文件，经过鉴定、整理并归档的项目文件就成为项目档案留存备查，满足项目竣工投产以及竣工后的生产运行、设备维护、改（扩）建的需要。但是，在目前的项目文件档案管理过程中，人们对项目竣工文件的价值认知和重视程度还有待提高，甚至片面地认为工程项目竣工文件的管理是一项事后工作，工程项目竣工文件只是在整个工程项目完工后才需要整理留存，这种错误的观点导致了工程项目竣工文件收集不及时，文件内容不齐全等问题。因此，加强工程项目竣工文件的前期策划和过程管理至关重要。通过项目竣工文件的全过程控制，实现项目按期竣工和达标投产。
一、火力发电工程项目竣工文件过程控制存在的问题
众所周知，建设工程项目竣工文件是工程项目建设活动的真实记录。未经档案验收或档案验收不合格的项目，无法进行项目竣工验收[1]。在火力发电工程项目建设中，项目的建设人员关注的重点是项目如何高效率和高质量建成以及项目建设周期等问题，而往往忽略了对项目竣工文件的过程控制，因此导致项目竣工文件在收集、保存、整理、移交过程中出现诸多问题。以下是笔者通过对火力发电工程项目档案管理工作真实考察和分析发现的一些问题，并提出了一些合理化建议供大家借鉴，同时，也希望施工企业能够把项目竣工文件的过程控制重视起来，提前做好规划，把档案管理工作落到实处。
1、竣工文件管理制度不够完善
众所周知，在一个项目的建设过程中需要投入大量的人力、物力和财力。怎样才能真实有效的记录项目施工过程的全貌，必不可少的就是做好竣工文件的收集和留存。然而，部分火电施工企业中却没有一整套完善的竣工文件管理制度，没有明确竣工文件具体包含的文件内容以及分类、移交和归档原则，也没有明确的项目竣工文件的编制细则。正是由于竣工文件管理制度不够完善，导致工程项目施工过程中没有同步形成相应的施工文件，导致在项目后续的维护、管理和改扩建中缺少真实准确的数据资料做支撑，也很难做好项目审计检查和项目事项分析规划等工作。
2、公司内部档案管理意识薄弱
在有些火电工程项目建设过程中，项目负责人重建设、轻档案的现象普遍存在[2]。项目管理的重点主要放在项目的施工过程以及成本控制上，忽略了对工程项目竣工文件的统筹管理。有的施工企业缺乏系统的档案管理流程和档案管理工作人员，甚至有时候直到项目竣工结算及审计时才开始着手准备竣工文件资料。导致竣工文件包含的信息不及时、内容不全面，同时造成竣工文件收集整理过程中的难度加大，各部门互相推脱等现象，影响了项目竣工文件的编制进度和编制质量。
3、档案管理工作人员的专业素质有待提高
配备专业的档案管理人员是高质量完成项目竣工文件的关键之一，现实情况是，有些火电施工企业没有对档案管理工作加以重视，导致项目建设过程中缺少专业的项目档案管理人员。
由于非专业档案管理人员没有经过专业化和系统化的档案管理培训，对火电工程建设特点认知也不足，影响了火电工程项目档案管理工作的效率和质量。
二、火力发电工程项目竣工文件过程控制措施
1、完善档案管理制度，统一竣工文件编制方法
作为一个专业的档案管理工作人员，在一个项目开工之前，要提前谋划，根据国家相关法律和规章制度，结合项目自身的特点，制定出完善的档案管理制度并加强宣贯，层层落实到相关部门及分包商。这样可以保证总分包单位在项目的整个施工过程中整齐划一，有序管理。首先，要加强信息化档案建设[3]。先进完善的档案信息化管理系统可以让档案管理工作更便捷、高效。其次，统一竣工文件编制方法及编制细则。依据合同文件及业主方的竣工文件编制方法等落实竣工文件的数量及规范性要求，务必在开工前得以明确落实，以免在施工过程中业主方的反复及变动。再次，明确各相关部门的档案管理职责，把相关部门的档案管理工作纳入年度考核，做好各部门的协同配合工作，确保项目档案管理工作有效开展。
2、提高管理人员的档案管理意识，优化竣工文件过程控制
完整的工程项目竣工文件对后续工程项目决算审计和项目改扩建等工作有着非常重要的意义。因此，提高项目管理人员的档案管理意识，优化竣工文件过程控制十分重要。通过加强对项目相关单位和部门档案管理工作的宣贯，做到有的放矢。同时，还要优化竣工文件的过程控制，通过各方沟通协商，尽量减少纸质文件的流转，除了保留必要的纸质文件，与工程同步形成施工技术文件，作为竣工文件的必要组成部分。竣工阶段，要合理做好竣工文件的分类组卷工作。还要加强人力资源管理部门对专业档案管理人员的招聘和引进，培养更多专业的优秀的档案管理人员，为工程项目竣工文件的准备和编制做好充足的人才储备。
3、提高档案管理人员的专业素质，建立健全岗位责任制
对于火力发电行业来说，其自身就有一定的行业专业性质。因此，火力发电工程施工企业也要加强对档案管理人员专业素质的培训。一方面，可以及时的掌握先进的档案管理办法；另一方面也需要掌握一些火力发电项目专业施工常识，力争成为既精通档案管理又懂得相应专业施工常识的复合型人材，保证在收集、整理竣工文件时能及时发现问题并解决问题。除此之外，还要建立健全岗位责任制，明确档案管理人员的工作职责，并且与绩效工资挂钩，确保档案管理工作人员全力做好项目竣工文件的收集、整理、移交和归档工作。由于火力发电工程项目工程规模较大且建设周期较长，参与建设的分包商也较多，有材料供应、建筑施工、安装调试等各种协作单位，要整合成符合要求的竣工文件，应明确相关职能部门和分包商的档案管理职责，建立量化的考核机制，并层层落实到每一个参与者。通过前期的策划及系统的过程控制，在项目竣工的规定期限内提交项目竣工文件。
三、结束语
综上所述，火力发电工程项目竣工文件的过程控制是一项非常严谨、全面和系统的工作。为了保证项目竣工文件档案高标准高质量完整留存，就要在项目开工前做好准备和筹划，在项目施工过程中要加强宣贯以及对工程技术人员的督促指导，保证竣工文件记录的真实性、准确性和完整性。项目档案管理人员要介入施工进度控制，阶段性地组织施工文件的收集、整理汇总，及时发现存在的问题并组织整改。力争实现项目进度与建档相同步，项目竣工与结算资料相同步，项目验收与档案验收相同步。相信在坚持三个相同步的前提下，在各职能部门的有序协调配合下，工程项目竣工文件一定会及时、高效、优质地完成。
参考文献：
[1]刘凯.GH公司EPC项目竣工文件管理优化研究[D].山东大学，2018.
[2]马明波，邬忆华，孙莹.浅谈核电工程项目竣工文件质量过程控制[J].机电兵船档案，2014（04）：12-16.
[3]徐攀.如何落实建设项目文件全过程质量控制之我见[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2011（01）：282.