张博
西北电力建设工程监理有限责任公司, 陕西 西安 710032
工程监理例会也是工程圈子里俗称工程协调会，会议的目的与目标是监理机构要总揽全局研究解决与监理或与工程相关的问题，无论是哪一版本的《建设工程监理规范》都对监理例会作了硬性规定和较高的要求：如GB/T?50319-2013《建设工程监理规范》5.1.4条规定：“项目监理机构应定期召开监理例会，并组织有关单位研究解决与监理相关的问题。同时规范中也明确要求，会议纪要应由监理机构负责整理，与各方代表会签，所以说开好监理例会，整理好纪要的水平，可以直观体现监理机构整体的技术水平、职业素养。水平较高的监理例会纪要公文，格式正确、内容表述清晰、有理有据，能够对工程的协调、管理事项起到“加速器”、“加压泵”等推波助澜的作用。同时一份良好的例会纪要公文，更是项目监理机构履职尽责的能力和监理工作成效的充分展示。
其实在旧版GB?50319-2000《建设工程监理规范》的5.3.2条规定了例会的具体内容，总结出来包括但不限于以下内容: 1)、检查上期会议决议的落实情况，分析未完成事项的原因。2)、检查分析、工程项目进度计划完成情况以及人、机、料等配套资源的投入情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施。3)、对上周工程实体上和质量保障体系运行中存在的问题进行分析，提出下一阶段质量控制要点及要求，对施工单位进行简要的监理工作交底。4)、对上周安全生产状况进行分析，对本周的安全生产管理提出要求。5)、明确需要协调解决的事项，尤其是需要建设单位协调的议定事项。6)、宣贯、传达上级会议精神、政策文件，综上所述每一期监理例会后的纪要，是工程技术人员和各有关部门实行后续工程管理、制定措施、方案的重要参考资料，也是工程变更、零星工作签证、工程延期、质量、安全事故原因分析及责任追究等方面的重要凭证和依据，还是合同纠纷解决过程中的重要文件，必要时可作为索赔依据，通过以上分析我们看出只有认真整理好监理例会纪要，才能将会议开出实效，才能将会议上提出问题的落实速度和闭环率大幅提升，也能为成功开好下一期工程例会，树立监理机构形象奠定了坚实的基础。
项目总监为了加快扭转监理机构的形象，提高监理公文运转管理的精细化水平，以提高例会纪要的行文质量为突破口，拿出了真抓实干的劲头，保持雷厉风行的效率，提出了确保例会纪要 “零延误”的口号， 达到质量“零误差”的目标，及时邀请公司专家组对例会纪要存在的问题“把脉问诊”，同时聚焦于业主，施工单位反映突出的问题，就监理例会行文中存在问题的原因进行逐项剖析：①内容不全面：由于制度不严、责任不清及人员素质差，记录时该记的内容未记，与会人员该签字的未签字，或仅要求承包单位采取整改纠正措施，未要求其采取预防措施，上述原因直接影响了例会纪要的完整性；②、真实、准确性不够?：记录过程中没有把会议进行的真实情况如实地记下来，任意增减或改变会议发言或者决议的原意，以偏盖全，随意加修饰词等。这种作法有悖于监理工作诚信的基本原则，未做到真实、准确、无误，出现了语句不通顺，用词不准确，出现错别字等“硬伤”；③、问题表述不具体；提出的现场存在问题表述不详细，缺乏具体表述；表述或与实际内容有偏差，证据不足，文字描述过于口语化。④、编写不及时，对会议纪要重视程度不够,或是人员安排不当,检查指导不力,使会议纪要严重滞后于记录的形成时间,在需要时拿不出东西,需用时突出整理,结果的导向是往往纪要质量出现粗制监造,漏洞百出的现象。
找出问题的结症后，项目总监很快给出了 “对症下药”的良方，向整理、审核纪要的监理人员提出了“信、达、雅”的基本原则要求。其一是“信”：文风诚实，纪要整理者将发言者的陈述言简意赅地体现在纪要上，在编写时完全按照发言者的思路用专业术语表述其立场，不得曲解其原话意义。审核人员应遵照监理公文的基本写作规律，全面、客观描述或分析，确保每一段落中心要明晰。其二是“达”，即语句通顺。在确保纪要与发言者原话意思无限贴近的情况下方可寻求书面语句上的通顺。对纪要进行必要的结构调整、顺序的调换，可使纪要内容更容易被阅读者接收，避免由于理解偏差造成的问题。最后是“雅”，是语言正规、优美，这离不开一定程度的修辞，当然在监理工作会议纪要上主要表现在专业术语的使用上。在做到信、达的基础上才能进行雅的修饰，此举也体现出纪要整理者乃至监理机构文字组织能力水平。从某种程度上说雅是信、达的“上层建筑”、“形象公关”。
在例会纪要的编写、审核改进的过程中，我们还总结、领悟出了一些要点，抛砖引玉的谈一谈；⑴监理例会是有时效性的文件，会后八小时内将定稿的纪要下发至参建单位手中，趁着大家都还没有遗忘开会的各项议题，实践证明更有利于调动、发挥施工单位的主观能动性作用，去积极配合整改，⑵坚持“一事一段”的原则，一段内容涉及问题不要超过4个，最佳为2～3个，或者说“提出问题—分析问题—结论”这样的结构形式比较适宜，其次在参会各方出现意见分歧时，一定要表现出监理单位的公正性来，在纪要整理中特别是对于施工单位的合理诉求，一定要予以记录在案。⑶将会上对存在的问题形成一致的看法和达成最后形成的决议事项，还要明确谁负责来解决、解决问题的具体要求，包括完成的时限等。
公文质量无小事，文风的背后是监理机构的工作作风，外派监理机构的服务力连着竞争力，创新力决定着监理企业发展力，保证公文质量持续稳定向好，必须把工作标准高起来、严起来，把规矩制度立起来、落下去，切实做到精细、精致、精准，针对薄弱点与易错环节精准进行专项培训，有效发挥了讲师业务交流指导作用。通过建立专项台账，强化日常监测，精准跟踪掌握相应发文的办理进展情况，并根据实际需要及时开展督促催办提醒，进一步提高了公文运转管理的精细化水平，保证了相应类别监理公文处理的及时高效。