王莲娟
北京政法职业学院 北京市 102628
摘要：建立实用且适用的高职院校教务管理系统，能够为提高学校教学工作的信息化水平打下基础，作为教学管理的进一步改革和发展的信息化支撑。本文以北京政法职业学院为例，对校内现有教务系统的使用现状进行分析，从而进一步了解学校未来建设教务管理系统的目标与方向，实现教务管理系统改革。
关键字：高职院校；教务管理系统；问题分析
当前，中国正面临高等教育改革的急剧变化，基于《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》、《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》，高职院校也纷纷提出了人才培养改革、教学与管理信息化的改革目标。同时在教育部、财政部联合印发的《关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见》中，也明确指出高职院校要提升信息化水平，提高教学管理的效能。
一、推进教务管理信息化的意义
高职院校由于学生较少，一般没有划分二级学院，直接为系部管理，教务包括各项教育教学计划、教学资源、教学研究、学籍等工作都是由教务处进行管理，一套完整且完全切合学校运行的教务管理管理系统，不仅能够使教务处从琐碎的手工操作中脱离出来，大大节省人力、财力和物力，更能够推动高职院校进一步的管理工作科学化、制度完善化，加快高等职业院校教学管理的信息化进程。
本文以北京政法职业学院为例，对校内现有教务系统的使用现状进行分析，从而进一步了解学校未来建设教务管理系统的目标与方向，实现教务管理系统改革。
二、教务管理平台的使用问题及分析
目前学校使用的教务管理服务平台为2018年9月更新使用的新版本，此版本为Browser/Server结构，使用者通过网络登录网页，即可随时随地进入教务管理系统进行操作，十分方便。该平台有包括课程/环节管理、培养方案、学生学籍、课表编排、权限管理等近30个模块，基本满足学校日常教务管理的需要。
（一）存在的问题
1.缺少统筹管理的信息标准，缺乏完整的信息交换规范
为了更加方便、及时、规范的管理，学校现在已经建立了信息系统，实现了信息管理，如人事信息系统、财务用友软件系统和教务管理系统。学校众多的业务系统内存在大量的信息，但由于缺乏一套完整的学校管理信息标准，这些系统需要维护自身范围内的基础数据和公共数据，这些信息不够规范和完整，而且兼容性较低，难以进行信息交流。随着学校乃至国家层面的教育管理信息网络的逐步建立，讲难以体现这些信息的价值也无法发挥它们的作用，更甚者有可能会成为信息垃圾。
目前，业务系统间进行数据交换是按照相互约定的规格进行数据交换，交换接口的实现可能采用不同的方式进行定制开发，造成一定的开发成本和重复开发。缺乏一套完整的统一信息交换规范，一定程度上影响了不同业务系统之间的信息交流。我校每学期学生报到注册时使用一体机自助操作，一体机需要读取学生信息、照片，与其一卡通和本人进行比对，之后读取学生缴费数据，从而判断是否可以在学生证上盖章注册。但在具体操作中，不是所有学生都需要缴费，有些退伍士兵可免两年学费、中职阶段学生若为农户可免学费、走读学生无需缴纳住宿费等等，就因为我校没有统一的数据平台，教务信息内数据无法直接与其他系统内数据进行对接，造成自助报到注册系统并未实现完全的“自助”。
2.教务管理系统灵活性不够，扩展性和开放性不强
随着增加七年贯通培养（三年中等职业教育+两年高等职业教育）等教学改革、专业培养方案等不断调整，对教务管理系统的灵活性要求很高，目前教务管理系统的扩展性不强，对高职院校教务管理工作的新要求难以进行及时调整，因此，造成了一些管理模块不能稳定的应用。目前系统更适用于同一类培养方式，我校的情况是学生初中毕业到我校进行中职教育，毕业后通过校内转段考试选拔，进入高职阶段。虽然没有参加高考，但学生信息经招生办报至教育考试院后，依然会被分配考生号，一号对应一人，是学生高职教育的重要信息。然而在教务管理系统中，学生刚进入我校时没有考生号，三年后进入高职阶段才有，却无法再补充导入信息。系统无法区分中职、高职3+2与五年一贯制的区别，不太适应学校的具体情况，给日常教务管理产生了不便。
3.用户体验有待加强
一个应用系统除了满足功能性的需求外，系统性能、可靠性、可扩展性和易用性等非功能性的需求也是一个很重要的方面。目前的教务管理系统对用户的运行环境有要求，不能在所有的主流浏览器中正常使用，使用系统推荐的浏览器时也经常出现不稳定的情况。
教务系统使用做多的是教务处老师和系部教学秘书，大家都非计算机专业，这就导致用户经常产生使用上的困惑；而且系统界面元素的美感度和对于显示屏幕大小的适应性有待提升；这些诸多因素的综合结果导致用户体验欠佳。
4.教务业务数据需进一步提炼和加工
目前教务系统是按学年学期来进行教学管理，基本上能够满足教学运行过程的事务性管理需要。学校自2006年开始使用该公司的教务管理系统以来，经过17年的运行，系统内已经积累了大量教学管理过程中的事务性数据，数据的深度提炼和加工不够，未能将数据提炼为有价值的信息，如入学率、教师学历结构、教学场地利用率、学科建设分析等等。
5.教室管理模块不够完善
随着高等教育的发展，高职扩招200万任务的实施，职业院校资源短缺的问题逐渐成为制约高职院校发展的重要因素之一，尤为突出的是教室资源问题。现有的教务管理系统中虽然有教室预约模块，但存在业务审核流程不佳、预约时间不好设置等问题。所以目前学校需要临时调换课程或临时预约使用教室仍采用传统的手工申请方式，预约申请过程复杂，须提前三天由所在系部、教务处等部门盖章审核；预约方式落后，纸质申请单不方便保存和查询，预约信息成功与否也不能及时的通知；还极易发生冲突，容易出现同一时间段、同一教室被重复批准给不同的使用者，造成教学事故。
（二）对策分析
1.设置统一的信息标准
（1）建立学校层面的公共数据平台，统一维护源信息标准和公共业务数据，避免重复建设，便于资源整合。
（2）提供标准化的信息交换规范，解耦业务系统之间的信息交换，消除信息孤岛，实现信息互通共享。
2.提高教务管理系统灵活性，增强扩展性和开放性
（1）教务管理的主要负责人与软件开发者之间通过沟通协调，做出细致地需求分析，全面梳理核心业务流程，结合学校实际情况，研发出合适的教务管理系统，提高协同管理和服务能力。
（2）扩展基于角色的访问控制（Role-Based Access Control）权限管理模型，实现功能范围和数据范围组合授权，实现分级动态授权和任务委派授权，增强权限管理的灵活性和扩展性。
3.改变前端设计方法，提升用户体验
通过基于响应式Web设计的理念进行前端设计和开发，全面兼容主流浏览器，更好的适配PC、手机和平板；提供一致的控制台，简化用户操作，减少学习成本，整体提升用户体验。
4.加强业务数据的提炼
（1）构建决策分析服务平台，通过建立数据仓库及数据集市实现数据的整合和加工，利用报表工具和商业智能工具，完成不同层次的管理决策信息转化，有效地支持学校日常管理和决策。
（2）提供综合查询工具，封装常用的业务数据对象，提供用户自定义数据对象功能，可查询和导出后由用户进行数据的二次加工。
5．完善教室管理模块
从教室管理工作的实际需求出发，完善教室管理模块。教室管理包括教室的静态分配和动态管理及维护，静态分配是依据开课计划中课程对教室的不同需求，合理分配教室资源；动态管理及维护是师生可以依据教室使用现状进行预约及查看和管理。教师和学生等普通使用者可以方便的进入系统，申请空闲教室资源、查看教室的使用情况。以师生为本，统筹调度、合理安排教室资源。遵循教学规律，以信息化方式集中管控学校所有教室资源，保障教学工作的顺利开展，提高教学管理的质量。
三、结语
高职院校把提高人才培养质量作为学院的根本任务，高度重视教育教学的创新与改革。以培养人才为中心，以教学管理为手段，拓展和深化多样化人才培养模式，提高教学服务水平，深层次的改革与发展学校教学管理工作。建立实用且适用的高职院校教务管理系统，作为教学管理的进一步改革和发展的信息化支撑,能够为提高学校教学工作的信息化水平打下基础。同时一个优质的系统能够帮助教务处工作人员提高工作效率，更好更高效地服务于学院师生，发挥出更大的人员价值。
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