陈则旋 董占卜 葛文斌
中国核工业二四建设有限公司重庆分公司 四川 绵阳 621000
摘要：企业档案信息化管理是档案管理的一种必然趋势，时代的发展，科技的进步给企业档案信息化提供了充分的硬件和软件支持。同时，档案的重要性也逐步引起了各单位领导的重视，纸质化档案固有的弊端导致其被调阅和利用的概率较低，无法充分发挥档案的内在作用。因此，档案信息化管理开始登上历史的舞台。文章采取文献法及结合个人工作经验，提出了企业档案信息化管理的重要性，通过对档案信息化管理的重要性和具体的管理措施进行分析，以期为企业档案信息化管理工作提供一定的指导性建议。
关键词：信息化、目的、重要性
1 什么是档案信息化？
1.1 含义
档案信息化是在国家档案管理管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化管理必须遵循三条基本原则，即文档一体化、双轨制和确保网络安全。
1.2 趋势
档案信息化管理是现代档案管理的必然发展趋势,应当得到档案界的高度重视。结合传统档案管理模式的弊端。
2 实施档案信息化管理的必要性
纸质化档案的难以复制性和保存年限的有限性，使得纸质化档案必须寻找其他替代物来保障档案内信息的完整性和有效性。信息化档案能够对纸质化档案信息进行多重保障，一方面档案信息可以储存在计算机系统中，方便相关人员进行调阅；另一方面，电子化档案信息可以储存在云端，或以数据的形式储存在光盘和U盘中，再对电子化档案采取一定的保管措施。这样既减少了纸质化档案被无限次地调阅造成的损坏，也给档案增加了另外一层保护措施。
3 为什么要实行档案信息化管理
3.1 纸质化档案管理的繁琐性
纸质化档案管理是一项繁重而细致的工作，档案要起到应有的参考作用，需要档案信息的完整性、真实性和有效性。但纸质化档案的管理工作已经给档案管理人员带来较大的工作量，档案管理人员无暇再对每一份档案的真实性、有效性进行检验，长期以来，人们对档案的编写习惯于只写功绩不写过失，只写优点不写缺点，学历经历也尽量写的较为丰富，为自己的档案增色，但这些繁重的档案信息，被利用的内容却不多，这便需要档案管理人员花费精力去对档案去粗取精，去伪存真，保障档案能给企业领导提供有效的信息。信息化档案管理极大地提高了档案管理效率 ，能让档案管理人员具备很多的时间和精力来优化和净化档案内容，为企业领导提供优质的档案信息。
3.2 纸质化档案弊端
纸质化档案在信息填写、资料收集、档案调阅和档案迁徙等方面都存在诸多不便，不同的档案相对人有不同的填写习惯，部分人存在字迹潦草难以辨认和填写内容不详不实等情况；部分人在填写档案时抓不住重点，内容填写过多却缺乏重要信息，给阅读者带来一定的困扰；部分人在填写档案时，更倾向于只写功绩不写过失，只写优点不写缺点的现象。这些情况都让档案的有效性降低，而要提高档案的有效性，则需要档案管理人员对档案的真实性投入一定的精力进行调查取证。纸质化档案不管是在人为的填写速度，档案管理人员收集材料，后期的新档案添加，档案的调阅和档案的迁徙等方面，都将花费档案管理人员较多的时间和精力，进而让档案管理人员无暇促进档案的规范化管理及提高档案的有效性。信息化档案的管理能有效规避纸质化档案管理存在的弊端，档案的填写、材料的收集、新档案的添加、档案的调阅和迁徙等，都可以通过计算机信息系统进行统一规范化处理，档案管理人员只需要按照组织制度设置相应的写读权限，则可以由信息系统自动控制、统计及监督档案的填写、调阅和迁徙等工作。
4 档案信息化管理的目的
4.1 有效的保障
档案的真实性和有效性得到保障，档案才具有较高的参考价值。
4.2 档案的调阅、流程手续
档案的调阅迁徙等流程手续简单，过程便利，方便相关人员利用。档案的真实性和有效性则主要取决于档案管理人员能否对档案内容的真实性进行准确的判断，在信息化档案管理过程中，档案的管理效率得到了提高，档案管理人员有充分的精力和时间对档案的真实性和有效性进行调查，进而对档案进行“优化”去粗取精，使档案规范到阅读者在审视档案的过程中能迅速了解到重要信息。而档案的调阅迁徙等流程，则能在档案信息化管理中，通过信息系统确定调阅权限人，权限人对档案的阅读次数，复制情况等都会被信息系统进行相应的记录，省去了繁琐的人工调阅和登记等手续，而信息化档案的迁徙则会根据纸质化档案的办理流程，用信息系统进行相应权限的转移，整个处理过程都较为便利和快捷。
5 档案信息著录的规范化
5.1 档案著录
包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。
目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。
5.2 档案信息存储的规范化
目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。
5.3 档案信息管理软件开发技术的规范化
5.3.1 档案信息系统
档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。
5.3.2 档案信息管理进程
档案信息化管理是一项专业性较强的工作，并且还需要档案管理人员具备足够的细心与耐心。档案信息化管理要顺利推行，只靠档案管理人员对工作的积极推进远远不够，还需要企业领导者对档案信息化管理在资金、人手、设备等方面给予积极的投入。长期以来，企业的纸质化档案被利用率偏低，纸质化档案主要运用在人员的招聘录用与调职，或产生劳动纠纷等环节，没有将档案的作用发挥到最大化。档案管理人员需积极与企业领导沟通，宣传信息化档案的重要作用，使企业领导从实质性方面重视档案信息化管理，从而顺利推进档案信息化管理进程。
5.3.3 档案信息管理人员要求
档案管理人员需要具备一定的计算机知识，对纸质化档案转化为电子化档案的过程，能进行熟练操作，对档案信息化管理过程中出现的误删和其他损坏档案性行为，能进行及时的抢救和修补，保障档案的完整性。这种信息化档案管理的专业知识，企业可以通过聘请技术人员进行针对性培训，使员工掌握基本的信息化管理能力。同时，档案管理人员应在档案信息化后，利用便捷的检索和查询条件，及时对档案中的重要信息进行迅速挖掘和提炼，并对企业每一位员工的重要特质信息了如指掌，及时为领导提供准确和有价值的信息。
5.3.4 档案信息管理模式
纸质化档案与信息化档案管理的模式存在一定的不同之处，纸质化档案的保管、借阅和迁徙等流程都较为单一，制度也较为简单，档案管理人员只需要定期完善档案内容，对档案的存储环境进行检查和保护等，以及根据单位制度流程，对档案进行借阅和迁徙等即可。因此，纸质化档案对档案管理人员的能力要求也较低，但信息化档案的管理，则需要档案管理人员重新完善制度，在计算机系统中设置可借阅权限人，对每一份新档案进行电子化和纸质化备档，相比而言，信息化档案的管理流程较为复杂，技能要求也相对较高，单位要保证两种形式的档案管理能顺利衔接，待纸质化档案完全过渡到信息化档案管理模式后，可完全采取信息化档案的管理模式。
5.3.5 档案信息管理弊端
信息化档案的弊端之一则为其安全性存在一定的隐患，计算机系统内部的管理对于众多档案管理人员来说是较为陌生的，病毒、黑客等高科技窃取技术对信息化档案管理是一个较大的威胁，专业的信息技术人员也需要具备较高的专业知识才能防止黑客和病毒的入侵。档案管理人员应根据档案的保密级别，将保密级别较高的档案采取安全系数极高的保密措施，加强破密程序，将主要精力用于对保密级别较高的档案的安全性管理，对于普通员工和保密级别较低或公开的档案则可以采取一般的安全保护力度。
6 档案信息化管理对企业的影响
现代信息技术融入在档案管理中，满足了社会发展的实际需求，紧跟时代的脚步，能够大大提高工作的效率，能够有效的保证档案信息的安全性以及保密性，能够确保档案信息得到最大化的开发以及利用，有效降低了工作人员的工作强度，对一个企业的发展有着积极的影响。随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化管理的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。档案信息化管理的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化管理以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化管理过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化管理的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。
结语
随着时代的发展，企业档案信息化管理是时代发展的趋势，纸质化档案的利用率在实际的企业管理中确实存在诸多弊端，导致档案利用率较低。信息化档案管理克服了纸质化档案管理的弊端，能迅速提升档案管理的效率，提高档案的利用率，增强档案保护力度等，这给企业档案信息化管理带来了一定的动力，在档案信息化管理中，企业档案管理人员也需要积极争取领导的支持，加强信息化档案人员的培养，并让企业的档案管理模式能顺利衔接，加强信息化档案管理安全力度，保障企业档案管理工作的顺利进行。
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