武传望
潍坊市公共就业和人才服务中心
摘要：基层管理工作的计划、目标对多项社会活动具有深刻的影响，是企业经营与管理决策的依据，也是社会发展的记录。档案室资料的归纳和利用是基层档案管理工作中的一项基本内容，同时也是开展高效基层档案管理工作的基础，在如今的发展形势下，如何最大程度提高档案室资料的利用率，是一项具有研究价值的问题。本文从多角度对做好基层档案资料归纳和利用的策略做出了详细的介绍，希望能为实践工作的规范开展提供有价值的参考。
关键词：基层档案管理；档案室资料；归纳和利用
引言
近年来，社会发展形态以及市场经济结构正在不断变化，使得当今社会对基层档案管理的需求变得更为迫切，通过调查和分析我国基层档案管理的工作现状可知，档案资源的数量、种类都在急速增长，而各项社会活动对档案资料的利用也愈加频繁，若仍采用传统模式实施档案室资料的归纳和利用，必然难以满足现代社会的发展需求。基于此，探索全新的工作路径是推动基层档案管理可持续发展的必要前提，作为存储和提供可供使用的档案资料的一项基层工作，加强基层档案管理的现代化建设已是大势所趋，以多元化路径实施档案管理，从而强化档案室资料的归纳和利用效果，为企业、行业以及社会发展提供更好的服务， 推动国家经济建设水平的不断提升。
一、加强管理队伍建设，提高工作人员的素质及业务水平
档案管理人员是基层档案管理工作的基础组成部分，从某种程度来说，工作人员自身的素质能力、业务能力与基层档案管理工作的效果呈现正比例关系，因而，提高管理队伍整体建设水平十分有必要。立足于社会发展形势以及基层档案管理现状，强化其知识基础、业务素质的同时，应强调政治因素、工作本领的教育与培养，促使其真正成为业务精、政治强、作风硬的高质量管理人才。在此基础上，不断优化自身的党性党风，坚持党的领导，以稳中求进的工作步调推进基层档案管理工作的开展， 逐渐形成一种大局意识，提高工作服从性。此外，应加强对以往工作的总结与反思，从中汲取经验和教训，并找出原因，对工作方法做出调整和改进，促进档案管理品质的不断优化。与此同时，对基层档案管理以及资料室资料的重要性和实用价值有一个正确的认识，提升工作意识，让单位管理水平与文明发展齐头并进。
二、完善管理制度，打造全馆一体化管理模式
管理制度是确保基层档案管理工作规范开展的前提，想要实现对档案室资料的有效归纳和利用，创建完善的管理制度必不可少。具体而言 ，应着重在档案资料的收集、保管与利用、保管与归纳范围、保管期限等的制度建设方面加大力度，并将相关的制度、规定纳入岗位职责与考核之中，一方面提高工作人员的工作意识，提升档案管理的规范程度，另一方面强化其工作积极性，从而提高基层档案管理的工作效率。此外，应在传递建工档案、登记管理、动态管理等相关工作中给予足够的支持，若发现档案遗失、破损等情况，应第一时间做出科学有效的处理，严重应上报上级部门，提高档案管理的实效性，为档案室资料的安全性和完整性提供保障。
三、拓宽材料收集渠道，加强对利用反馈信息的管理
对于基层档案管理工作而言，档案资源的有效利用是开展该项工作的最终目的，让档案资源在各项社会活动中发挥更高的效用。因此，基层档案管理部门应注重材料收集渠道的开发和拓展， 为各个企业、行业领域提供更优质的社会服务。此外，收集利用反馈信息，并对这些信息作出全面的分析和研究，能对档案室资料的实际使用情况有一个充分的了解，提升档案资料的利用率，促进基层档案管理水平的提升。
四、加强档案管理信息化建设，实现管理标准化
近年来，信息技术逐渐深入人们的生活与工作之中，在提升生活质量、提高生产与管理效率的方面发挥着不容忽视的作用，在我国经济发展道路上具有多重意义。新形势下，将信息技术与档案管理工作相结合，是对档案室资料进行高效归纳和利用的关键途径，也是基层档案管理工作发展的必然趋势，而档案管理的信息化建设，并非表面意义上高科技设备、技术的引进，更重要的是管理思想的转变、工作模式的改革，从根本上落实现代化的发展对策，促使基层档案管理工作朝着标准化的方向迈进。为实现工作标准化，应在档案室案卷资料的组织方式、格式、分类规则、索引规则以及编篡规则等方面严加规范，借助信息技术、计算机技术、光盘技术等先进的科技手段，同时引进高质量人才，将技术、人才、以及先进的管理思想有机结合，推动档案管理工作的健康发展。
五、加快数据准备，拉近档案管理现代化进程
1分清轻重缓急，稳中求进。档案管理是为企业、为社会提供所需档案资料的一项社会服务，利用计算机开展档案管理工作，是提升档案室资料利用率的主要方式。对于综合性档案室而言，以计算机实施管理的过程中应根据各项资料、卷宗的重要程度、开放情况、利用率大小等，对其进行编号，优先归纳和整理开放的、利用率高、迫切需要的档案资料，一方面更好满足社会需求，另一方面提高档案管理的规范性。
2分级著录，提高管理效益。在对档案资料进行著录的时候，可以将所有资料的分为三个层次，举例来说：对于一些参考价值不高、反映问题单一或不具深度的档案资料，可将其列为案卷集档案；对统一卷宗内包含多个文件，但所反映内容为同一内容、且排布相对统一的档案资料，列为组合级档案进行著录；针对重要程度较高、反应问题深刻且庞杂的档案资料，列为文件级资料。这样一来，通过观察档案资料隶属层级的名称，就可判断档案的类型、内容等，大大降低在档案管理工作中时间与精力的浪费，提升档案管理的综合效益。
3分门别类，加强对档案基础的有效利用。在档案室资料中，有部分资料的基础较好，具备全引目录，因而在这类档案资料的收纳与利用中，可直接在全引目录上做出相应的标识或特殊标记，如“案件”、“房档”等可将与之相对应的时间、地点、任务等信息直接录入计算机程序之中，并设置统一的分类号，便于日后查找和使用。
结语
想要做到对档案室资料的有效归纳和利用，则必须对基层档案管理工作做出相应的改进。从队伍建设、制度建设、管理模式创新等途径入手，促使档案管理工作朝着现代化发展模式过渡，为各项社会活动提供更好的服务。
参考文献
[1]张财荣.基层档案室资料归纳和利用[J].赤子(上中旬),2015(21):208.
[2]赵吉友.基层档案室中资料的归纳和利用分析研究[J].网友世界,2014(12):101.