陈琳 袁帅
国网淮北供电公司 安徽 235000
摘要：基层供电企业电商化采购工作物资类别多、过程环节多、采购频次多、风险隐患多，针对电商采购“四多特点”，需完善管理机制，优化管理举措，推动电商化采购业务全面转型升级，高质高效开展。
关键词：电商物资 请购 收货 风险防控
近年来，电子商务技术的发展及应用为零星物资管理提供了新的途径，公司零星物资电商化采购全面步入电商化时代。国网及省公司两级零星物资电商化采购业务发展迅速，已从最初的网上“办公用品小超市”，迅速成长为包罗万象的“电力物资大商城”。采购单价低、规格品种多、需求频次高、数量无法准确预测且不属于国家法定必须招标的零星物资，已全部纳入电商化采购。在此背景下，强化电商物资采购风险防控迫在眉睫。
一、课题研究目的与意义
顺应企业物资采购变革的重要内容。习近平同志在党的十九大报告中提出要全面建设和运用互联网，积极发展新一代信息技术产业和数字经济，推动互联网、物联网、大数据等新一代技术与实体经济深度融合。电子商务的发展与应用是推动互联网技术融合实体经济的核心途径，随着新一代信息技术的蓬勃发展，企业物资采购正步入电商化时代企业物资采购已进入电商化时代，强化风险防控，推动高质量发展是必然。
推动公司战略目标落地的现实要求。智能采购是现代智慧供应链建设的最前端环节，是落实国网公司能源互联网企业战略目标的重要举措。电商化全流程风险防控创新应用智能采购建设成果，是现代智慧供应链建设的重要延伸，是推动内外网融合的重要支撑。需要公司以建设现代智慧供应链为契机，以电商化采购流程化管控为基础，逐步引导公司电商化采购风险防控机制建设，推动电商化采购全流程规范化管理。
强化基层采购精益管控的迫切需要。公司电商化采购管理水平有待提升，一方面，全流程风险防控管理力度不足，风险问题显著；另一方面，信息化支撑不足，大多作业依赖于人工，作业效率质量有待提升。公司系统需强化电商采购的精益管控，针对选购商品、采购数量、采购金额、采购时间等内容进行多维分析，及时针对异常订单、账户及供应商等风险点进行预警。各单位物资部门需积极承担本级电商化采购监督管理职责，防范潜在风险。
二、电商业务现状
电商化物资请购业务量逐年增长。随着电商化采购全面取代了过去的地市供电公司自采业务，对于基层单位而言，办公用品、办公电器、办公家具、办公日用、化工、仪器仪表、信息化通信设备、低压电器、生产工器具、劳保用品等，不再需要每次都进行需求计划申报与批次招标，而是从国网商城的上架产品中，直接选取下单即可选购。各地市公司电商化物资请购业务量逐年增长，年度采购资金量少则千万，多则上亿。
部分单位到货验收环节存在管理盲区。通过前期的调研和了解，各地市管理模式不一。部分单位物资部门仅进行请购单的系统审批和ERP系统操作入账，由各部门自行请购、自行确认收货，未能发挥物资部门的全流程业务监管职能，特别是实物到货验收环节存在管理盲区和断层，容易产生履约纠纷、货物置换、不足量供货、不按时供货、虚假收货等违规现象和廉政风险。
电商化采购链条风险防控机制需完善。因电商化物资采购存在单据零且散，订单金额小，物品种类多，需求频次高的特点，基层物资部门需要面对大量的物资请购、实物到货验收、订单发票入账付款等流程管理。为加强电商交易专区管理，提升选购规范性，保障业务规范高效开展，防范潜在风险，需积极协同办公室、运检、财务等部门，对电商化物资请购及收货、付款等环节存在的问题，建立专项工作风险防控机制。
三、电商采购业务风险点辨识
以实现电商化采购工作降本提质增效为目标，在优化完善原有业务流程和管理标准的基础上，运用流程分析法、调查问卷法、实地访谈法、头脑风暴法等多种管理方法，以专家研讨、现场调研、问卷调研等多元化形式分对象、分维度、分环节对电商化采购进行系统梳理及分析，通过风险识别、风险分析，分对象、分维度、分环节梳理业务风险点，定位六大重点风险问题，形成电商化采购过程及结果执行风险清单，并有针对性地提出防控策略。
1.虚假收货风险
此风险表现为实际收货物资与订单物资不匹配，但顺利通过收货验收。究其原因， 一是针对大修项目、成本费用如办公费、低值易耗品、农维费等不能跨年使用的资金，项目和资金管理部门年底为完成入账进度，大量资金短时间内突击采购，未给供货商预留合理的生产供货周期，同时为避免财务指标考核，只能未供货提前开票提前收货，造成虚假收货风险。二是省内各家单位管理模式不同，有些地市由项目单位单方确认收货，实际货物未进入物资仓库，也未经物资部门现场核实确认，存在提前收货、实物置换、不足量供货等违规风险。三是需求单位收货管理不到位，未分别配置请购人与收货人，收货人审核不严谨、责任心不强、廉洁水平不高。
2.采购目录不完整风险
此风险表现为采购目录不完整，部分需求物料的种类、规格、型号等不齐全。其原因为采购需求预测工作信息化手段不足，主要依靠人工进行作业，信息传递不及时，预测结果不够准确、全面。电商平台招标结果里，没有项目单位实际想要购买的物料，只能通过私自置换。
3.价格异常风险
不同供应商之间报价差异大，部分供应商为获取标包恶意压低价格，或者同一供应商的同一标包中部分物料价格恶意压低，另一部分物料价格恶意调高。究其原因，一方面，物料价格管理信息化、精益化水平不足，科学标准和技术手段支撑不够；另一方面，供应商之间存在恶意竞争。
4.请购人被围猎风险
此风险表现为需求人及请购人被供应商围猎，其主要原因包括：系统内部采购相关人员廉洁水平不足；部分资金和项目管理人员身份信息透明，且请购过程监管力度不足；外部供应商为牟取利益恶意竞争。
5.物资采购数量超额风险
针对按固定价进行采购的单位，合同维护时选择约定库存模式，系统将自动按商品约定库存进行采购数量限制，上架商品计划用量用完后，需求单位无法继续点选，直接影响生产。此类风险主要由需求单位需求申请计划性不强导致。
6.资金违规支付风险
此风险主要体现为资金超期未按时支付及未收货先行支付。超期未支付主要形成原因是未及时申报财务预算，造成规定期限内未能及时给供应商支付货款；未收货先行支付，主要因货物置换、虚假收货、到货验收不严等违规行为导致。
四、制订风险点防范举措
1.针对虚假收货的风险防控措施
（1）全面落实不相容原则，各单位负责选购下单和到货验收的角色不能为同一人。
（2）优化配送方式，调整收货策略，结合不同地区的区域分布特点，分情况实行仓库集中收货和需求单位自行收货两种策略。建议以实行物资部仓库收货为主，由专人对接，对所有订单统一收货验收，统一管理。特殊大件产品或大宗物资，不方便二次运输，现场又具备收货条件的，经过物资部门提前确认，可委托供应商直接送到最终需求方，物资部门配合进行现场到货验收确认。
（3）严格到货验收管理，物资仓储专业人员跟踪每一个订单，确认实物到货情况，实行供应商、物资部门、项目部门三方确认，重点防控不足量供货和置换风险。
（4）归纳总结典型违规行为案例分析，定期开展培训和警示教育工作，从思想上全面强化专业相关工作人员责任意识、廉洁意识。
2.针对采购目录不完整的风险防控措施
（1）在采购专区上建议增加物资补充需求申请模块，畅通补充申请审核绿色通道，以便随时随地提出个性化需求。
（2）依托大数据技术系统，统计商城采购情况及补充需求的申请情况，在招标前及某类物资补充需求较大时，各级相关工作人员酌情更新相关采购目录，并开展采购工作。
3.针对价格异常的风险防控措施
（1）严格落实“一单一评价”，畅通不良供应商投诉渠道，并将评价结果和投诉情况作为招标评审的重要参考依据，对恶意报价却不严格履约的供应商进行严肃处理。
（2）依据评价结果对供应商进行精准画像，梳理出各供应商的长处和短板，在此基础上，筛除服务水平较差的供应商，并将其他供应商的画像结果予以反馈，督促其有针对性地提升相应服务。
4.针对请购人被围猎的风险防控措施
（1）加强大数据技术的应用，对采购结果进行监控分析。
（2）通过增设预选账号，提报纸质请购申报表备案等方式，由实际使用人员指定选购商品，物资部门统一把关审核，统一口径对外进行商务技术沟通协调，加强审核把关的同时，保护需求人身份信息。
（3）执行同款产品优选低价原则。同类型产品根据一单一评履约评价结果和质量抽检结果综合选择推荐。
5.针对物资采购数量超额的风险防控措施
（1）加大物资采购数量的弹性管理，增加补充用量审核环节，保障正常生产需求。
（2）利用大数据技术汇总分析同一类物资的历史采购数据，并科学预测未来的需求量波动趋势，将结果反馈至需求单位，指导帮助其开展需求计划申报工作，有效提升计划申报准确性。
6. 针对资金违规支付风险的风险防控措施
（1）货款支付流程由地市公司物资部统一办理，按付款时限倒排财务预算申报计划，按月度对电商采购未付款订单核实清理，避免出现超期未支付订单。
（2）通过告知函的形式，与往来供应商明确履约协调、货物供应验收、单据办理的方式和注意事项，提高工作效率同时，防范不足量供货、私自置换等违规行为。
五、开展电商化物资请购及收货全流程管控
以《国家电网公司零星物资电商化采购和供应工作规范（试行）》《国网物资部关于进一步加强电商交易专区选购及履约过程管理的通知》为指导，深度剖析省公司及所辖地市公司电商化采购工作现状，系统梳理电商化采购全流程业务工作内容，精简作业流程，将电商化物资请购及收货全流程划分为物资请购和审批、供应与配送、资金结算、考核评价四大环节。请购和审批环节，梳理优化电商采购流程，形成内部作业指导书。在需求提报审批阶段严格把关，避免违规采购。供应与配送环节。电商采购物资，除大件物品及大宗物资直发现场，由物资部人员配合验收外，其余常规物资全部由物资仓库统一收货验收，各地市公司根据自身情况逐步开展推行电商物资的集中收货、保管、配送管理模式，最终实现点对点主动配送，服务上门。资金结算环节，各地市公司物资部统一接收办理供应商的发票入账、验收单据签字盖章、货款支付等流程，为业务部门减负。考核评价环节，通过采购履约过程管理，及时收集数据，公布采购月报，方便各项目管理部门及时掌握物资采购到货及入账进度。