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摘要：文件档案关系到企业的过去和未来，关系到企业的前途命运。因此，加强文件档案的保密管理，是每个企业的当务之急。本文分析了企业文件档案安全工作的重要性和存在的不足，并提出了一些措施。
关键词：企业；文件档案；保密措施
1企业文件档案保密的重要性
随着新形势的发展，企业中越来越多的信息资料反映在文件档案中。可见文档文件对企业的重要性。它不仅是企业员工不可缺少的组成部分，也是企业工作开展、有序管理、和谐经营的前提，尤其是企业部门管理效率的提高更是体现了他对企业管理的贡献。在企业管理中，企业档案起着非常重要的作用，影响着企业的建设和发展。档案管理是企业管理的基础，企业管理决定了对文件档案的管理。企业文件档案中记载的内容很多，记录着企业从开始到发展再到高潮的各个阶段。它包含了广泛的信息，在文本中以不同的形式展示了企业的特色发展。文件档案的妥善保管，意味着企业从发展到现在的管理记录不断创新，并在加速企业的进步。对企业来说，这是一笔无价的财富。
文件档案不仅在企业管理中起着非常重要的作用，而且还包含着与企业密切相关的政治因素。因此，有必要加强对保密工作的组织和改进，使保密工作发挥最大作用。其保密措施的落实也体现了管理和组织人员的责任感和素质。要认真甄别档案管理人员，确保档案和企业的隐私。
文件档案涵盖了企业的许多重要信息，真实有效地记录了企业的历史。在企业经济发展的长河中，档案记录充分证明了企业历史经济与当前经济的区别和发展过程。企业的进步也促进了企业的发展。数字化、信息化的到来，也使档案馆的水平逐步提高。近年来，开发项目技术水平的提高和功能的改革都体现在档案中。
从以上可以看出，企业文件档案在企业中的重要性不可小觑，因此有必要加强档案保密管理。
2现有文件管理不足
2.1文件档案保密管理意识相对薄弱
首先，企业对这一理念认识模糊。由于一些企业对档案管理工作的思想认识不高，不把它作为企业的基础，存在着“档案是档案，企业是企业”的思想，对档案与企业的关系有一种模糊的认识。因此，他们不知道开展企业文件档案管理工作的意义是什么，更不知道如何开展这项工作。二是企业对文件档案管理重视不够。在信息时代，一些企业没有意识到文件档案的使用价值。他们认为，所谓文献档案管理只是收集企业的历史文献，既需要人力物力又需要财力，但不能产生任何政绩。是一种得不偿失的行为。三是企业缺乏主动性。大多数企业只重形式、轻内容、重推广、轻效率。提升文件档案管理水平，往往是为了应付上级的检查，他们从对企业负责、对企业历史负责的角度，没有真正做好文件档案管理工作。
2.2企业在文书档案管理工作上的力量比较薄弱
一是文件档案管理队伍不够稳定。在基层企业，文员和档案管理人员大多由办公室文员兼任。因此，专业水平不高，队伍变动频繁，直接导致了公文档案纠纷与管理的混乱。二是文件档案管理质量不高。首先，文件档案管理人员只知道基本知识。他们对档案的保管期限、档案号、类目号、目录号、完整档案号等概念混淆不清，形成了贴错章、编错号的习惯。其次，文献档案目录索引不完备，一些古代文献的索引很难找到，导致这些文献的使用价值无法发挥，不能为企业的发展服务。最后，企业没有充分认识到文件档案的重要性，使档案的使用价值没有得到充分体现，导致文件档案的管理质量无法提高。
2.3管理理念落后
一是文件档案管理方式陈旧。目前企业对文件档案的管理主要是手工管理。文献档案从收集到整理、编目，再到索引、查阅，大多遵循传统的手工模式。现代管理方法很少使用，导致文档文件管理质量不高，检索速度慢，效率低。
二是资金保障不到位。一般来说，基层企业的办公经费往往供不应求。因此，可用于文献档案收集、整理、保管的资金明显不足。
3企业文件档案保密措施
3.1文件档案库管理中的保密问题
档案的保密是档案管理的重点。一般来说，档案库房应按国家有关规定单独建设，但一些不具备条件的单位往往将其附在政府办公楼上。从防盗角度看，出于安全考虑，不宜将办公室作为一楼。我们也应该尽量做到仓库和办公室分开，仓库和阅览室分开。档案库房应设专人管理，并制定严格的库房管理制度。禁止无关人员进入。实践证明，档案库房的科学管理是档案保密、维护档案安全的基本保证。
3.2绝密档案的管理与保密
绝密档案是党和国家的核心秘密。关系到党和国家的安全，关系到国家政治、军事、经济发展的成败。因此，为了确保国家核心机密的安全，必须对绝密档案进行管理。首先，绝密档案应当与非绝密档案分开保管。应设置保险箱、安全锁和防盗装置，确保绝密文件不受储存条件的影响。第二，提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，比普通工作人员承担着更重要的责任。因此，绝密档案管理人员必须具有强烈的责任感、奉献精神和高度的保密意识，把保守国家秘密作为自己神圣的职责和义务。三是加强绝密档案的日常管理。对绝密档案的存取、删除和销毁，要严格按照规定的程序办理，必须经指定领导批准，认真履行登记签字手续。未经授权，任何人都无权访问它们。绝密档案使用后，要及时核对。如发现泄漏或泄漏，应查明原因并采取补救措施。
3.3做好文书档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的重要措施。它能有效地发现和制止在档案利用过程中各种不利于档案保密的不良行为，从而使档案得到利用，确保档案的完整性和安全性。具体来说，要抓好制度建设、队伍建设，制定有效的监管措施。在利用过程中，要根据不同目的掌握不同对象的心理和思想动力，加强重点监控。如果条件允许，也可以在档案室安装摄像头。对于一些为办证而来图书馆查阅档案的用户，要防止其撕毁、涂改档案；对于平时养成阅读台词、流口水看书习惯的用户，要及时提醒。做好监督工作。用户离开前，认真核对、阅读使用过的文件、文件，发现问题及时调查处理，并在使用登记簿上做好记录。
3.4妥善处理文件、档案保密与利用的关系
保守国家秘密是每个公民的义务，也是档案管理人员的神圣职责。但由于传统保密观念的影响，普遍存在着重保护轻使用、利用不足的现象。存在的弊端是：大量的档案不能得到充分利用，甚至有些有价值的档案长期被放在架子上，变成毫无价值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时、全面地了解情况，并有效利用档案；管理价值不高档案管理者也很难在档案使用效果上有所体现。上述情况表明，档案部门必须转变传统观念，完善工作职能，为领导决策服务。保密档案应当保密，但保密的目的之一是利用档案，这受时间、地点和范围的限制。当然，使用必须以保密为基础。不受限制地使用，会损害党和国家的安全和利益。因此，对于档案工作来说，保密和利用都是非常重要的，不能偏袒。
结论
做好企业文件档案的保密工作，是企业管理中不可缺少的一部分，应引起高度重视。无论是档案本身的管理还是档案管理人员的管理，都要严格按照有关规定做好保密工作。
参考文献：
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