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摘要：随着档案数据信息化时代的到来，文件管理正朝着高效、快捷、方便的方向发展。档案信息的收集、整理、分类、录入等基础工作的质量，将直接影响档案管理后续查询和利用的便利性。因此，档案管理部门要高度重视档案管理的基础工作，充分发挥档案管理基础工作在整个档案管理中的作用。
关键词：档案管理；基础工作；若干思考
导言：随着我国经济的快速发展和社会的不断进步，目前我国的档案管理已逐步向规范化、系统化方向发展。研究结果表明，当前的档案管理工作在现代档案管理工作中占有非常重要的地位。如果有任何错误，整个文件系统都会受到影响。同时，也将严重阻碍档案管理工作的顺利进行。为了充分发挥档案管理的作用，必须不断提高和提高自身的水平和发展能力。
1加强档案管理基础工作的必要性
1.1档案现代化、信息化管理的需要
大数据、云计算等现代信息技术在档案管理领域的应用和发展，大大提高了档案信息检索和查询的效率，方便了档案信息的查询和利用。加强档案管理的基础工作，将重要的档案信息、档案内容和档案资料完整地记录下来，准确地标注页码，可以大大提高档案信息的挖掘和提取效率。它对促进档案管理现代化和信息化起到了积极作用。
1.2 提高档案查全率、查准率的需要
随着大数据信息时代的到来，档案的检索和查询将不再依靠手工工作，而是以信息技术检索为主。信息技术的应用能否保证检索查询的查全率和查准率，很大程度上取决于以往档案信息的完整性和准确性。要减少档案检索利用中的差错，离不开档案的科学分类。只有在分类明确的基础上，才能通过关键字等信息实现查询的全覆盖，从而提高档案信息检索的查全率和查准率。
1.3档案规范化、标准化管理的需要
随着经济社会的快速发展，各行业对信息的需求越来越大。档案管理的规范化、规范化已成为档案管理的基本要求。因此，完善编目、题名、组卷、页码标注等基础工作，规范每个基础工作环节，实现档案管理的规范化、系统化，具有积极的现实意义。
2 当前我国档案管理基础工作之中存在的主要问题
2.1缺少详细化的档案目录
目录是管理者查看和查看各种类型文件的重要方向。一旦档案中没有目录，管理者在审查文件时就没有明确的目标方向。但由于我国一些事业单位对档案管理的忽视，在档案管理过程中无法形成更为详细的档案目录，大大降低了我国档案的利用率。
2.2档案组卷分类较为混乱
在企业的正常运行中，会有多种类型的文件。在正常运行过程中，一旦各类档案没有系统的管理制度，档案的主题与内容会在很大程度上不一致，还会出现卷的重复和遗漏。因此，做好基础档案管理工作，对各类档案进行更准确的分类，具有十分重要的意义。
2.3 档案编号缺乏规范性
在当前的社会工作中，不同企业保管的档案，根据企业的类型，如经济、政治等，分为不同的类型，需要按照不同的类型进行分类。同时，同一个企业在进行单项管理工作时，也需要对公司的各个方面进行梳理和整合，这使得社会最前沿的管理工作工作量和工作内容相对繁杂。而文件数量已成为有效区分这些不同类型文件内容的重要保证。但从目前的实际情况来看，还未能形成较为规范的档案编号管理制度，这将在一定程度上增加我国档案管理过程中档案不完整的概率。
3如何加强档案管理基础工作
3.1完善工作机制，建立基础工作标准化流程
完善的工作机制是做好档案管理基础工作的重要保证。针对档案资料的收集、整理、分类、录入等环节，建立一套完善的工作标准流程和方法，严格执行标准要求。如文件资料的收发要登记，文件资料收集齐全，保持原貌；档案要严格按照分类、组卷等工作要求和规范进行整理，剔除多余的、不具保存价值的文件资料，提高档案资料分类的准确性；如资料过多、内容复杂、卷厚过大，应重新整理，并按照统一的标准和方法，确保档案的规范化材料。
3.2加强档案管理工作的整体性和系统性。
档案分类标准不统一。档案管理人员要找到自己的档案管理表格，合理分类、准确登记档案，完善档案标题关键词的分类，切实提高档案检索的准确性和便利性。此外，建立档案关联数据库也是提高档案检索速度的有效途径。一个包含档案管理基础数据的信息数据库是整个档案管理系统高效运行的有力保障。为使档案管理基础工作向现代化方向发展，档案部门要积极引进现代信息技术和管理方法，全面提高档案管理水平，在上级工作标准的指导下，档案管理工作者可以充分发挥主观能动性，对档案信息进行更细致的管理。
3.3提高档案管理工作者的专业素质。
各单位要加强对档案管理人员的职业培训，强化工作人员的职业观念，帮助档案管理人员明确认识档案管理基础工作的重要性。在实际工作中，档案管理者还应准确、规范地对档案进行分类、整理和录入，做到分类有据、整理细致、录入准确。此外，除了专业素质外，足够的耐心和高度的责任感对于档案管理工作者来说也是非常重要的。档案管理的基础工作是非常复杂和繁琐的，部分档案员缺乏耐心和责任心，导致档案工作处理不好。因此，单位要加强档案管理基础工作，还应加强相关工作人员责任意识的培养，使他们在开展档案管理基础工作时始终做到细心耐心。
3.4对档案进行科学化编号
为了更好地提高档案编号的科学化程度，现在在档案编号的过程中，相关部门兼职档案人员可以利用电脑进行统一的科学编号。因此，相关部门兼职档案人员在开展内部档案编号工作的过程中，应首先运用计算机科学技术，在现代管理知识的前提下，采用统一的档案分类号，保证档案分类的合理化和科学化程度。这也要求相关部门兼职档案人员能够及时更新自己的管理理念，档案管理者也应该更加重视档案管理的发展，只有这样才能不断推进档案的基础管理，更好地发挥其在我国推行现代档案管理过程中的基础性作用。
3.5建立完善的档案管理信息系统
目前，信息技术在档案管理系统中的地位越来越重要，大部分档案信息已经实现数字化、信息化，这就要求档案管理人员充分利用先进的科技手段，不断完善信息管理系统，提高档案管理的准确性和档案信息检索的及时性。完善档案管理信息系统，首先要优化档案信息的分类，要求档案管理员在电脑上认真填写信息分类，并准确设置档案名称中的关键字，便于今后档案信息检索。其次，在对档案信息进行分类时，应合理控制类别名称的长度，避免使用符号或模糊词语。在档案信息名称中设置关键字时，应优先考虑新录入的信息和利用率高的信息，以区分档案信息的主次关系。综上所述，建立完善的档案管理信息系统的主要目的是提高档案信息检索的准确性和及时性。因此，实现现代化档案管理系统的同步更新，是档案管理系统现代化的基本保证。
结束语
总之，在当今科技发展的新时代，档案管理的基础工作将越来越现代化。在许多企业，档案管理工作逐渐受到重视。档案的基础管理能有效地提高各单位的工作质量，促进经济社会的发展。
参考文献：
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