北海市合浦水库工程管理局 广西北海市 536125
摘要：档案不仅仅是由图片、文字形成的历史记录，更是一种工作日常的积累。档案室的价值毋庸置疑，它的重要性也日益彰显，在现代化工作中已经成为一项基础工作。规范化的档案管理，可以在很大程度上提高工作、办事效率。而如何在工作中实现档案科学化、规范化管理，已经成了相关工作人员的首要任务。在水库建设工作中，建立科学规范化的档案管理制度，对水库科学建设工作大有裨益。
关键字：水库建设；科技档案；规范化
引言：
合浦水库，位于广西省，兴建于1958年10月，是由三个水库和一条运河组成的大型水库，分别是小江水库、旺盛江水库、清水江水库和湖海运河。自建设以来，其在灌溉、防洪、供水、发电等方面均具有一定的表现，灌溉尤甚。更因其水质优良，当地气候温和，无论是在亚热带水果种植还是旅游业开发方面，均具有一定优势。自水库建成的60余年中，工作中产生大量相关档案，数量、内容逐渐复杂化，但档案管理工作至今依旧井井有条，与其规范化管理不可分割。
一、档案工作重要性
在单位工作中，行政管理的一项重要依据便是档案，尤其在水库建设工作中，它不仅仅包含日常工作事务、职员信息，更是包括水库历史和水库各个阶段的建设工作详情，它是水库建设发展的历史缩影。例如水库建设工程中的施工详情，大坝用料和技术工艺选择都会详细记录在内，这与水库未来的保养和修护息息相关，同时也为其他水库的建设提供参考和规避风险之用；此外旅游业的发展中，利用水库历史档案作为宣传手段之一，可以向人们从多方面展示水库的历史文化面貌，对其进行深入了解；而工作中的灌溉、发电调度同样离不开档案的科学利用[1]。
二、水库事业单位档案管理现状
就目前大多事业单位档案管理现状而言，存在一定的缺漏：1、档案管理意识缺失。水库建设的工作重点在一线建设是颠扑不破的，因此个别领导便不重视档案工作，造成档案管理秩序混乱，档案管理工作人员流动频繁。2、归档立卷制度不能落实到个人。事业单位员工不能人人参与到档案工作中，致使工作质量下降，且部门间的沟通存在一定疏漏，造成档案收集不全甚至丢失。3、档案管理发展水平滞后。随着科技进步，无纸化办公逐渐成为趋势，而大数据时代的到来，更多技术也应运用到档案管理中。4、缺乏高素质管理团队。固化的传统思维不利于发展的推动，也会成为科技化管理的阻挠[2]。
三、水库档案管理分类
在任何工作的发展基础中有一点是至关重要的—秩序，这是一种动态平衡，而在水库档案管理工作中遵照一定的秩序，更利于工作的和谐。水库管理工作中的秩序之一便是合理分类，将水库工程和职员按不同的标准细化，管理人员各司其职，即避免了工作中混乱场面的形成，又提高了管理工作效率和档案质量。例如工程档案分类，根据其工作阶段的内容可分为五类：1、建设管理类：工程建设管理制度、工程招标资料、工程建设合同、建设报表等资料；2、勘测设计类：工程建设地质勘测报告、水库大坝安全鉴定报告等；3、施工类：材料质检报告、材料出场合格证、材料抽样报告、工程施工日志、工程验收记录等；4、监理类：监理规划、细则、制度、合同、日志、抽检等资料；5、竣工验收类：工程验收申请报告、竣工验收鉴定书、质量检测报告等等。合理的分类会给日后工作带来巨大便利，也利于工作交接，减小因工作人员流动造成的一定时间内工作效率下降。
四、加强档案管理建议
（一）将档案管理加入单位工作目标管理
合浦水库建设之初，资料并未详细归类，也没有专业人员进行管理。近年水库领导也逐渐认识到档案管理的重要性，不仅为档案室配备了专业工作人员，还将档案分类细则化，并将档案管理工作列入单位岗位目标责任制中。在责任到人的奖罚制度落成过程中，将责任制度贯穿于整个档案管理过程中，确保了管理秩序的稳定，为档案管理工作创造良好的群众基础[3]。
（二）建立健全制度，确保档案管理规范化
无规矩不成方圆，一个完善而健全的管理制度的形成，为档案管理的规范化创造了先行条件。准确而全面的制度可指导工作人员确保档案的准确性和完整性。1、确定档案管理范围：可分立不同档案室并划分区域细化档案内容存放；2、明确档案保密制度：除了树立工作人员的保密精神，还应对保密资料控制起来，制定详尽查阅手续；3、确立档案人员岗位职责：责任到人的奖惩制度利于员工责任心的生成；4、档案管理制度：制定可查阅人员范围、做好六防工作、及时发现档案问题并解决等；5、档案安全制度：定期清点，如有丢失应及时报备；6、档案资料查阅制度：登记手续、借阅时间、复印件使用等应做详细规划。
（三）提高档案管理人员业务能力
工作人员的业务能力，是高效工作的基础。在档案管理工作实操中要能将档案正确进行整理、归类、装订、编号、立卷等，才利于档案科学、有序的存放和管理。此外随着科技水平的发展，档案管理也逐渐步入现代化，提高工作人员计算机应用水平势在必行，须能熟练地进行文档检索和调用。作为水库档案管理工作人员，其在知识储备方面不仅应熟知档案专业知识，还应具备一定的水利工程专业知识。因此应注重管理人员的能力培养，设置奖励制度提高员工进行再学习的积极性，此外可以派遣专职人员去先进工作单位进行业务学习，并请专家莅临指导。通过阶段性的学习以提高专职人员自身素质，对提升工作质量和效率具有重要意义。
（四）完善基础设施，确保档案安全完整
档案管理室可以视为档案的“安身立命之本”，因此的确保库房的安全性十分重要。尤其在档案存放中应注意“六防”：1防火：档案室应禁止吸烟预防火灾发生，且应在正确位置配置足量灭火器以降低意外发生后的损失；2、防盗：安装防盗门和防护网；3、防尘：注意保持室内卫生，勤用吸尘器进行打扫，防止灰尘堆积；4、防阳光：安装遮光帘防止阳光直射；5防潮：配备除湿机和湿度计，对室内湿度进行实时监控；6防鼠虫蛀：保持室内环境整洁、干燥，避免胡乱堆砌，勤检查室内是否有虫鼠活动迹象。此外，档案室还应配置计算机、复印机、扫描仪、照相机等设备，为实现现代化管理提供基础。
（五）实现档案存在价值，多形式共同发展
档案在被人借阅的过程中实现自身的价值，档案工作的目的亦是为了更好的服务于其他工作。随着档案利用率的提高和办公现代化的发展，无纸化的电子档案逐渐被更多人所喜爱。电子档案存放体积小、借阅方便等特点也在推动档案电子化的发展。但电子档案的缺点亦是不容忽视的，存储设备不稳定易于丢失，档案数据易被修改、不易保证真实性。而纸质和电子的双存档，利于这些缺陷的弥补。在合浦水库档案借阅工作中，通过大数据确定常用非保密性文件，将其创建电子版，方便工作人员可通过手机图书馆进行借阅。这样不仅方便借阅，还能减小纸质档案磨损造成的损失，还能减轻工作人员工作强度，利于工作效率的提高[4]。
五、结束语
实现档案管理规范化是一项应长远坚持的任务，它是后续工作科学化的有利保障。虽然目前的管理工作距离规范化的完全实现还具有一定距离，工作中电子化的比例还较小，检索到的内容较为局限，但工作在总体上是在向积极的方向发展的。在确保设施的完善基础上，提升工作人员素质、完善管理制度，合浦水库的档案管理工作也随着国家水利的发展而逐渐趋于稳步发展，管理工作的高效、科学、规范化的最终目的也是为水库建设而服务。
参考文献：
[1]张杰怡.关于水库档案管理重要性分析[J].卷宗，2018，000（021）：98.
[2]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程，2018，No.136（14）：223.
[3]田利梅.浅谈水库档案管理信息化建设[J].河南科技：上半月，2013，000（011）：219-219.
[4]邓永霞.水库档案数字化管理策略研究[J].城建档案，2019，000（005）：30-31.