王娟娟
(吕梁学院，山西吕梁，033000)
摘要:高校作为国家重要的教育、科研场所，在日常教学以及管理工作当中，会产生和接收大量的机要文书材料和信息，这些材料信息由高校相关管理人员通过收集、整理之后，归档保存，形成机要文书档案。在信息全球化、计算机和网络技术不断发展的新形势下，机要文书的管理面临的问题也在不断发生变化。面对高校机要文书档案管理工作的机遇与挑战，管理人员要顺应新形势，开拓新思路，将机要文书档案管理工作做细做实，以便更好地服务学校教学、科研、外事等活动的开展。
关键词：新形势背景；高校档案；机要文书；管控；问题；相关对策
在高校档案管理工作过程中，机要文书档案管理是非常重要的组成部分，涉及国家安全和高校的发展利益。再加之其本身的政治性、保密性、规范性、实效性等重要特点，同时对高校的信息化管理与发展有着重要的影响。在科学技术迅速发展和国际形势复杂的新形势下，高校机要文书档案信息不断增多，管理的难度也在逐年升高。高校档案管理者必须认清新形势背景下的档案管理新要求，增强管理资源建设，提高管理人员的政治素养和业务素质，保证其在岗位中可以认真履行工作职责，严格遵守相关制度和规定，在接收、登记、传阅、归档等每个环节中坚持科学化管理，确保传达文件精神的同时，做好整个流程中的管理工作[1]。同时，要把握国家新形势下的发展基调，制定一套高效率的机要文书档案管理对策，为高校提高机要文书档案管理效率和工作质量提供更优质的服务。
一、高校机要文书档案管理的特征分析
（一）政治性特征
机要文书档案涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受损害。高校作为人才教育的聚集地，承担着思想政治教育、教学科学研究等重要活动，因而涉及的国家秘密比较集中。作为党政工作的重要组成部分，高校机要工作的职责和任务就是要将党和国家的重大决策和思想方针深入传达到高校教育工作中，同时积极监督其落实到大学生的思想以及行动上去。因此。高校机要文书档案的管理人员必须要树立忠于党和祖国的坚定信念，牢固自己的政治立场和理念，时刻学习党和国家的思想方针。同时，也要把握最新的政治动态，保持自身的政治敏感度，提升自身保密意识，在日常工作中严格按照文件抄送范围来执行传阅范围，不能私自扩大文件的知悉范围。
（二）保密性特征
作为传达高校各类决策和指令的信息传送枢纽，机要文书档案承载着各类型文件的输入与输出。这些文件中机密性文件数量较多，有些机密性文件甚至能决定高校的发展情况。所以在机要文书档案的管理过程中，工作人员要树立自己的工作操守，明白什么该说什么不该说，什么该做什么不该做，避免因自身工作失误而导致机密性文件泄露流传。
（三）规范性特征
为了体现和捍卫文件的权威性，促使公文工作朝着科学化发展，对所选择的纸张类型和尺寸、文件名称类型、文件内容体裁都要严格遵循文书要求，同时，机要文书在签收、登记、传阅、转发、督办、调阅、归档、清退和销毁等管理过程中，要按照文件密级要求，做好各个环节文件的扭转和保管工作[2]。除此之外，对于文件的阅览、储存和处理过程都要按照保密文件管理办法，由指定人员负责，执行相关的审批程序并登记备案，同时要采取必要的安全措施。
（四）实效性特征
机要文书档案室作为高校信息传输的枢纽，承担着师生的思想教育工作、专业指导、科学研究、外事访问等一系列重要活动，同时会接收到来自上级各个部门的重要文件。这些信息中，有些时间期限较紧，需要立即处理，有些时限则稍微宽松。因此，文书档案必须保证信息的实效性，保证其可以通过及时传递上级的指令和文件，收集下级的报告和反馈，让上级与下级之间沟通更加顺畅。
二、新形势下高校机要文书档案管理存在的问题
(一)传统保密观念带来文书档案的资源浪费问题
新形势下的高校机要文书管理工作面临着巨大的机遇和挑战。首先，当前很多高校没有专职的机要工作人员，大部分由秘书或者其他行政人员代替，机要工作管理人员紧张，专业不一而且流动性大。其次，机要文件作为传达和落实高校重要政策方针和实施方案的指导性文件，一般都标有密级和时间期限，这些档案文件是不能被随意复制的[3]。许多工作人员受传统观念“重保轻用”的影响颇深，相关查阅者或借阅者因为档案审批手续烦琐和复杂，时常出现机要文件达到定密的期限之后，档案管理人员没有及时解密，金额出现档案资源利用不足或弃用涉密档案的情况。
档案管理的最终目的是利用档案更好地服务于高校科研教育工作及活动的开展，因此，高校管理人员必须在严格遵守相关规章制度和保密规定的基础上，充分发挥其存在的价值，从而进一步实现机要文书档案信息资源的科学合理化利用。
（二）档案法律法规带来文书档案管理工作的机遇与挑战
随着新的《保密法》开始实施，对文书档案的解密条件增加了许多新的规定。一是机要文件设置了一定的保密年限，时期一到可以自行解密；二是在相关部分的监控下，可以做到人为式的档案解密；三是档案根据自身实际情况，主动申请并获得通过的，允许解密。不管是以上哪种情况，机要文档的解密和变更、利用和管理都必须按照严格的法律法规来办理和执行。但是随着新的法律修订和实施，为文件按时解密提供了有效的法律依据和支持的同时，也对完善解密制度及相关工作的执行提出了更高的要求，为机要文书档案管理工作的稳步开展带来了新的挑战和困难。
（三）信息化环境带来文书档案管理工作的高效率及安全问题
近年来网络化的普及大幅度提高了档案管理工作的整体管理效率和质量。但是互联网信息技术的普及和快速发展在某种程度上，也为窃密行为创造了有利条件[4]。比如随着高校办公自动化程度不断提高，对于一些机密文件，如果储存介质或者方法不当，很可能会出现泄密的情况。与此同时，许多不法团伙会采取现代化高科技手段和方法对我国高校一些重要的机密文件进行监控与窃取，严重威胁我国的信息安全，导致保密防范的整体难度也越来越大。
三、新形势下机要文书档案管理工作问题的对策
（一）革新传统管理观念，增强档案管理人员业务培训
机要文书档案管理工作岗位需要很强的耐心和责任感，需要有无私奉献的精神，而且文书档案管理工作重在经验积累。工作时间越长，对各类机要文件，特别是和本校有密切关系的文件了解更多，在学校相关工作中越能发挥出重要的作用。
而要想高校机要文书档案管理工作长期稳定并且有效开展，一方面，高校领导必须加强对档案管理人员管理观念的重视。可以在资金、培训、职称、奖励等方面综合考虑，选拔有责任心和事业心、能吃苦耐劳的的同志加入机要文书档案管理的干部队伍，增强机要文书管理人员工作获得感，完善人员队伍建设。
然后，及时增强对机要档案管理人员要业务培训，创新工作形式，完善工作制度。帮助档案管理人员更加适应信息时代的数字化管理工作，在机要文件高效利用的同时，提高高效率观念，做好纸质档案的保存工作。
同时，要建立符合高校实际发展的严格且完善的文书管理制度，比如《机要文书归档制度》、《机要文书档案借阅制度》等并装框上墙[5]。制度本身要有针对性，促使机要文件归档流程规范，归档过程保密性强，文件借阅制度完善。并且要通过不断地改进和完善制度来确保文书管理制度的时效性、可靠性和实用性。
除此之外，要加强计算机网络保护措施和技术升级，对于涉密文件要安装技术防范软件和设备，防止高科技窃密活动的入侵。还要配备专门的“机要文件借阅室”，配置独立不联网的保密电脑，并定期对电脑的安全性、保密性进行检测，确保涉密信息不出现在联网计算机上，方便机要文件的查阅和高效率管理。
（二）熟练运用文书管理新技术，强化工作人员专业能力
在新形势背景下，高校机要文书档案管理人员除了要具备应有的基本素质之外，还应在工作岗位中坚持学习，不断强化自己的工作能力。首先工作人员要明确，文书是代表高校传达规章制度、制定考核办法、通报相关情况的载体。文件一旦成文，必须做到字斟句酌，精准到位。因此，工作人员要在日常工作中有意识地收集和模仿相关素材，培养自己良好的文笔能力，在成文过程中，既要由业务部门或者行文部门从起草人入手，做好文字的加工工作，提高办文质量。其次，工作人员要顺应时代前进潮流，用理论塑造自身的人生观，提高自身的服务意识，认真严肃的做好每天的文件流转、催办、制文、行政用印等管理工作，高水平、高效率地做好岗位工作[6]。同时在工作中做到无私奉献，尽心尽力，遇到困难要积极乐观，勇于解决。最后，工作人员要积极学习档案管理新技术的原理、操作形式等，明白信息安全技术的发展方向和特点，实现和满足机要文书档案电子信息的检索、登记以及快速查询功能，提高自己的档案管理能力。
（三）树立保密意识，提高自己的工作责任感
高校机要文书的档案管理工作看似简单，但是却十分冗杂，工作内容也十分复杂。工作人员每天要处理不同的文件和信息，有些需要存档编号，有些则要及时传输到相关的部门手中。每天面对重复、高强度、冗杂及需要细心的任务，工作人员必须对工作具备强烈的责任感，秉承“机要工作无大小”的工作理念，坚持“国家利益优先”原则，分清轻重缓急，急事优先。
其次，新形势下，随着信息技术的发展，信息机密泄露途径也越来越多，工作人员在机要文书的档案管理岗位中，可根据文件的机密等级，将其分为内部档案与涉密档案，加强档案库房相关时设施要求和安全等级[7]。在查阅和借阅过程中，要根据新《保密法》当中解密制度的完善和调整结合档案部门的实际情况，及时完善档案的解密制度体系。要坚定政治信念，始终与党同心，树立强烈的保密意识。
同时，工作人员还需要认真学习与工作相关的信息技术和计算机技术，随时检查文件安全情况，同时在文件管理中完善登记制度，将每一份文件的出入都登记在案，对于符合解密要求的相关档案文件材料属性及时调整，保证高校管理工作可以顺应时代潮流，不断向前发展。
(四)正确协调保密和利用之间的关系，提高文书档案利用率
档案科学合理地利用，是提高档案自身利用价值和作用的重要手段，也能够充分体现档案的价值。因此，档案管理工作人员一定要积极转变传统的管理观念，合理调节和处理保密与档案利用之间的关系，最大程度地发挥档案在科研教育以及日常管理工作中的重要作用和价值。
首先，做好档案归档工作是档案保密和利用的重要基础前提。所以高校机要文书档案管理人员在档案收集、整理工作过程中，一定要对每一份文件材料进行仔细的核查和检验，当出现材料缺失或者不完整的情况，要及时做好补齐工作，最大程度上保障归档材料的完整、齐全，提高档案的实际利用价值[8]。
其次，工作人员应当强化档案编研工作，加强档案的编目、检索以及编研等工作流程，完善健全的检索体系，对重点档案分类编号，根据具体的类型进行有序存放。对于存在多次借阅情况的档案文书，应当进行重点管理，做到及时收回和快速找出，最大限度上满足工作需求。
最后，应当加强档案制度宣传工作，保障相关人员都能够熟悉档案的利用流程和具体方法，并在制度责任明确、清晰的基础上，积极采用先进的技术，保障涉密档案的利用流程科学合理化，并且做到过程有据可查，从而保护好学生个人利益、学校集体利益，乃至国家利益。
四、结束语
总而言之，新形势下的高校机要文书档案管理工作要顺应时代发展的要求，严格按照相关规定开展工作。除了要重点做好对机要文件的保密工作，也要提高管理工作人员的政治意识和敏感度，帮助他们不断学习关于机要文书档案工作的新知识，让高校机要文书档案的日常管理工作更具科学性和先进性，促进高校的稳步发展。
参考文献
[1]韩雪.浅析新旧动能转换下如何加强高校机要文件档案管理工作[J].办公室业务，2019，(9):29.
[2]邓海康.对加强新形势下高校机要文件管理工作的几点思考[J].才智，2016，(36):169.
[3]韩冰.新常态下高校机要秘书基本素养及提升途径的分析[J].数码世界，2017，(11):158.
[4]李兰.办公自动化环境下做好高校电子公文细节化管理探析[J].统计与管理，2017，(11):177-178.
[5]袁晓凤.论开放环境下高校涉密文件档案的管理[J].兰台世界，2006，(6):3-4.
[6]张秋君.高职院校机要文件保密工作的特点和提升路径[J].办公室业务，2019，(22):116，123.
[7]金杰.新形势下加强保密意识提高机要文件管理水平的探究[J].商情，2019，(11):164.
[8]党志燕，迟富丽.新时期对机要文件管理员要求的若干认识[J].办公室业务，2018，0(12).
作者信息:王娟娟，女(1989.04—)，汉族，山西吕梁人，硕士，吕梁学院党委办公室科员，研究方向:高校党政办公室工作