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摘要：档案管理工作是办公室管理中非常重要的一项内容。办公室档案管理事关单位各种工作进行的速度与效果，因此优化档案管理工作效率，就是明确办公室档案管理体系，合理应用现代管理理念以及管理方式、管理方法等，打造高效率档案管理的模式，以提升单位整体工作质量。就当前办公室档案管理工作，由于缺乏明确的管理制度与考核指标，管理流程较为混乱，亟待进一步优化办公室管理规章，突出办公室档案管理的重要性。本文就提高办公室档案管理工作效率的方法展开探讨。
关键词：办公室；档案管理；工作方法
引言
办公室档案管理工作内容以收集、整理和保存文件资料为主，通过记录档案反映事物的发展，体现档案的查询和借鉴等价值。对于办公室来说，档案管理是其工作的重要组成部分，直接关系到其他工作的开展，但是档案管理工作并未很好地适应信息化时代的发展，呈现出效率低下的现状，急需想办法改进和强化。
1对办公室档案管理工作进行优化的必要性
首先，办公室档案是对单位发展轨迹的重要记录，是单位确定今后发展方向、提升发展水平的关键依据，影响着管理者和单位内部员工对档案管理工作了解的深度。其次，行之有效的档案管理工作对于文件起到关键保护作用，除对于实体资料的分类与储存外，电子资料的加密与设限也有效保障了文件资料的安全。最后，良好的档案管理工作为其他各项工作的展开提供了便利。因为办公室的各类记录文件客观反映单位的具体情况及相关政策的发展实施，对于当下各部门的重要工作及思路具有不可替代的指导作用。尤其在档案信息化后，可通过检索更方便快捷地获取资料，不再被繁琐地翻阅所困扰。
2提高办公室档案管理工作效率的方法
2.1完善档案管理基础设施
在软硬件建设方面，应针对办公室档案的安全配备门禁、防盗存储柜、防磁防火柜、温度计、湿度计、监控系统和空调等设施、设备，特别是要配齐灭火器材，包括灭火毯、防毒面罩等，办公室人员在遇到紧急情况时能够保护自身安全，及时抢救珍贵的档案材料。监控设备则能在非工作时间起到安全保护作用，并且档案安全防御设施应持续更新和升级，及时在档案安全管理工作中使用新设备。与此同时，配备计算机、扫描仪、打印机、相机、录音设备以及文字、图片、音频、视频等信息的录入、输出、运转等基础设施，平时要专门安排人员定期检查这些设施和设备的使用状况、可能存在的故障，做好对应的记录，容易发生故障的一些部件要储备应急件。办公室档案信息的存储设备、安全管理设施都与介质息息相关，应合理选择存储介质，实现档案安全管理。现阶段办公室档案信息化多以照片、扫描件、音频和视频等资料为主，除了系统存储还应引进CD、DVD等设备，因为光盘方便携带，存取速度也较快，有易保存、成本低廉等优势，只是和硬盘相比存储速率、存储量、稳定性等有不足。那么在实际工作中就要按照存储档案信息的要求科学选择存储设备，尤其是存储珍贵的档案信息时要使用专业的、有较强稳定性的存储设备，或者将其转化成纸质材料实行安全存储；对于需要长期保存的档案资源，应选用质量过硬的硬件设备、有较强稳定性的存储设备；对于保管周期较短、存储速度要求不严的档案可以使用价格低廉的可擦除光盘或一次性光盘，体现档案管理的有效性。
2.2建立完备的档案管理制度
刚开始建立完备的办公室档案管理制度时，主要领导需充分发挥带头作用，简单来说，就是对档案管理的一系列工作引起重视，且引领相关人员把办公室档案管理工作做好，如设置单独的资料室用以对相关档案进行存放，按照档案内容、性质与重要程度的不同，在资料室中对其进行有序存放，把相应的标签贴上。
完成档案整理后，有序储存档案，储存地应选择在高层楼或是较为封闭的区域，且做好警示牌标识，提醒非相关人等不准入内，避免不相干人随便进入资料存放室，造成重要档案资料损坏或被窃取。不仅如此，针对机密性高的文件，管理人员应单独放置，且一段时间后对档案的保密期限进行跟进记录，同时相关人员应随时间变化与机密程度变化，第一时间解密、升密、降密一些文档，对部分无须保密的文件做适时处理，在做好标记后将其放在资料室其他地方。要完成此项工作，必须3人或3人以上管理人员同时在场，且相关地点必须安装监控，以起到相互监督的作用，一旦以后档案出现问题，也有据可查。
2.3完善的档案管理信息共享系统
办公室信息化档案管理要实现信息共享，需要有完善的档案管理信息共享系统。档案管理的信息化并不是单纯地保管电子档案信息，还要将这些档案资源进行充分利用，从而发挥档案管理的巨大作用。建立信息共享系统，可以使档案信息更广泛地有效利用，使档案管理变得更加完善。办公室在开展档案管理信息共享时，可以提供一些有针对性的服务，比如为特殊部门提供在线服务等，使其足不出户就能得到所需的档案信息，有助于提高工作效率，发挥档案管理的价值。档案管理信息共享系统也要不断与时俱进，充分利用信息化技术开展各项工作，使档案管理工作变得更加智能化和快捷化。
2.4管理技术与工作效率两手抓
企事业单位应当提高档案管理工作人员的工作效率。首先，需要档案管理人员切实加强自身的专业素质，通过系统地学习档案知识来提高实践技能。其次，要对自身的工作投入热情，再枯燥的工作也饱含热情去完成。由于档案管理工作人员整天要面对大量的文字，工作多是对档案的分类、整理、存储等，容易感到枯燥。档案工作人员可以在工作中自我鼓励，调动自身的积极性，充分认识档案管理工作的重要性。最后，应该更新档案管理的工作方式。随着计算机技术在各行各业的普遍运用，档案管理工作也应将文本纸质档案与电子档案进行对接，利用计算机技术改变传统的工作方式，代以数字化档案存储，建立电子资源数据库，使档案管理工作效率更高。
2.5加强法律宣传，搞好保密工作
目前，档案缺乏对事业单位工作人员隐私信息的防护工作，因此在档案管理过程之中，要重视档案管理工作，避免因为管理不当而引发泄漏隐私的情况。首先，要扩大法治宣传的范围与力度，让档案管理人员意识到档案管理的重要性，逐步加大档案管理的规范合理性。其次，在档案保密工作中，相关人员要构建行之有效的档案保密条款，严格控制档案查阅和信息的公开，从根本上减小发生泄漏的几率。最后，档案人员要全方位予以检查，且要在综合监控下，保障销毁环节的有效性。
结语
综上所述，档案管理工作是办公室工作的重点，与其他各项工作有着深刻的联系，会影响其他工作的开展，提升档案管理工作的效率，可以更好地利用工作数据与信息，促进整个办公室工作的高效开展。现如今，办公室应通过多种有效措施，利用现代信息技术和管理理念等，打造高效的办公档案管理体质体系，提升办公档案管理工作的质量、效率及先进化程度；同时，档案管理人员应提升自身素质，坚守底线，优化工作，更好地服务于档案。
参考文献
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