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摘要：在信息化技术高速发展的时代背景下，企业的档案管理正在逐渐发生转化，从原本的纸质化档案向着更加方便高效的数字化档案过渡。本篇文章就是以档案数字化建设与企业档案管理为研究核心，通过对数字化企业档案的建设必要性，建设策略以及其能够给企业档案管理带来的优势等方面的阐述与探讨，确定了企业数字化档案建设的流程，期望能够对企业档案的管理有所帮助，也期望企业能够在数字化档案的增强下有更快速的发展。
关键词：企业档案；数字化档案；档案建设；档案管理
引言
企业在生产经营与管理的过程中会对己身觉得有必要的信息进行记录并最终以文件的形式将其保存下来，这就是企业档案。企业档案不止对企业本身，同时也对企业员工，社会以及国家负责。传统企业档案正逐渐因为国家社会的发展而被淘汰，以更先进的科学技术为依托的数字化企业档案逐渐崛起，为企业带来更多管理上的便利的同时也带来新的需要企业去解决的问题，那就是如何去进行企业档案的数字化建设。
一．建设数字化企业档案的必要性
（一）帮助档案管理的工作更加高效
企业档案之所以建立是为了在之后的企业运行管理中能够更加方便地利用档案中的各种信息。随着企业经营年限的增加，各种常年累积的档案文件会越来越多，如果仍然采用传统的纸质档案管理，那么要在大量的档案文件中挑选出管理者想要的档案资料，即使档案的存在本身就有一定规律，仍然是一项比较困难的工作。有时候就仅仅只是文件的搬运挪移都需要好几个人同时进行。但数字化的企业档案将巨大多数资料存储于计算机软件中。无论是进行资料查找还是转移都会更加便捷，档案管理的日常工作也会变得更加高效。
（二）是新形势下企业发展的需求
当前时代，数字信息技术高速发展且已经参与到各个行业的日常工作之中，企业档案的数字化也将成为一种必然。企业想要在当前科技时代不被行业淘汰，就必须确保自己与各种高科技的信息相接轨，才能跟得上时代的发展速度。比如说很久以前企业给员工发工资还是用的现金，但在当前巨大多数企业都是使用电子工资账单与员工进行应发工资之间的核对，最后确定无误后通过企业与银行之间的合作将员工薪资直接转账到员工的银行卡中。既方便了企业的工作，也避免了员工因为携带现金过多给自身安危带来的隐患。
二．企业档案的数字化建设策略
（一）组建专业档案管理班底
企业数字化档案的建立与日常管理都对计算机信息相关的技术有较大依赖，故而在档案建立与管理的过程中首先就要组建一批相对的档案管理班底。这个班底中应该包含对信息技术相对了解的专业技术人员，有着专业的管理技能的档案管理人员等，通过他们的密切配合帮助数字化档案的建立与管理使用都能够更加顺畅[1]。就拿数字化档案中的外来文件录入来说，就需要有专业的文件录入人员对外来文件进行扫描上传到专用的网络系统中，如果该职员对于整个的档案系统不够了解或者有其他工作方面的不足，那显然是无法对企业的数字化档案工作有帮助的。
（二）建设数字化档案网络体系
企业档案的数字化建设必须以建立好的数字化档案网络体系为依托。这个体系中包含了执行各项档案管理工作的职员，企业的电子档案所存储的位置，对档案数据进行收集录入的各种软件以及关于企业电子档案在建立管理过程中的各种应该遵循的规章制度等。只有在这些构成整个数字化档案网络体系的所有参与者全部存在的情况下，企业的数字化档案才能运行的更稳定，对于企业发展的帮助才会更大。比如说，企业的数字化档案在建立的过程中必须避免无关人员对档案内容的窥探，确保企业以及员工的隐私不会被无关人等知悉。
（三）跟进硬件设备的引入
企业档案的数字化建设离不开各种硬件设施的支持，用于客户端操作的计算机，用于文件录入的扫描仪，帮助这些设备能够有能源供给的电缆，保证设备安全的其他保护设施等。因而，在建设企业的数字化档案的过程中，也必须对这些硬件设施进行不断更近，确保所有的硬件设施能够跟得上档案管理工作的需求。就拿企业办公中最为常见的计算机来说，如果用于企业数字化档案管理的计算机因为部分硬件损坏导致其存储功能出现了问题，那么就很可能导致已经建立的档案文件被损坏或者暂时无法是使用，进而给企业带来一定的损失。
（四）个体参与同组织管理相结合
企业数字化档案在建立运转的过程中注定不会仅仅只有部分企业员工的参与。在现代化的企业办公中，数字化的企业档案的建立除了要有专业的档案工作人员之外，还需要每一位员工的共同参与[2]。每一位员工将工作中遇到的各种与企业档案相关的信息及时通过档案系统反馈到档案管理的上一层，再有专门进行企业档案管理的职员对这些信息进行整理建档，通过这种个体参与同组织管理相结合的方式来帮助企业对员工的日常工作更加了解，员工对于企业的归属感也会因为这种信息的参与而变得更高。
（五）保障好电子档案信息的安全
数字化的企业档案虽然相较于传统档案来说拥有更长久的寿命，但仍然存在被损坏的风险，尤其是数字化的企业档案中各种信息的存储相对较为集中，一旦发生损坏，对于企业及员工带来的损失都将是极为严重的。除此之外，数字化档案也面临着网络上的不法分子通过网络病毒对其进行盗用侵害的风险，所以在数字化企业档案的建立过程中还要对电子档案信息的安全做好充分的保障。通过设置网络防火墙，对档案信息进行备份等方式来帮助电子档案信息的风险得到有效降低，对可能因此到来的企业利益损失进行最大程度上的规避。
三．数字化企业档案带来的优势
（一）帮助企业档案的生命力得以延续
传统企业档案的建立是以纸张为载体，通过将各种记录在纸张上的信息收集起来帮助企业建立用于后期发展的档案文件并对其进行整体化的管理。但在数字化企业档案中，企业档案的建立是以各种计算机软件以及相对应的数据库等为载体的[3]。虽然后者可能相对来说更加偏向虚拟一些，但仅仅从这两种载体自身的特性上来说，纸张更容易随着时间的推移被损坏，而计算机软件及数据库等则能够保存更加长久的时间，因而说数字化企业档案能够帮助企业档案的生命力得到有效延续。
（二）帮助企业档案的分类更加细节化
在传统的企业档案管理中，企业在进行档案的分类的过程中或者按照企业部门进行分类，或者按照档案存在的形式进行分类，比如说人事档案，影像档案等。受限于档案的存储保管，能够存在的档案分类是比较少的，这也是企业在依据这些档案进行企业运行调控的过程中无法做到足够完善的重要原因。数字化的企业档案通过各种不同模块的建立，让企业档案的类目可以交叉存在，但在真正用到时又不会对资料的调用产生阻碍影响，同时还可以根据企业运营方向的转变等对其模块进行及时的变更，促进每一时期的企业档案分类都更加详细，也更符合企业需求。
四．结束语
在企业档案管理的过程中对其进行数字化建设既能够帮助企业档案的管理更加高效便捷，也是当前信息化时代企业发展的必然趋势。要帮助企业档案的数字化建设得以顺利开始，需要有专业的档案管理班底，数字化的档案网络体系，先进的硬件设备，所有企业员工的共同参与以及对电子档案信息的安全保障。只有如此才能帮助企业档案寿命更长，可管理分类更详细，企业运转也会因此更规范。
参考文献：
[1]白巧丽. 档案数字化建设与企业档案管理研究[J]. 办公室业务, 2020, 000(007):119-120.
[2]张丽. 档案数字化建设实践与发展策略[J]. 办公室业务, 2020, 000(010):180-181.
[3]赵燕, 刘春燕, 管秀妍. 档案数字化建设助力企业信息资源实现共享[J]. 机电兵船档案, 2020, No.208(03):74-76.