崔少丽
山东省日照市五莲县社会保险服务中心 262300
摘要：随着时代和信息技术的不断转变和发展，事业单位档案管理工作在不断转变，事业单位档案管理工作中信息化技术的引入导致管理工作发生了根本性的改变。对此，为了进一步提高事业单位档案管理工作水平，本文简单分析信息化技术在事业单位档案管理中的应用，希望可以为相关工作者提供借鉴。
关键词：信息化建设；事业单位；档案管理；方法策略
引言
随着云共享技术、大数据技术的迅速发展，信息化管理已经成为各行各业未来可持续发展的重要途径。在事业单位档案管理工作开展中，存在档案信息资源数量大、档案信息类型多等多种特点，在档案管理工作中，信息化技术的应用可以让管理效率、管理质量得到有效提升，对于档案管理模式创新具有重要意义。
1档案信息化相关概述
信息化本身具有渗透性、创新性、增值性以及带动性特点，在事业单位档案管理工作中，信息化技术的应用对于管理工作顺利开展具有重要意义。档案信息化主要指的是在网络技术、信息技术的应用下，围绕档案信息数据库建设中心，以档案数字化人才为支撑，构建档案电子化规章制度、标准体系，进而形成档案数字化综合体系。现阶段，档案信息管理工作开展主要目标是管理模式化、馆藏共享化、归档自动化以及应用专业化、控制高效化。在具体工作开展中，首先，应做好信息技术开发工作与应用工作，为档案信息化高效开展奠定基础；其次，应做好档案管理信息化建设产品更新工作，保证档案管理工作实施水准；最后，应做好信息化数据的开发与应用工作，并构建管理工作开展长效机制。
2信息化档案管理模式的优势
2.1较之传统档案管理模式更加省时省力
传统档案查找需要进行手动查找，效率非常低，而且很容易出现错误。与传统档案管理相比，档案信息化管理有着明显优势，传统档案管理工作量大，效率低下，分类查询复杂，分类归档、人工查询纸张原件需要大量时间。档案信息化后，数据只需一次录入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索准确性，大大提高了工作效率。
2.2较之传统档案管理模式检索查询更加便捷
档案信息化管理在对档案进行归档时可以编制检索工具，查阅时只需按照关键词、分类号等采用模糊查询或精准查询的方式即可实现即时查询，实现档案资料迅速利用，大幅度减轻档案管理工作人员的工作量，资源共享更加便捷，提高了查询的效率。而传统档案管理的检索方式，查阅档案要经过非常繁琐的程序才能查阅档案，效率低下。
3提升事业单位档案管理信息化建设的策略
3.1提高领导的重视度
事业单位的档案管理工作往往会因为单位负责人的重视度而呈现出差异性的工作成效，同时会直接影响不同方面条件支持以及工作顺利的程度。对此，想要从根本上提高单位的档案管理信息化水平，就必须确保单位领导干部对于档案管理工作保持高度重视，同时提高资金、资源方面的重视度。对此，为了改善其中的缺陷与不足，需要进一步提升领导干部对于档案工作的重视度，并将事业单位的内部管理工作内容进行针对性建设，特别是对提升档案管理的内容保密性特征。在办公室当中选取最佳的位置实现部分纸质档案的储存，同时对于一些重要的资料需要采取额外加固处理措施，尽可能从环境上提高档案管理的综合水平。
3.2加大对事业单位档案管理的资金投入
不管是工程项目还是公司管理部门，顺利进行的原因都是每个部门都投入了大量的人力、物力和财力，事业单位中的文件管理也是如此。为了能够及时更新旧设备并有足够的资金来引进高新技术，必须增加文件管理方面的资本投资。
首先，在有关部门的大力支持下，事业单位可以积极引进现代化的管理设备，取代原来的计算机、扫描仪、打印机和其他文件管理所需的材料。但是，应注意的是，更换设备后，人员应保存原始数据并将其传输到新设备中，以进行有效的分类和集成。其次，为了确保所收集文件的安全性和机密性，还应建立完整的安全保护系统，以确保文件信息不会丢失，从而确保信息的安全性、完整性和有效性。
3.3构建良好运行程序
在事业单位中，为让良好运行程序得以构建，首先，应结合档案信息化建设工作实际需求，对档案电子文件装订方式、存储格式、管理架构以及人员专业技术进行全面分析，对工作流程进行有效完善，保证管理、保管、移交统一性。其次，应保证在职人员、离职人员对保密责任予以严格履行，避免有涉密文件泄露情况产生。最后，应严格管理涉密档案，可以对此类档案进行登记目录，开展备案备查工作，全面了解当前档案管理情况。
3.4培养档案信息化人才
一是提高重视，为培养档案管理工作人员营造良好氛围，在实际工作中形成合力，着重培养综合素质高、具有信息化意识，并掌握适应现代化建设需要的应用型人才和高素质档案人员。二是档案管理工作人员需主动加强业务知识学习，掌握《文书与档案管理基础》、《文书工作与档案管理》、《档案管理员上岗培训》等档案专业知识，提高综合素质，成为既精通档案知识又熟悉信息化技术的复合型人才。三是按档案信息化要求培养和使用人才的观念，引进来和走出去，通过聘请专家，专题培训，实地考察和业务交流，为档案工作人员提供档案收集、整理和归档工作的专业培训，并有针对性地对围绕档案信息化进行专门培训，提升档案工作人员的责任意识、专业能力、专业思维和安全意识，努力造就一支高素质档案管理干部队伍。四是设立档案工作人员考核机制，成立档案管理组织领导小组，定期对档案工作人员进行考核，切实有效提升工作积极性，切实提高档案管理人员工作水平。五是坚持正确用人导向，结合实际工作合理安排人才，优化人才配置，激发队伍活力，为档案管理工作提供技术和人才保障，不断适应信息化建设发展需要。
3.5更新观念，加强重视
档案资料记录着个人学历、社会经历、人事变动、工作成绩等内容，事关员工的档案质量，事关机关事业单位的发展，档案的完整性和准确性尤为重要。创新观念，提高认识是保障档案管理工作创新发展的基础，信息化进程下，改进机关事业单位档案管理信息化进程迫在眉睫，各机关事业单位要结合本单位实际创新档案管理理念，引入新思路和新技术。
3.6加强交流锻炼
事业单位应对档案管理工作人员定期组织交流学习活动与进修学习活动，让档案管理工作人员在学习中端正态度,提升自身的能力素质水平，为档案信息化建设管理工作高质量开展提供人力支持。值得注意的是，档案管理工作人员自身也应积极树立终身学习理念、自主学习意识，根据单位需求，及时学习计算机硬件维护知识、软件应用技能，让平台应用、维护、管理工作开展有效性得以提升。
结语
综上所述，事业单位在档案管理的信息化方面存在着很多的问题。因此，强化信息化建设的任务势在必行。事业单位通过制定档案管理标准、完善档案管理制度、构建良好运行程序、提升人才素质水平以及加强信息安全防护的主要策略，可以让档案管理信息化建设工作得以高效完成，为我国事业单位的档案管理工作打下坚实基础，使以后的档案管理工作更加完善。
参考文献：
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