廖萱
云南经济管理学院 云南 昆明 650304
摘要：高校实物档案管理作为高校档案建设必不可少的一环，承载着学校历史和文化的物质体现，是高校发展的重要标志。但由于目前实物档案没有规范的收集保管标准，并具有载体繁多、大小不一等特点，管理上存在很大挑战。针对这些存在问题，结合实际工作经验，通过对造成问题原因的深入思考，力图优化实际工作流程，找出高校实物档案工作规范化的有效途径。
关键词：高校实物档案管理；问题；思考
一、高校实物档案管理的现状及思考
1.法规标准不完备
在实际工作中，各高校根据收集情况制定的管理办法，大多针对收集过程中实物档案的分类、保管期限、移交著录方式等方面，管理和保存上没有明确标准。由于实物档案的产生时间、保存方式等与文书档案有一定区别，无标准可依给实物档案管理工作带来诸多不便。
2.对实物档案的档案价值认识不清
我国高等学校多数创建于上世纪五六十年代，一些高校有着近百年的悠久历史。对于高校而言，相较于文书档案由于利用率高、保管方式完备而留存完整，实物档案受到各种限制而能留存下来的更显珍贵。但是在实际管理过程中，实物档案的档案价值没有得到足够认识和重视。首先是对实物档案概念的认识不足。档案一般是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。这就说明符合档案概念的需要具备三个特征：各种形式、具有保存价值、原始记录，实物档案足够纳入档案分类。档案是备以查考的文献，档案的本质属性是“备以查考性”和“历史记录性”。虽然目前对于档案的概念和本质属性有争议，但实物是调查考究、弄清事实的第一手档案材料这一点毋庸置疑，因此其既保有绝对的原始记录性也完整体现着历史特性，同时兼备查考性。实物档案并非只是荣誉奖励、奖杯奖牌；也并非仅是人物档案或文书档案的实物补充，其作为独立的档案类型在概念上的完整和属性上的齐全，应该得到充分的认识。其次是对实物档案价值的重视不足。高校实物档案作为一种特殊而不可替代的档案载体，是高校档案文化中的物质文化。
3.管理分散，专业知识和人才缺乏
前面提到，各高校在实物档案收集方面会制定本校工作办法，收集工作有章可循、有法可依，但保存管理方面的制度标准相对欠缺。实物档案载体性能的差异和形式的多样性决定了实物档案保管的难度，一些实物档案区别珍贵程度，还需要密封柜或单独的库房保存。库房除了要满足“八防”要求外，对温度、湿度、珍贵档案库房的湿度也要保证，还要对档案定期进行检查、擦拭或晾晒，以防出现发黄、发霉、变质、锈蚀等现象。目前各高校普遍存在库房面积紧张、人手不足的问题，想要严格遵守保管要求难度较大。又由于实物档案在高校档案全宗中所占比例较小，往往在保存管理上分散随意，安全隐患较多。同时缺乏保存管理方面的专业知识和专业人才，也是目前高校实物档案工作的普遍现状。档案管理者对于实物档案认识不够，在管理方式上仍然采取和文书档案相仿的管理办法，一些珍贵的实物档案或年代久远的实物材料得不到妥善保管，安全问题无法得到保障。实际工作中也缺乏对实物档案管理知识的普及和学习，遇事临时抱佛脚，对于全校实物档案管理没有整体的规划和合理的布局。
二、做好高校实物档案工作的途径
1.参考文博标准，提升专业素质
高校实物档案与高校发展相生相靠，其产生年代、珍贵程度最久也不超过百年，但不意味着对于此类档案的保管存放能掉以轻心。在各种实物档案管理标准中，多数只提到了库房管控、档案摆放、展览利用的相关要求，而对于按不同材质、不同大小怎样装盒整理，用什么容器或密封箱保存等没有具体标准。但在实际工作中，收集上来的实物档案材料往往存在不同程度破损，大型的实物材料没有合适的容器放置只能裸露在空气中，与其他档案合用库房和密集架。这些现实问题都督促档案工作者重视实物档案保存方式的改善和研究。鉴于实物档案的特性，可以参考文物收藏品的保存要求和方法。库房环境保持15～18℃的湿度和50～65％的相对湿度，收集来的实物需要进行除尘、清洁、消毒、防霉处理，再进行拍照、三维扫描、封膜等加工。针对容易褪色、已老化、字迹脱落的实物，应采取防护、固定、修复、清洁等措施，延长实物寿命。对于高校而言，许多技术手段在现有条件下难以实现，亦可以适当简化处理措施。对于有破损的纸质实物档案要及时止损，不具备修复、防护技术，可以借鉴美国国家档案局保存文件的做法，使用透明的聚酯保护套封存，再装入无酸档案盒中。使用时无需拆取保护套，可直接查看正反面内容。对于画卷、大型图纸等较脆弱的材质，不具备装裱技术，又不适宜折叠到无酸文件夹或聚酯保护套中，则可以采用文物收藏的一般方式，使用定制的无酸纸画筒或囊匣封存，有效起到防挤压、防潮防虫的作用。对于零散的文件、笔记等需要整合归档的材料，可采用档案专用钢制订书钉装订，有效避免金属塑料锈蚀原件。对于其他材质诸如石料、布料、纤维、毛棉、皮革等，都可以采用定制囊匣配合防潮防虫包封存。这些处理措施可以在一定程度上缓解技术手段缺乏造成的老化破损，也能适当解决库房紧张带来的存放难题。
2.加强功能宣传，获取学校支持
高校档案工作是学校发展中基础性的一环，但普遍会在日常工作中轻视档案工作建设。相比于人事档案、学籍档案的实用性和认知度，高校工作者对实物档案的相关认识较少。加强对实物档案功能的宣传引导，增强对实物档案的认知度，提高全员对实物档案的重视程度，才能争取更多对档案工作的理解和支持。档案管理者在编研工作的基础上，可充分利用校园宣传橱窗、招生宣传册、年鉴、编研展览等方式，将实物档案所承载的历史沧桑、文化底蕴展示出来。通过加强宣传力度，争取获得学校对实物档案管理工作更大的支持。因为保存环境、保管方式和要求标准与纸质档案有所区别，为了能够更好的开展档案管理工作，还需获得学校在资金、技术、库房等多方面的支持。
3.拓展利用方式，形成良性循环
档案的收集、整理、管理是一种相对静止的物态展示，要让其从静态转化为动态的流通与扩散，使实物档案产生自身价值，进而衍生出新的意蕴和内涵，使其随时代的变迁并保持相应的活力和张力。数字化时代的档案管理工作不再局限于纸质的记录在册，电子数据管理和档案原件保管双轨制正当时。实物档案在收集整理过程中已经完成了电子照片和信息录入，在利用上相比从前更加方便、合理。实物档案除在校史展览、档案编研中提供重要的查考、研究作用，还是多角度展示学校悠久文化、发掘历史面貌的重要凭证。除了宣传册、展板等传统方式，通过微信公众号推送、档案馆官网发布、学校首页展示等方式，利用数字化手段呈现实物档案丰富的内涵和有趣的样貌。转变利用方式，提升实物档案利用价值，既是开展档案工作的多样化尝试，也能够促进和激励实物档案归档的积极性，宣传实物档案内容，丰富实物档案馆藏。同时在利用过程中，也能加深档案管理者对实物档案的认识，提高工作信心和工作能力。通过利用带动收集和管理，形成实物档案管理工作各环节的良性循环。
总之，高校实物档案是大学文化的依托，既是精神文化的化身，又是物质文化的载体。尽管高校实物档案管理工作存在困难和挑战，随着高校对档案工作的逐步重视、深入开展和建设，实物档案这一类别的重要性会愈加体现出来。充分发挥高校实物档案激励和教育作用，增强档案工作凝聚力，真正体现出实物档案管理的价值。从而优化管理工作流程，形成规范化、系统化高校实物档案工作体系。
【参考文献】
[1]王子肖.论实物档案的整理[J].科技档案，2012（2）.