普文贵
玉溪市红塔区城建档案馆 653100
摘要：城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录,总结了城市建设工作中的宝贵经验,因此也是城市规划工作的依据,对于城市的发展和建设是极为重要的。建设工程档案管理在建设工程中具有不可替代性的作用，尤其是工程建设的各个责任主体，对工程档案管理的重视程度非常重要，为了保证档案的真实有效，在工程建设的各个环节、各个阶段，都应加强工程档案的收集和管理工作。在施工阶段，每个施工项目中，都应注重文件资料的收集、整理，立志做到精益求精，以保证工程档案的管理质量，而且最终形成的工程档案，将跟随建设工程的整个生命周期，甚至是永久性的保存，所以档案管理工作者要认识到工程档案管理的重要性，并使用有效的管理对策，提升工程档案的管理质量。
关键词：建设工程；工程档案；档案管理
建设工程档案是在工程筹备、工程施工、工程验收等各个阶段产生的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，是建设工程的一部分，真实记录了工程建设的每个细节，对评定工程质量、工程竣工后的维护管理和灾后救援等具有重要的价值。工程验收也离不开工程档案，建筑工程验收部门对工程档案的检查是工程验收的一个重要环节，对工程档案严格进行检查，是保证建筑工程质量的重要手段，由此可见工程档案管理的重要性。
1.建设工程档案管理在建设工程中的重要性
1.1是建设工程的一部分
1.1.1是施工筹备的一部分
建设工程档案管理工作，从工程筹备期间就已经开始，其对建设工程的全过程进行了真实的记录，是建设工程的另一种表现形式。第一，在施工准备阶段。工程项目已经产生了大量的技术和工程文件，包括项目的设计、预算、调查文件、招标文件等，对工程建设初期进行了完整的记录，可以作为经费发放的依据，也可作为项目实施的根据，在预算管理、施工方案设计、质量管理等环节，这些档案都可发挥一定的作用；第二，在施工方案设计阶段，需要应用到项目预算、调查文件、招投标等文件资料，这些文件资料都需要妥善保管，以便在使用时，可以快速、准确的提供给相关工作人员。从以上两点可以看出，在工程没开始建设之前，就已经积累了一定量有使用价值的文件资料，这些文件资料都是工程建设不可分割的一部分，如果将其从建设工程中分离，建设工程将很难顺利实施。
1.1.2是施工过程中的一部分
在工程施工过程中，文件资料是随着施工进度不断形成的，也是施工中的一部分，比如，在工程施工时，使用的原材料，像常用的水泥、钢筋等，需要进行质量检测，检测产生的文件材料，需进行妥善的保管，可作为工程质量的证明文件。另外，原材料在使用过程中，也会产生大量的文件资料，比如，混凝土配合比记录、原材料使用量记录、使用的材料类型记录等，并且，监理人员在材料使用过程中，会形成监督和质量检测的文件材料。当建设工程出现设计变更，施工技术或者是施工进度出现问题，每一个施工环节，都会产生大量的记录文件，在一个施工工序结束后，当发现存在施工质量问题时，可以根据记录文件，找到问题的出处，通过对施工过程中文件资料的管理，形成整个施工过程的记录，当出现施工质量问题时，可追本溯源，及时进行修补，从而保证工程的施工质量。
1.2体现了整个工程的建设质量
建筑工程的质量控制可分为：施工准备控制、施工过程控制、竣工验收控制等，在这些控制过程中，每一环节都与工程的档案管理密切相关。现阶段，我国对建设工程质量的要求和标准极高，需要其功能满足业主的需求，并且完全按照工程设计进行施工，以及符合国家法律、法规的规定，且必须具备安全性、实用性、耐久性等特征。在工程管理现代化和精细化的影响下，工程质量评价体系日益完善，需要使用真实的数据和图纸，对工程建设进行量化，验收人员需进行实地检验，将工程档案作为重要的参考资料，将其中的数据使用量化统计的方式，对整个工程建设进行综合性、全方位的质量测评。
工程档案真实、完整的记录了工程施工的全过程，其中有大量关于施工质量的数据和信息，所以可将其作为建设工程验收的依据，对工程质量进行客观、科学的评价，以确定工程的建设质量。在建设工程中，会存在一些隐蔽工程，在施工进度中，被其他施工工序所掩盖，使得在工程验收环节，验收人员根本看不到、也接触不到隐蔽工程的真实情况，在验收时，会使用之前拍摄的照片、录制的视频，以及图纸、现场的记录等，对隐蔽工程进行质量检测，而工程档案收集、保存了这些内容，为隐蔽工程验收提供了依据。
2.加强建设工程档案管理的对策
2.1落实建设工程档案管理的责任
工程档案具有管理上的约束作用，具有行政管理上的职能，其是行政许可的前提，同时也是行政执法管理的重点，在工程管理中，是不可忽视的存在，所以通过加强工程档案管理，从而达到提高工程质量管理效益的目的。
2.1.1落实工程档案管理责任
从建设工程档案管理的角度入手，需将工程档案管理责任落实到位，在工程准备阶段，设立专门的档案管理部门，制定档案归档范围和标准，合理分工，明确工程档案管理岗位职责，确保工程档案收集的完整性，整理归档的标准化操作，从而保证工程档案的利用价值。在建设工程施工前期，做好工程档案管理的准备工作，明确工程档案管理的责任主体，以及负责的档案管理人员，使得档案管理部门对建设工程档案负有终身管理的责任。
2.1.2安排专人管理
建设工程安排专人，对档案管理进行全程跟踪，防止文件资料收集、交接出现疏漏，以及进行日常的业务指导工作，及时的发现问题，及时进行弥补。在工程将要竣工之前，进行工程档案质量的全面验收，在验收合格后，才可进行工程竣工的验收工作。工程档案需上交给工程质量监督站，由其进行查验备案，然后再将前期工程档案与竣工验收文件材料进行整理，形成建设工程竣工档案，上交给城建档案馆，之后才可进行产权的办理工作。
2.2加强监督管理
为了保证工程档案的真实性，建设管理部门需加强工程档案的监督管理，保证工程档案文件资料的原始性收集，并注重收集的全面性，从而形成系统性的档案内容，保证工程档案的利用价值。依据《档案法》、《城市建设档案管理规定》的条款，加强工程档案的监督管理，强化外部监管的同时，施工企业内部也要进行严格的档案管理措施，建立工程档案管理制度，要求相关人员做好施工记录，并将经手资料及时、完整上交，避免文件资料的遗失，树立施工人员档案管理意识，使其认识到工程档案管理的重要性，从而提高文件资料的收集质量，保证工程档案的完整性收集。
2.3加强工程档案质量管理
工程档案管理质量，与建设工程质量有着很大的联系，建设工程质量关系到日后投入使用的可靠性，建设工程质量在进行检测时，除了建筑本身的检测，还需检测工程档案的质量，方可完成建设工程的整体质量验收工作，由于工程档案记录了工程建设的全过程，其中的信息可作为工程质量验收的依据，所以需要加强工程档案的质量管理，以保证工程档案本身价值的发挥。第一，工程合同中，要体现工程档案管理的内容，对档案管理进行严格的要求，比如，归档标准、档案数量、上交时间等内容，进行详细的说明，在工程建设之前，需完成档案管理的准备工作；第二，建设工程施工时，每完成一个施工项目，由监理人员进行质量检验，合格后，需上交质量验收记录，才可进行下一个施工项目；第三，工程档案在移交时，需要对档案进行核查，以确认档案的真实性和完整性，对于存在问题的档案，需要退回，不予接收。
结语：建设工程从立项开始，至竣工验收结束，整个建设周期较长，建设工程档案在这一过程中，将其完整、真实的记录下来，并且通过严格的档案管理后，将建设工程的各个环节有序的衔接起来，形成一个完整的工程建设记录，并作为重要的文件资料保存起来，以备不时之需。工程档案管理跟随工程建设的进度，不断地在产生和积累，档案管理人员要将这些文件资料进行系统性的收集和整理，在这一过程中，需要档案管理人员认识到工程档案管理的重要性，提高档案管理的意识，提升工程档案管理的质量，保证工程档案的利用价值。
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