张华
山东交通技师学院 山东 临沂276000
一、案例概述
在实际工作中,我们经常要查找有关人员的文书档案材料或者人员的组织人事关系等，如:某同志是何时从何地,何单位调入的?是持干部部门还是劳动部门的介绍信?某同志在何时任免何职务等等?
以往有些单位或部门可能制作了自己的纸质人名卡，便于能够快速的查找到相关的信息。随时时代的进步和社会的发展，纸质人名卡已经远远不能适应现在的发展。
特点：
1、紧跟大数据时代。
2、在大容易数量信息情况下，可以更加快速做好档案的整理工作。
3、建立后，可以更方便、快捷、准确的查找到相关内容。
4、后期易于信息的维护。
二、实施背景
2014年前，学院档案室人名卡全部为纸质版，每年要耗费很长时间进行抄录，而且随着学院的快速发展，人员的增加，信息量的增多，给纸质版人名卡带来很大的压力。
在2014年开始，尝试采用纸质版模式，建立电子人名卡，初期的建立工作在摸索中进行，给工作带来很大的压力。随着电子人名卡初步的建立，慢慢的发现其中的方便和快捷。比如：年底的考核，将有五十几人的考核优秀，在输入时，只需要复制黏贴即可，非常方便，原来两天的工作量，现在只需要十分钟即可完成。
三、创新做法
1、建立目录（如图1）。
建立目录的好处：可以在目录中查找序号，人员姓名按英文字母顺序排序，便于建立和查找。
2、后期增加的时候，只需先在目录增加人员，然后按照升序进行排序即可，再通过复制电子表格即可完成增加人员信息的修改和输入。
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在目录和单位栏目（没有单位栏目的在目录后）插入电子表格，按照单位要求建立内容。图2中上层信息可增加或减少，第二层信息属于档案归档信息，只可增加不可减少，否则，容易增加查找的难度。
建立第二个人员信息的时候，只需要把鼠标放在第一个人员信息上，点击右键，点击“移动或复制工作表”即可，后面生成的表格中的信息与前面信息相同，修改里面内容即可，表格是一样的，一定不要别忘了修改电子表格的名称。（图3、图4）
后面增加人员根据上述内容，可依次增加即可（图5）。
5、信息查找
打开查找功能（或按Ctrl+F），在查找中输入需要查找人员名字，范围设定工作薄（不要设置工作表），按查找即可（图6）、（图7）。
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四、效果及影响
1、节省大量纸张，节约大量人力和物力，为单位节省开支。
2、电子人名卡适合临时性的建设，或还没有OA办公系统的单位，也适用一些保密性比较强的，比如人事档案等。
3、于2014年开始创建电子人名卡，已经连续输入了5年的人员信息记录，在后期的两年中，电子人名卡查找方便、快捷、准确的功能得到了验证。
4、开始由办公室文书档案创建，在使用过程中，人事部门领导也给予了肯定，准备在人事档案中使用。
随着社会的进步和发展，电子版人名卡也会逐步的被更先进的系统或软件所替代，我们要居安思危，以一名档案工作人员高度责任感，来做好档案创新工作。