郭艳华1 周灵燕2
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摘要：现如今的电力企业档案数字化，已经取得了非常不错的发展成绩，而且在内部问题、外部问题的解决过程中，都能够按照正确的思路、标准来操作，整体上未出现新的疏漏。未来，应继续对电力企业档案数字化的创新性不断巩固，从而在未来的发展当中，努力得到更好的成果。
关键词：电力企业；档案管理；数字化；安全保障
1电力企业档案数字化的优势
1.1有利于提升经济效益
档案数字化，实际上就是基于计算机存储纸质档案和实物档案来加以保存，首先可以满足实体空间的节约，同时也可以满足减少印刷设备、用纸、耗材等方面的支出，这样不仅可以降低成本，同时能够提升相应的经济效益。
1.2有利于档案原件的保护
电力企业档案的价值在于开发与利用，在安全生产、经营管理、法律诉讼等方面都需要档案资料的支持。但是因为传统载体或多或少会产生限制，一旦反复借阅，就可能会引起老化与损坏的现象。为了保持实体档案的长期稳定使用，电力企业需要耗费大量的维护资金。在实施档案数字化管理之后，不但能够规避传统载体的缺陷，同时也能够保护档案的安全性。
1.3有利于档案资源的开发利用
科学化的检索，可以实现档案信息资源的开发与利用，检索的快慢，对于开发资源以及后续的有效利用会产生较大的影响，让原本的纸质档案和实物档案能够实现数字化的处理，并且在档案管理系统之中加以存储，这样就可以通过智能检索的基本优势，实现快速、充分、合理、有效的利用。档案数字化，也能够提高档案信息资源利用的实际效率，让办公室人员能够更加便捷地查阅资料。同时，实现档案数字化处理，能够将原本的档案管理部门转化为数据存储管理中心，最终转变单一的馆藏结构模式，找准电力企业改革发展的基本方向，提升档案信息资源开发的层次与质量，最终利用丰富的档案内容，满足电力企业改革发展利用档案的实际需求。
2当前档案数字化建设过程中存在的问题
2.1档案管理模式不够先进，需进一步强化管理规范
现阶段很多企事业单位开展的档案管理工作还不完善，主要表现在以下几个方面：第一，还未在档案管理中建立完善的管理模式与机制。很多企事业单位在进行预算时会将大量的资金投入到科学技术研发等关键领域，而对档案管理的重视程度不高，在具体工作开展中投入的资金不到位。第二，企事业单位中从事档案管理工作的人员专业水平不够，这也是造成档案管理模式落后的一个原因。很多企事业单位负责开展档案管理工作的人员只有少部分专门学习过档案管理专业，更多的人员是其他专业出身，对档案管理的了解不够全面深入，专业水平不高，直接限制了管理水平，不利于档案管理发展。还有一部分档案管理人员虽然掌握了一定的档案管理理论知识，但是无法将掌握的理论知识与实践操作有效结合起来。且在部分企事业单位中由于没有充分重视档案管理工作，对入职相关岗位的人员要求也比较低，甚至默认为退休岗位，将即将退休的大龄职工安排在这里，因而很难按照现代化信息管理的要求与标准来进行操作，对信息化技术的掌握了解不多，很难借助计算机技术进行档案管理，这也在很大程度上限制了档案信息化发展。
2.2不能正确理解档案数字化，盲目开展档案建设
我国档案管理数字化建设还处于一个不断发展的过程，还没有形成一个完全成熟的档案数字化概念，部分企事业单位对其理解存在一定的偏差，具体来说主要表现在以下几个方面：第一，从事档案管理工作人员专业水平不高，无法将档案管理理论与实际操作有机结合。第二，档案管理数字化过程中很多工作人员局限于传统思维，不敢进行创新突破，习惯在传统的档案管理基础上进行延伸，局限性比较大，很难对档案数字化有新的理解。在存在偏差的认识指导下，就容易出现盲目建设，比如很多企事业单位为了追求档案数字化建设进行数字档案馆建设，而在前期建设中没有进行系统规划，容易造成后续投入跟不上，出现烂尾。
3电力企业档案数字化的质量、安全保障策略
3.1树立正确的档案数字化工作意识
目前在我国的档案管理工作中，所使用的档案管理方式与信息时代对档案管理工作提出的要求还存在差距，想尽快解决此问题，相关工作人员需意识到档案数字化建设工作的重要程度，并在整个档案管理工作当中融入先进的信息设备和技术，着手提高相关工作人员的思想认识。但档案数字化建设工作涉及的内容较为广泛，因此实际的建设工作存在长期性，因此在档案管理人员不断展开数字化建设的过程中，需要保障工作主体、介质和客体之间的统一联系，在此项工作当中，工作人员是实际落实者，因此为加快档案数字化建设工作的落实速度，需要着手提升工作人员自身的专业水平和思想观念，促使工作人员能够从根本上保障档案数字化建设工作的达标程度。如：某电力企业为保障档案管理人员树立正确的档案数字化建设工作意识，在日常的大小会议和电力企业文化中都融入了相关概念，引导工作人员展开学习。此外该电力企业还要求工作人员自主学习档案数字化建设相关概念，并在每周的例会上进行分享，切实落实了引导工作人员树立正确工作观念的任务。
3.2做好档案鉴定工作
众所周知，档案管理工作量大，主要原因在于档案资料的数量多，且其中也包含大量冗杂重复的内容，因此工作人员需要耗费较多的时间和精力进行档案资料筛选，将能够永久保存以及价值较高的资料挑选出来，并针对此类资料进行数字化管理，通过合理的手段提升档案数字化建设工作的实际价值。且有关部门也要注意控制数字化建设的成本和开发使用收益之间的对比，并通过对档案资料的合理管理，区分不同种类档案之间的划分关系，进行有针对性的档案资料筛选。
（三）专业化档案信息采集和建库。专业化的档案信息的采集和整理入库工作能够对整个档案数字化建设工作起到重要的完善作用，同时可提高档案数字化建设工作的专业性，相关工作也能获得更加规范和全面的发展。如：某档案数字化管理人员使用保障档案信息采集整理工作专业程度的方式提升了自身对档案管理工作和资料内容的理解程度，同时对档案资料进行全方位的分析后，该工作人员在潜移默化中将数字化和信息化优势融入了整个档案数字化建设工作当中，最终达到了高效整理大量资料的目的，促使档案数字化建设工作更加规范化的发展。
3.3完善档案数字化的保密性建设
针对电力企业而言，需要格外关注档案信息的重要性，基于这一点的探讨，在数字化建设的实施过程中，应该完善相关人员的档案保护意识，能够履行自身职责，落实保密规定。确保档案本身的完整性，尽可能避免损坏、泄露、丢失等情况出现。电力企业的档案信息数字化处理，方便其后续的存储，并且具有较高的调用灵活度，但是这一系列的操作之后，就可能会引发信息盗取的问题，其关键点在于在毫无察觉的情况下，就可能引发档案信息被盗的问题。所以，在保密性的建设中，需要相应配套设施的支持，能够实现档案数字化的同步建设实施。
结束语
随着我国档案管理事业的不断完善，档案在社会发展中的重要性也越来越突显，为了更高效率地开展档案管理工作，需要将现代科技应用到档案管理中去，通过档案管理与信息技术的有效整合来强化信息资源的科学管理水平。对档案进行科学数字化管理不仅能够有效缓解传统纸质档案管理中存在的问题，大大提升档案管理的使用率，实现对档案信息进行高效利用并实现信息共享的管理目的。
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